Jarenlang was de juridische afdeling een enigszins mysterieuze plek en fungeerde de jurist als een alwetende poortwachter met uiterst genuanceerde, soms onnavolgbare, adviezen. Hier is inmiddels verandering in gekomen. Het juridische landschap is aan het bewegen en van de jurist wordt tegenwoordig andere dingen verwacht dan voorheen. Zelf zien we ook dat organisaties steeds meer de behoefte krijgen om de rol van legal te verschuiven van laatste obstakel naar eerste aanspreekpunt.
Ontstaan legal operations
Legal is een laatbloeier als het gaat om verandering. Waar afdelingen als Finance, HR, en IT al veel langer vanuit een operations-gedachte werken, bleef legal lang vasthouden aan een meer traditionele functie in organisaties. Deze traditionele functie zag voornamelijk op het inhoudelijk adviseren van de organisatie met betrekking tot juridische vraagstukken en had een sterk reactief karakter. Sinds de financiële crisis van 2008 worden er strengere eisen gesteld aan de kosten voor juridische afdelingen. Hierdoor komt er steeds meer nadruk te liggen op het efficiënt uitvoeren van werkzaamheden binnen legal. Dit heeft ervoor gezorgd dat de noodzaak is ontstaan tot optimalisatie over te gaan en steeds slimmer te gaan werken. De methodiek die dit mogelijk maakt wordt legal operations genoemd.
Doel legal operations
Legal operations, ook wel legal ops genoemd, staat voor de discipline die gericht is op het optimaliseren van de juridische afdeling. Het doel hiervan is om legal zo in te richten dat de hindernissen worden weggenomen die het juristen moeilijk maken om hun werk te doen. Door deze optimale inrichting van legal krijgen juristen meer gelegenheid om hun tijd te besteden aan hoogwaardige juridische taken. Of zoals wij samengevat zeggen: legal operations maakt organisaties efficiënter, sneller, goedkoper en inhoudelijk beter.
De te realiseren efficiëntie binnen legal is voor de meeste organisaties, juristen en managers nu misschien nog een droom. Welke jurist wil nou niet meer tijd hebben om in complexe materie te duiken in plaats van eenvoudige (administratieve) werkzaamheden? En welke manager wil er nou geen grip hebben op de kosten en het functioneren van legal? Kortom allemaal winnaars bij het juist uitvoeren van legal operations. Maar daar zit direct de crux: het juist uitvoeren van legal operations. Dit is specialistisch werk en dient systematisch te gebeuren. Om het begrip legal operations beter te duiden gebruiken wij als ICTRecht het CLOC model.
Duiding begrip
De term legal operations is een verzamelbegrip. De term op zichzelf zegt natuurlijk nog niet zoveel. We knippen deze term op om verder betekenis aan de inhoud te geven. Het Corporate Legal Operations Consortium (afgekort CLOC) heeft hiervoor een door de markt erkend framework ontworpen wat voor de toepassing van legal operations een basis biedt. Dit framework wordt het CLOC-model genoemd en bestaat uit twaalf kerncompetenties. De kerncompetenties zijn vervolgens verdeeld in drie niveaus: 1. foundational 2. advanced 3. maturity. Dit model wordt door ons toegepast om te bepalen hoe legal presteert en wat er in het kader van optimalisatie verbeterd kan worden.
(In vervolgartikel ‘Wat is legal operations? #2’ zetten wij de kerncompetenties van het CLOC-model uiteen en lees je hoe wij dit model in de praktijk gebruiken.)
Legal tech als onderdeel van legal operations
Legal tech zien wij als onderdeel van legal operations. Wij scharen onder legal tech alle innovatieve oplossingen die de juridische afdeling vooruithelpen. Technologische ontwikkelingen binnen legal zullen, bij de juiste toepassing, vrijwel direct efficiëntie bewerkstelligen. Daarnaast is technologie verbonden aan de meeste kerncompetenties binnen het CLOC-model. Het inzetten van technologie is wat ons betreft de meest fundamentele oplossing voor het verhogen van efficiëntie (zie later ook #2 van dit artikel). Gelet hierop heeft ICTRecht gekozen om focus te leggen op legal tech.
Verandermanagement
Binnen legal operations is verandermanagement een belangrijk aspect. Medewerkers en management moeten inzien dat een aanpassing van de werkwijze of het inzetten van technologie voor daadwerkelijke optimalisatie zorgt. Het proces zal altijd beginnen met het overbrengen van bewustwording over legal operations binnen de gehele organisatie. Om dit goed te kunnen uitvoeren biedt ICTRecht ook 'Legal Ops as a Service' aan, waarbij een legal operations consultant de juristen binnen een organisatie ondersteunt bij deze transitie. Met het juist inzetten van legal operations binnen organisaties is het mogelijk om legal te herdefiniëren van kostenpost tot waarde-creator.
Eerste stap
Focus op legal operations is essentieel om verder te komen als juridische afdeling. De eerste stappen die gezet moeten worden, zijn wat ons betreft altijd het verkrijgen van inzicht in de organisatie en bewustwording van de mogelijkheden. Pas wanneer je weet hoe het zit en wat er kan, is er actie mogelijk. Onze ervaren consultants ondersteunen organisaties bij het verkrijgen van dit inzicht en bij het creëren van bewustwording. Neem contact op voor een gratis legal quick scan en wij kijken samen naar de mogelijkheden.
Direct meer weten over legal tech? Lees verder:
