Veel organisaties nemen de stap om geheel of gedeeltelijk naar de cloud te bewegen. Dit is een stap die enorm veel kansen met zich meebrengt, maar ook een die veel risico’s oplevert als u hier zonder de juiste voorbereiding aan begint. Wij vinden het belangrijk dat iedereen goed voorbereid en weloverwogen aan de start van zijn cloudtransitie verschijnt. Om u hierbij te helpen delen we onze top 5 valkuilen.
Valkuil 1: Te laat starten met de juridische elementen
We hebben allemaal de neiging om meteen de inhoud in te duiken en aan de slag te gaan. In dit geval is het beter om te beginnen met de juiste juridische kaders. Hanteert u bijvoorbeeld algemene inkoopvoorwaarden? Voordat u een bepaalde leverancier selecteert dient u duidelijk kenbaar te maken dat deze van toepassing zullen zijn. Uiteraard is het wel van belang dat uw inkoopvoorwaarden voldoende zijn toegespitst op het inkopen van clouddiensten. Ook indien er persoonsgegevens verwerkt worden en u voor het uitbesteden van gegevensverwerkingen een separate verwerkersovereenkomst heeft, dient het duidelijk te zijn dat u op basis hiervan de samenwerking wenst aan te gaan. Verder dient u tijdig te bepalen welk niveau van dienstverlening en welke continuïteitswaarborgen wenselijk zijn en hoe alle afspraken gemonitord gaan worden. In de praktijk zien wij dat deze aspecten pas worden opgepakt als het project al is gestart of zelfs helemaal aan het einde van een traject. Op dit moment is het niet meer mogelijk om bij te sturen en bevindt u zich in een minder sterke positie om (juridische) eisen te stellen. Maak daarom een juridische checklist en start met het toetsen van juridische elementen. Als dit helder is, kunt u echt aan de slag.
Valkuil 2: Beginnen bij het begin
Dit lijkt een tegenstrijdige valkuil. Het is toch juist goed als ik begin bij het begin? Niet helemaal. Zoals met zoveel projecten wilt u eigenlijk beginnen bij het einde. En daar bedoelen we mee dat het belangrijk is dat u een duidelijk beeld heeft van waar u naartoe gaat, wat het einddoel is. Maar ook dat de juiste visies en strategieën zijn gedefinieerd en zijn gekoppeld om tijdens het traject de juiste sturing te geven. Er zijn namelijk verschillende thema’s waar u ongemerkt keuzes in maakt als u start met een cloudtransitie. Die keuzes zijn soms moeilijk terug te draaien. Hoe wilt u bijvoorbeeld de cloudarchitectuur vormgeven? En hoe gaat u voorzien in datastrategie (waar staat bijvoorbeeld alle data?) en is er een specifieke werkplekvisie die nagestreefd wordt met het project? Het helpt enorm om voor aanvang van het project dit eindbeeld te creëren. Niet alleen is dit richtinggevend, u heeft ook de juiste middelen in handen om tijdens het traject bij te sturen. Ook voor wat betreft de juridische afspraken is het belangrijk om oog voor het einde te hebben. Wat wij daarmee bedoelen is dat u, net als bij een huwelijk, van tevoren dient na te denken over hoe u van een leverancier afscheid kunt nemen. Dit heeft zowel betrekking op de opzeggings- en beëindigingsmogelijkheden van het contract, maar ook op de benodigde assistentie bij een exit en/of overstap naar een nieuwe leverancier.
Valkuil 3: Er is geen roadmap
Een veelvoorkomende valkuil is dat er geen (of in onvoldoende mate) een roadmap is opgesteld met alle relevante programma’s en projecten die nodig zijn om uw einddoel te behalen. Het gevolg is een project wat stap voor stap wordt uitgevoerd. Op zich is daar niets mis mee. Organisaties die een dergelijke werkwijze hanteren hebben echter vaak onvoldoende zicht op de risico’s, de aanpak en de benodigde resources die een dergelijk project met zich meebrengt. Omdat men niet ver genoeg vooruit kan kijken, is het ook heel moeilijk om risico’s te beheersen: u kunt immers niet van tevoren maatregelen in uw aanpak inbouwen. Dergelijke projecten lopen ook het risico dat zij te lang duren en dat de organisatie op een gegeven moment de aandacht en scherpte voor het project verliest.
Valkuil 4: Onduidelijke impact op de organisatie
Elke ICT gerelateerd project doet iets met de organisatie. Hoe beter dit wordt meegenomen, hoe beter de organisatie met de ontwikkeling omgaat. Bij een cloudtransitie is dit niet anders. De impact voor de organisatie is vaak veel groter dan verwacht. Dit komt vooral door het feit dat de organisatie anders moet gaan werken in de cloud. Het browser based werken, aangevuld met het feit dat informatie anders gezocht en gevonden wordt, kan voor veel organisaties frustratie bij de medewerkers opleveren. Een veel gehoorde oplossing is adoptie. In de praktijk werkt adoptie maar beperkt. Wij zien veel betere resultaten als participatie wordt toegepast, dit betekent dat we binnen het project zoveel mogelijk met de organisatie zelf oppakken.
Valkuil 5: Zien we het kostenplaatje wel?
De laatste valkuil is een beperkt zicht op het kostenplaatje. Vaak is er wel globaal zicht op de voordehandliggende kosten, maar ontbreekt het totale overzicht. Vooral inzicht in de totale licentiekosten, waarbij alle betrokken partijen zijn meegenomen, de onzichtbare aanvullende kosten en ontwikkelingen die niet in kaart zijn gebracht kunnen in de praktijk zorgen voor een vertekend beeld. Pas als de gehele scope en aanpak in kaart is gebracht, kan de laatste stap naar het kostenoverzicht gemaakt worden. Dit geeft ook een belangrijk extra sturingsmiddel omdat de organisatie nu naast alle inhoudelijke middelen ook een financieel middel heeft om op te sturen. Onderdeel van dit overzicht zijn ook de afspraken over het tussentijds verhogen van prijzen, bijvoorbeeld voor de afgenomen licenties of consultancy diensten. Het duidelijk inzichtelijk maken en beheersbaar houden van de kosten zorgt er niet alleen voor dat verrassingen zich niet of nauwelijks voordoen, het geeft de organisatie ook de mogelijkheid om de totale transitie nog beter aan te sturen. Dit komt het uiteindelijke resultaat alleen maar ten goede.
Bent u benieuwd waar u staat ten opzichte van deze valkuilen? Voer dan meteen onze quickscan uit!
Deze blog is geschreven in samenwerking met Danny Molendijk, eigenaar bij Wieck Molendijk consultants.
