Verandermanagement is een zeer belangrijk onderdeel van het succesvol implementeren van nieuwe technologieën binnen een organisatie. Dit onderdeel wordt vaak te weinig benadrukt of niet volledig gewaardeerd. Op het moment dat er onvoldoende rekening wordt gehouden met verandermanagement tijdens de implementatie, kan dit een direct effect hebben op bedrijfsresultaten. Hoe pak je dit als organisatie op een goede manier op?
Communicatie over veranderingen cruciaal
Met de introductie van nieuwe technologieën zullen routinetaken veranderen en daarmee komt een leercurve voor medewerkers. Met facturatiesoftware worden bijvoorbeeld handmatige factuurcontroles en goedkeuringen vervangen door geautomatiseerde, op regels gebaseerde verwerkingen. Verandering brengt ook meer blootstelling aan, en interactie met, bedrijfsprocessen en gegevens met zich mee. Talloze onderzoeken laten zien dat mensen een sterke voorkeur hebben voor processen die al langer bestaan en vastbesloten zijn om weerstand te bieden aan verandering. Om die reden kost verandering binnen een organisatie bewuste inspanning en daarbij is communicatie over deze veranderingen en de voordelen ervan van vitaal belang. Vaak worden het ‘waarom’ en het ‘hoe’ niet bedrijfsbreed gecommuniceerd; waarom heeft de organisatie besloten dit te doen en wat zijn de voordelen voor de organisatie en degenen die er werken?
Verandermanagement is de praktijk van het begeleiden, opleiden, aanmoedigen en ondersteunen van de organisatie tijdens deze overgangsperiode. De verandermanagementstrategie voor een softwareproject is grotendeels gebaseerd op de complexiteit en omvang en kan worden verdeeld in vier hoofdonderdelen:
1. Belanghebbenden
Zoals we in de vorige blog hebben aangegeven, is het belangrijk om de belanghebbenden te identificeren die direct of indirect worden beïnvloed. Terwijl sommige van deze groepen of individuen mogelijk al volledig aan boord zijn van het programma, zijn er waarschijnlijk ook personen die andere prioriteiten hebben of die mogelijk weerstand bieden aan de verandering. Omgaan met deze weerstand is erg belangrijk als het project wil slagen en er zijn veel tools en technieken die gebruikt kunnen worden om het te overwinnen. Dit kan variëren van voor de hand liggende maatregelen, zoals onderwijs- en communicatiestrategieën, tot meer extreme maatregelen, waaronder ‘onderhandelen’ met belanghebbenden.
2. Resultaten van legal tech
Het identificeren en meten van de te behalen voordelen (de resultaten) is een belangrijke fase in elk project. Er moeten processen worden ingevoerd om ervoor te zorgen dat deze voordelen worden gerealiseerd. Soms zijn deze voordelen misschien niet volledig geïdentificeerd voordat de beslissing is genomen om de verandering door te voeren. Een verandering van processen en de implementatie van technologie zal resulteren in veranderingen in de rol en verantwoordelijkheid van sommige medewerkers. Om die reden duurt de realisatie van voordelen veel langer dan de implementatietermijn, aangezien de voordelen meestal pas ruim na de live-datum merkbaar zijn.
3. Communicatie
Zoals aangegeven speelt communicatie binnen verandermanagement een grote rol. Bij de lancering van het project moet het team de organisatie informeren over het project, de doelstellingen en de verwachte voordelen, belangrijke mijlpalen en leden van het projectteam. Er zijn veel manieren waarop communicatie binnen een organisatie kan worden uitgevoerd. Het kan bijvoorbeeld zijn dat het intranet van het bedrijf wordt gebruikt als plaats voor updates, peilingen en algemeen projectnieuws; evenals andere middelen - nieuwsbrieven, afdelingsvergaderingen, workshops, e-mail, etc. Met een goed communicatieplan worden onder meer voortgangsupdates gegeven en blijven medewerkers geïnformeerd over nieuwe ontwikkelingen. Hoe breder potentiële veranderingen worden gecommuniceerd, hoe waarschijnlijker het is dat mensen de voordelen zullen begrijpen, rationaliseren en de verandering zullen accepteren. Het zal ook helpen bij het identificeren van potentiële early adopters van projecten, die kunnen helpen bij het versterken van de veranderingen onder hun collega's.
4. Training
Training wordt vaak aan het einde van het projectplan overgelaten, maar is van groot belang om de organisatie voor te bereiden op verandering. Bij de ontwikkeling van trainingen en documentatie moet rekening worden gehouden met de bedrijfsprocessen en de redenen voor verandering. Het verlenen van helpdeskservices en intensieve één-op-één-assistentie zullen onmiddellijk na de livegang het meest van belang zijn. Sommige softwareleveranciers bieden dit aan, maar het kan zijn dat u het zelf moet regelen. Natuurlijk kunt u dit ook tijdelijk uitbesteden aan experts. Gerelateerd aan training is de bruikbaarheid van de technologie die u aanschaft of bouwt. Moeten gebruikers een nieuwe interface leren, is er een andere login om te onthouden, hoe gemakkelijk is het te leren? Veel projecten mislukken omdat gebruikers het systeem niet snel onder de knie kunnen krijgen en het gemakkelijker vinden om vast te houden aan het oude proces.
Maak de organisatie bewust van voordelen
Verandering – in de breedste zin van het woord – is een constante factor in organisaties van vandaag en kan worden aangedreven door een aantal verschillende krachten, waaronder klanten, de markt en technologie. Toch toont onderzoek aan dat veel veranderingsinitiatieven niet de beoogde resultaten bereiken en zelfs een organisatie en haar mensen kunnen beperken. De gevolgen van het niet effectief beheren van veranderingen kunnen langdurig zijn, dus is het belangrijk dat alle belanghebbenden in de hele organisatie zich bewust zijn van de voordelen en kansen.
