Eerder schreven we al dat het in cloudtransities paradoxaal genoeg een valkuil is om bij het begin te beginnen. Voordat men met een cloudtransitie begint, is het belangrijk om goed in kaart te brengen wat er met de cloudtransitie bereikt dient te worden. Kortom: begin met het einde voor ogen. In deze blog bespreken we aan de hand van het doel kostenreductie, waarom het zo belangrijk is om goed voorbereid aan een cloudtransitie te beginnen. En waarom het belangrijk is om de verborgen kosten in kaart te brengen.
Een nieuw kostenmodel
In de afgelopen jaren is het kostenmodel van een IT-infrastructuur flink veranderd. Pay-per-use modellen worden steeds vaker toegepast. Je betaalt alleen wat je gebruikt. Dit in tegenstelling tot klassieke modellen waarbij je betaalt voor de volledige infrastructuur, ongeacht het gebruik daarvan. Bij een on-premise situatie (in eigen beheer of via een datacenter) betaal je voor de hardware, het beheer en aanvullende diensten. Met de jaren kan het steeds kostbaarder worden om de IT-infrastructuur in eigen beheer te houden.
Het gebruik van cloudoplossingen kan in dit opzicht zeker tot kostenreductie leiden. Investeringen in datacentra en hardware kunnen als het goed is volledig achterwege blijven en daarnaast kan er bij de meeste cloudoplossingen flexibel worden op- en afgeschaald, mits hier de juiste afspraken over zijn gemaakt. Op die manier kan een cloudoplossing flexibel met een organisatie meegroeien en meekrimpen, en zijn organisaties beter opgewassen tegen veranderende marktomstandigheden.
Van kostenreductie naar extra kosten
Als een cloudtransitie gebrekkig wordt voorbereid, bijvoorbeeld omdat er geen goede inventarisatie van het huidige IT-landschap wordt gedaan, kan het gebeuren dat de cloudtransitie juist tot extra kosten leidt. Bij organisaties is het immers niet altijd even duidelijk welke applicaties door verschillende afdelingen en medewerkers worden gebruikt. Als er geen grondige inventarisatie wordt gedaan, bestaat er het risico dat niet alle applicaties worden meegewogen in het kostenplaatje.
Een ander risico ten aanzien van de gebruikte applicaties is dat te snel de conclusie wordt getrokken dat alle applicaties naar de cloudoplossing kunnen worden overgezet. Het is echter goed denkbaar dat er van sommige applicaties nog geen web-based versie is en dat men dus nog vastzit aan bepaalde ‘legacy’ applicaties. Voor die applicaties is het mogelijk dat er hardware moet worden aangehouden en onderhouden. Hier zit een dubbel risico achter. Ten eerste leidt het aanhouden van een ‘legacy’ deel binnen de architectuur tot extra kosten. Er moet immers voor hardware en beheer betaald worden, waardoor de cloud businesscase niet meer klopt. Een tweede (lange termijn) risico is het feit dat dergelijke ‘legacy’ oplossingen niet worden meegenomen in de toekomstige ontwikkelingen van de cloudarchitectuur: een organisatie accepteert dat de architectuur niet volledig is en remt zichzelf daardoor in relatie tot de doorontwikkeling. Hierdoor worden de extra kosten een vast gegeven en kan een organisatie onvoldoende gebruikmaken van innovaties en optimalisaties die vanuit de cloud worden aangeboden.
Businesscase
Om een zo zuiver mogelijk beeld van het kostenplaatje te krijgen (inclusief de verborgen kosten) adviseren wij altijd een uitgebreide businesscase op te stellen. Voordat een cloudtransitie in werking wordt gezet, is het dan ook belangrijk dat wordt onderzocht welke waarde het project toevoegt en hoe dat zich verhoudt tot de investering. Er is een duidelijke businesscase nodig. Daarbij wordt onder andere gekeken naar:
- Welk probleem probeert uw organisatie op te lossen (waarom is de verandering noodzakelijk?) en welke oplossingsrichtingen zijn mogelijk?
- Wat is de aanleiding, welke stakeholders zijn er, hoe verhoudt het project zich tot de strategie en doelstellingen? Op basis van welke criteria wordt er een besluit genomen?
- Welke voor- en nadelen zijn er, en wat levert het project uw organisatie op? Staat dit tot elkaar in verhouding, en welke risico’s zien we?
- Wat zijn de verwachte reguliere kosten van de cloudtranisatie?
- Wat is de ontwikkeling van de exploitatiekosten (TCO-berekening)?
- Met welke verborgen kosten moeten we rekening houden en met welke keuzes houdt dit verband?
Als helder is welk probleem precies wordt opgelost en welke oplossingsrichting daarvoor het meest geschikt is, kan met de inbreng van de relevante belanghebbenden een concretiseringsslag worden gemaakt. Daarbij wordt op een rijtje gezet wat precies de eisen en wensen zijn aan de in te kopen clouddienst en kunnen potentiële leveranciers worden gevraagd om een aanbod te doen. Hiervoor kan een Request for Information (RFI) of een Request for Proposal (RFP) aan een vast aantal mogelijke leveranciers worden uitgeschreven. In onze volgende blog staan we uitgebreid stil bij dit proces.
Bent u benieuwd waar u staat ten opzichte van de cloudtransitie-voorbereiding en deze valkuil? Voer dan meteen onze quickscan uit!
Deze blog is geschreven in samenwerking met Danny Molendijk, eigenaar bij Wieck Molendijk consultants.
