Zo veel mogelijk thuiswerken. Zo luidt het advies. Voor bepaalde bedrijven zal dit ondanks de vele ongemakken een soepele overgang zijn. Die bedrijven werken al deels in de cloud en zolang werknemers een laptop hebben en toegang hebben tot tools zoals Zoom, Teams, Jira, Intercom en/of Slack en de gedeelde cloudopslag van het bedrijf, kan alles in principe draaiende worden gehouden. Voor andere partijen zullen de coronamaatregelen echter de eerste noodgedwongen stap zijn in het werken op afstand. Hoe ga je hiermee om en waar moet je op letten?
Software en tools om thuis te werken
Met een beetje creativiteit zijn veel werkzaamheden uiteindelijk wel op afstand te doen. Maar voor veel bedrijven betekent dit wel dat zij dringend software en tools moeten aanschaffen die thuiswerken mogelijk maakt. Uiteraard kan gedacht worden aan digitale vergadertools, maar denk bijvoorbeeld ook aan software waarmee leraren op afstand les kunnen geven of waarmee een psycholoog op afstand een consult kan geven aan de cliënt. Bij het aanschaffen van deze ICT-diensten is het verstandig te letten op o.a. het volgende:
- Termijn en opzegging: wat staat er in het contract of in de algemene voorwaarden over de termijn van de overeenkomst en de mogelijkheid om op te zeggen? Veel bedrijven stunten nu namelijk met ‘gratis’ proefperiodes.
- Ondersteuning: biedt de leverancier ook ondersteuning bij het installeren van de software?
- Aantal licenties: maken er meerdere mensen gebruik van? Zorg dan dat het aantal gebruiksrechten (licenties) daarmee overeenkomt.
- Privacy en beveiliging: Vrijwel zeker worden er persoonsgegevens verwerkt. Met name als het gaat om gevoelige gegevens is het belangrijk om te verifiëren of de aanbieder zich houdt aan de privacywetgeving en waar bijvoorbeeld data wordt opgeslagen.
Veilig netwerk en VPN
Het kantoornetwerk van bedrijven is vaak extra goed beveiligd. Bij thuisnetwerken en al helemaal bij open wifi-netwerken is van die extra beveiliging geen sprake. Daarom kiezen veel bedrijven voor een VPN-verbinding (Virtual Private Network), met name als er met gevoelige (klant)data wordt gewerkt. Met een VPN-dienst kunnen werknemers vanuit huis (of een andere locatie) een veilige verbinding leggen naar het kantoor en zo het kantoornetwerk gebruiken.
Licenties
Ook bij VPN geldt dat het belangrijk is dat er genoeg licenties zijn voor het aantal mensen die er gebruik van moet maken. Ook bedrijven die al lang een VPN hebben, lopen hier tegenaan omdat het aantal licenties vaak aanvankelijk niet was begroot op het voltallige personeel die opeens thuis werkt.
Thuiswerkplek
Sinds de opkomst van Het Nieuwe Werken is de arbo-wetgeving deels ook van toepassing op thuiswerken. Dat betekent onder andere dat een werkgever verantwoordelijk is om te zorgen voor geschikte apparatuur en spullen zoals een laptop, mocht dat nodig zijn. Ook heeft een werknemer thuis recht op een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek om (gezondheids-)klachten te voorkomen.
Thuiswerkbeleid
Het is verstandig om duidelijk aan werknemers uit te leggen aan welke regels en voorwaarden zij zich moeten houden met betrekking tot het thuiswerken. Dat kan worden omschreven in een thuiswerkbeleid. Denk aan het gebruiken van beveiligde Wi-Fi, in- en uitloggen van de laptop, updates uitvoeren, het bezoeken van bepaalde websites en downloaden van content.
Ander voorbeeld: voorkom dat werknemers foto’s maken van hun ‘nieuwe’ werkplek en die op social media plaatsen; en daarbij vergeten dat op de foto een e-mailbericht met naam en contactgegevens van de klanten zichtbaar is.
Digitaal werken
Al met al zorgt deze huidige situatie, weliswaar onverwachts en geforceerd, ervoor dat bedrijven leren omgaan met digitaal en ‘papierloos’ gaan werken. Wellicht ontdekken velen bedrijven dat dit uiteindelijk toch best prettig en efficiënt kan zijn.
