Thuiswerken

Maak daarom duidelijk dat een openbaar wifinetwerk in een cafeetje, op het vliegveld of in de trein niet veilig is. Openbare netwerken zijn vaak onvoldoende beveiligd en zijn daarom het perfect doelwit voor hackers. Als werkgever zou u thuiswerkende werknemers bijvoorbeeld kunnen laten inloggen op de server van uw organisatie via een VPN-verbinding. Op die manier stelt u zeker dat de werknemers hun werkzaamheden op een extra goed beveiligd netwerk uitvoeren en dat (klant)gegevens ook beschermd zijn, wanneer er vanuit huis of op afstand gewerkt wordt. Blijf de algemene informatiebeveiligingsstandaard binnen uw organisatie tijdens de Coronacrisis hooghouden.

Het is daarom van belang dat uw werknemers weten hoe zij met beschikbare gegevens om dienen te gaan, waarom de bescherming van de gegevens zo belangrijk is en hoe zij kunnen voorkomen dat gegevens in de verkeerde handen terecht komen. Hiervoor kunt u een gegevensbeschermingsbeleid opstellen. Wanneer uw werknemers vanuit huis werken, is uw toezicht op de omgang met persoonsgegevens binnen uw organisatie echter beperkt. Om uw werknemers bewust te maken van de risico’s en hen manieren te laten zien waarop criminelen proberen toegang te verkrijgen tot gegevens, kunt u bijvoorbeeld een nep-phishing e-mail laten versturen naar al uw werknemers.

Dit is bijvoorbeeld of met name van belang, wanneer zij toch een keer hun thuiswerkplek verlaten om naar een afspraak met een klant of naar kantoor te gaan. Let echter op dat werknemers volgens de wet nooit aan hun werkgever hoeven te vertellen dat ze bijvoorbeeld het coronavirus onder de leden hebben, en dat de werkgever daar ook niet naar mag vragen.

Er zijn verschillende manieren om de productiviteit van uw werknemers te toetsen, bijvoorbeeld door het aantal toetsaanslagen per minuut te meten, werknemers in te laten klokken of zelfs door het gebruik van surveillancesoftware, waarmee via de webcam gecheckt kan worden of de werknemer nog wel achter de laptop zit. Niks lijkt te gek. Ook de werknemer heeft echter recht op privacy. U mag uw werknemers daarom enkel monitoren, wanneer u hiervoor een legitiem doel heeft, dit strikt noodzakelijk is en wanneer u de nodige maatregelen treft om de privacy van de werknemer zo veel mogelijk te beschermen. Zo dient u uw werknemers bijvoorbeeld vooraf te informeren. Werknemers stiekem in de gaten houden, is niet toegestaan.

Let op: wilt u uw werknemers monitoren, dan dient u eerst een DPIA uit te laten voeren.

U hoeft uw laptop maar even op de eettafel open te laten staan en uw partner loopt al voorbij. Het is daarom van belang dat u uw apparatuur niet onbeheerd achter laat en het scherm vergrendelt als dit toch noodzakelijk is. Stel de laptop of de computer ook zo in dat, wanneer u onverhoopt toch vergeet uw scherm te vergrendelen, deze dan vanzelf vergrendelt, nadat u een aantal minuten niet actief bent geweest.

Dit geldt ook wanneer u vanuit huis werkt en eventueel privéapparatuur gebruikt voor de uitvoering van uw werkzaamheden. Een sterk wachtwoord bestaat uit minimaal 12 karakters, maar hoe langer hoe beter. Daarnaast kunt u wachtwoorden het beste niet hergebruiken. Kies daarom voor ieder systeem, ieder account en ieder apparaat een nieuw wachtwoord. Wachtwoordmanagers zijn een aanrader: u kunt daarmee niet alleen uw wachtwoorden veilig bewaren, maar daarnaast ook sterke wachtwoorden genereren. U hoeft dan alleen nog het wachtwoord voor deze applicatie te onthouden. Wel blijft het aan te raden om wachtwoorden minimaal één keer per jaar te vervangen.

Tijdens klantgesprekken, maar ook tijdens overleggen binnen de organisatie, wordt vaak vertrouwelijke informatie besproken. Het is daarom van belang om na te gaan of het communicatiemiddel dat u inzet wel veilig of privacy-proof is, bijvoorbeeld bij de securitymedewerker als die aanwezig is. Zeker wanneer diensten gratis aangeboden worden moet u alert zijn. Het kan dan zijn dat u toch voor de dienst betaalt met uw gegevens, inclusief mogelijk vertrouwelijke informatie die tijdens de gesprekken besproken wordt. Deze informatie kan de dienst bijvoorbeeld weer doorverkopen aan derden.

De laptop met het kopje koffie ernaast is ons allemaal ondertussen wel bekend. De kans dat uw werkapparatuur open staat op een document of e-mail, die vertrouwelijke informatie bevat, is echter groot. Wanneer u de foto dan op social media plaatst, kunt u zomaar een datalek veroorzaken. Zorg er daarom voor dat u, voordat u uw foto post, nagaat of er op de foto geen gegevens zichtbaar zijn, die niet voor de buitenwereld bedoeld zijn.