Bij het starten of het doorgroeien van een bedrijf komt veel moois kijken: nieuwe diensten worden aangeboden, samenwerkingen worden gesloten en nieuwe medewerkers worden aangenomen. Uiteraard zijn er ook risico’s. Denk aan aansprakelijkheidsrisico’s bij de keuze voor een bepaalde rechtsvorm. Een (juridische) bedrijfsinventarisatie eens in de zoveel tijd, en bij voorkeur in ieder geval vóórdat u diensten gaat verlenen, kan een groot deel van deze risico’s in kaart brengen. Daar kunt u vervolgens actie op ondernemen. Maar welke elementen verdienen aandacht bij een juridische bedrijfsinventarisatie? In deze blog geven we een niet-limitatief overzicht.
Welke ondernemingsvorm en -structuur?
Veel ICT-ondernemers starten hun ondernemingsavontuur in de vorm van een eenmanszaak (of een vof). Deze toegankelijke ondernemingsvormen worden in veel gevallen de meest geschikte startersvormen geacht vanwege de (nog) overzichtelijke risico’s en fiscale aantrekkelijkheid. Ze brengen echter wel risico’s mee; het zijn geen rechtspersonen en dus is de ondernemer in principe privé aansprakelijk voor de schulden van de onderneming.
Het kan daarom soms aan te raden zijn om vanaf de start voor een andere rechtsvorm te kiezen, of deze na verloop van tijd te wijzigen. Dit kan het gevolg zijn van groei, of van andere wijzigingen binnen de onderneming waardoor de originele vorm en structuur niet meer passend is. Daarbij kan een B.V (of een N.V.) worden opgericht waardoor het risico op privé-aansprakelijkheid voor een groot gedeelte verdwijnt. Door een of meerdere rechtspersonen op te richten, kan de structuur van het bedrijf gericht worden aangepast. Belangrijke punten om mee te nemen bij de inrichting van de ondernemingsstructuur zijn onder andere de specifieke diensten die u gaat leveren, de belangrijkste assets binnen het bedrijf, de risico’s bij uw diensten, toekomstplannen en financiering. Raadpleeg daarbij ook zeker uw financieel adviseur voor de fiscale aspecten.
Na deze inventarisatie kan het mogelijk gewenst zijn om holding- en werkmaatschappijen op te richten. Hierbij kunnen waardevolle assets (bijvoorbeeld intellectueel eigendom op software of hardware) gescheiden worden van de werkmaatschappijen die de overeenkomsten aan gaan (met klanten) en dus de meeste zakelijke risico’s lopen. Ook kunnen verschillende activiteiten gescheiden worden. Hierdoor kunnen in het geval van een onverhoopt faillissement of een grote claim de waardevolle assets worden beschermd.
Continuïteit voor klanten
Buiten dat bovenstaande risicobeperking voor u en uw onderneming waardevol is, kan dit ook bijdragen aan de waarde van uw dienstverlening voor klanten. Een degelijke bedrijfsstructuur kan namelijk van belang zijn om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Door een continuïteitsregeling in het leven te roepen (waarvan de bedrijfsstructuur een onderdeel kan zijn), kunnen klanten zelfs na een faillissement (tijdelijk of blijvend) gebruik blijven maken van uw diensten, wat de waarde van uw dienst kan verhogen. Hiermee slaat u twee vliegen in een klap. Zie hierover ook onze factsheet continuïteit in de cloud.
Besluitvorming en exit
Om voor interne stabiliteit en zekerheid te zorgen, is het bij het inventariseren van de bedrijfsstructuur ook van belang om aandacht te besteden aan de besluitvorming van en zeggenschap in de onderneming, maar ook om na te denken over een toekomstige exit. Wie mag de vennootschap vertegenwoordigen? Wat is de aandelenverhouding en mogen aandelen zomaar worden overgedragen? Wie mag formeel waarover besluiten? Het kan met het oog op de toekomst verstandig zijn om duidelijke afspraken vast te leggen in een aandeelhoudersovereenkomst, of regelingen vast te leggen in de statuten.
Wat is het belang van (standaard)contracten?
Een volgend belangrijk punt is de relatie met derden: uw leveranciers, afnemers, werknemers en/of ZZP’ers. De wijze waarop deze relaties geregeld zijn kan een grote invloed hebben op de risico’s die de onderneming loopt. Denk hierbij onder andere aan contracten die met ICT-dienstverleners gesloten zijn voor de afname van bijvoorbeeld softwarepakketten of hosting. Bij het inventariseren van de risico’s op dit punt is onder andere van belang om scherp te krijgen met wie u precies zaken doet. Is dit bijvoorbeeld een natuurlijke persoon of een rechtspersoon en heeft deze voldoende middelen om het contract na te komen? Maar denk ook aan (een juiste weergave van) de verschillende verantwoordelijkheden en rollen die in de overeenkomst met de betreffende partij zijn neergelegd, en de risico’s die u loopt bij het aangaan van de samenwerking. Zijn deze risico’s wel voldoende geborgd in de (contractuele) afspraken?
Het hanteren van standaarddocumentatie, zoals algemene (inkoop)voorwaarden, kan bijdragen aan het (standaard) uitsluiten of beperken van bepaalde risico’s. Daarbij moet niet uit het oog verloren worden dat het nodig kan zijn om afwijkingen te formuleren zodat de voorwaarden aansluiten bij de specifieke dienst en/of samenwerking.
Wet- en regelgeving
Een laatste aspect dat in ieder geval onderdeel zou moeten zijn van uw (juridische) bedrijfsinventarisatie is de relevante wet- en regelgeving. Om boetes en onverwachte claims te voorkomen, is het van belang om een overzicht te hebben van plichten die voortvloeien uit wetgeving die van toepassing is op uw onderneming. In ieder geval is daarbij de privacywet- en regelgeving van belang (de Algemene verordening gegevensbescherming). Maar u kunt ook denken aan het consumentenrecht dat bepaalde verplichtingen meebrengt (zoals informatieplichten en beperkingen aan Algemene voorwaarden) of wet- en regelgeving die van toepassing is als u een bepaalde samenwerkingsrelatie aangaat (denk aan de regels omtrent agentuur en mededinging) of een specifieke dienst aanbiedt (denk aan de regels omtrent software als medisch hulpmiddel).
Voorkomen is beter dan genezen: benieuwd of wij u van dienst kunnen zijn bij een of meerdere onderdelen van het juridisch inventariseren van uw bedrijf? Neem hier contact met ons op!
Meer lezen over dit onderwerp? Lees verder:
