Legal operations is booming. Er wordt veel over gesproken en inmiddels voegen grote organisaties de functie van ‘legal operations manager’ toe aan hun functiehuis. Legal operations is echter nog een vrij theoretisch begrip. Twee weken geleden schreven wij over de basis: het ontstaan en het doel van legal operations. Dit vervolgartikel gaat verder de diepte in en zal stilstaan bij de kerncompetenties van legal operations en hoe wij dit in de praktijk toepassen.
Legal operations: 12 kerncompetenties
Er zijn verschillende manieren om met legal operations aan de slag te gaan. Het Corporate Legal Operations Consortium (CLOC) heeft een model ontwikkeld met twaalf kerncompetenties op het gebied van legal operations. Het model is nog geen oplossing voor alles, maar het biedt wel een overzicht van de verschillende competenties waarin organisaties kunnen verbeteren. ICTRecht gebruikt dit model om te inventariseren hoe een organisatie op verschillende juridische vlakken presteert en om vervolgens te adviseren over optimalisatie. Hieronder worden de 12 kerncompetenties van het CLOC-model beschreven. Houd er rekening mee dat elke organisatie anders is en de ene competentie daarom misschien relevanter kan zijn dan de andere. Elke organisatie heeft zo zijn eigen verbeterpunten die samenhangen met de aard van de juridische werkzaamheden.
1. Business intelligence
Business intelligence is niet nieuw. Bij veel organisaties en binnen verschillende afdelingen wordt dit al veelvuldig toegepast. Zoals in het vorige artikel aangegeven, loopt de juridische afdeling hier in het algemeen op achter. Juristen focussen zich op de inhoudelijke juridische vraagstukken die worden voorgelegd en maken weinig gebruik van de processuele data. Als je bijvoorbeeld vraagt hoeveel NDA’s afgelopen kwartaal zijn beoordeeld, dan kan hier geen antwoord op gegeven worden. Dit is zonde, want met dergelijke data kun je inzicht geven in concrete verbeterpunten.
2. Financial management
Juristen worden vaak gezien als kostenpost. Daarnaast zijn de meeste juristen geen rekenwonders. De budgetten vanuit legal worden regelmatig overschreden. Dit kan relatief eenvoudig verbeterd worden. Bijvoorbeeld door samen met de financiële afdeling meer inzichten te genereren in de uitgaven van de juridische afdeling. Maar ook door inzicht te genereren in de waarde die vanuit legal juist is toegevoegd aan de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de geboden juridische ondersteuning bij een grote deal. Met dergelijke gegevens en inzichten kan er beter gepland en gebudgetteerd worden. Tevens is dit het fundament om te sturen op kostenefficiëntie.
3. Firm & vendor management
Het managen van leveranciers wordt al door veel organisaties gedaan. Met name de grotere ondernemingen hebben hier beleid of zelfs een aparte afdeling voor. Hoe zit het echter met de leveranciers die de juridische afdeling inschakelt? We zien regelmatig dat externe ondersteuning wordt ingeschakeld op basis van gevoel of verleden in plaats van objectieve criteria. Daarnaast wordt expertise ingekocht bij advocatenkantoor X vanwege persoonlijke voorkeuren, in plaats van bij het kantoor met de beste prijs-kwaliteitverhouding.
4. Information governance
Informatie en kennis is het meest waardevolle bezit van een juridische afdeling. Toch hebben weinig juridische afdelingen een concreet beleid voor het managen van informatie. Welke informatie hebben wij als afdeling? Wie moet hier toegang tot hebben? Hoe en hoelang bewaren we welke typen informatie? Veel juridische afdelingen hebben deze inzichten niet en dat leidt tot risico’s. Het meest voorkomende risico is het herhalen van een kostbare inhoudelijke exercitie omdat informatie niet meer gevonden kan worden. Voor organisaties met een hoog verloop aan medewerkers is deze kerncompetentie zeer relevant.
5. Knowledge management
Op het gebied van kennismanagement valt er veel winst te behalen. Organisaties groeien en wanneer er te veel werk ligt voor één jurist, wordt er nog één aangenomen die op een eigen eilandje of met een eigen expertise aan de slag gaat. Juristen duiken in complexe vraagstukken, zonder hun kennis goed vast te leggen of te delen. Dit leidt niet alleen tot risico’s, maar ook tot onnodige kosten en vertragingen binnen de organisatie. Door kennismanagement goed in te richten kan iedere medewerker ongeacht eigen kennis of ervaring van de organisatie enorm veel waarde toevoegen.
6. Organization, optimization & health
Als general counsel streef je natuurlijk naar een effectieve en gemotiveerde juridische afdeling. Dit kun je alleen bereiken als de juiste personen op de juiste plek zitten. Maak dit daarom bespreekbaar. Wie heeft welke ambities en talenten? Zijn de juristen tevreden of moet er verandering komen? Laat je hierin niet leiden door korte termijn doelen. Ja, het is nu druk, maar is het daadwerkelijk verstandig om het contract met deze jurist te verlengen? Door hier goed op te sturen, kun je een efficiënt team opbouwen.
7. Practice operations
Als bedrijfsjurist heb je veel verschillende petten op en houd je je bezig met veel verschillende rechtsgebieden. Meestal ontstaat dit uit noodzakelijkheid en is het bijvoorbeeld niet efficiënt om bepaalde taken door een stagiair uit te laten voeren, omdat je dan alsnog veel nakijkwerk hebt. Het gevolg is dat we regelmatig zien dat bedrijfsjuristen te veel tijd steken in een onderwerp buiten hun expertise of zich zelfs bezighouden met werkzaamheden die meer administratief van aard zijn dan juridisch. Door taken op de juiste plek te beleggen of te automatiseren met legal tech, kan de jurist focussen op de complexere juridische vraagstukken en zo efficiënt mogelijk werken.
8. Project / program management
Juristen hebben veelal een adviserende rol binnen projecten. Iemand anders leidt het project en zorgt ervoor dat doelen behaald worden. Dit is niet vreemd, projectmanagement is tenslotte een andere expertise. Toch zien we bij veel organisaties de verwachting dat de jurist ook projectmanagement doet. Met name als het gaat om projecten met een juridische inslag, zoals het implementeren van nieuwe wetgeving (bijvoorbeeld de AVG) of het leiden van een fusie. Het gevolg is dat er inefficiënt gewerkt wordt en projecten rommelig verlopen. Door de juristen te trainen in projectmanagement of ervaren projectmanagers te koppelen aan de juridische afdeling, kunnen projecten tot een goed einde worden gebracht zonder te veel effectiviteit te verliezen van de juristen.
9. Service delivery models
Bedrijfsjuristen zijn interne dienstverleners. De juridische afdeling helpt de organisatie bij juridische vraagstukken en ondersteunen afdelingen met compliance. Binnen grote organisaties wordt de juridische afdeling vaak met gelijksoortige vragen bestookt. Hier gaat veel werk in zitten en kan praktischer. Is er bijvoorbeeld nagedacht over hoe de juridische afdeling benaderd kan of mag worden? Beantwoordt de juridische afdeling telkens dezelfde soort vragen of is er ook al nagedacht over hetgeen de andere afdelingen zelf kunnen (self service)? Ook moet goed gekeken worden naar externe expertise, is geanalyseerd wanneer het daadwerkelijk (kosten)efficiënt is om vragen uit te besteden?
10. Strategic planning
Vrijwel iedere juridische afdeling heeft met elkaar gemeen dat er gewerkt wordt in de waan van de dag. Vandaag staan deze afspraken en moeten we deze vraagstukken afronden. Het grote plaatje raakt snel uit beeld, waardoor er op directieniveau onvoldoende rekening gehouden kan worden met de ambities van de juridische afdeling en andersom. Daarnaast ontstaat er niet een cyclus van continue verbetering, maar blijven pijnpunten lang doorzeuren en loopt de afdeling telkens tegen dezelfde problemen aan. Door regelmatig stil te staan bij een strategische planning kan dit voorkomen worden.
11. Technology
Wat tegenwoordig niet mag ontbreken is technologie. Nu is het niet de bedoeling om direct allerlei innovatieve oplossingen aan te schaffen, maar het is wel noodzakelijk om te starten met een digitale strategie. Welke oplossingen bestaan er? Wat zijn de behoeften van de afdeling? Welke stappen willen we de komende 3 jaar maken als afdeling binnen een organisatie en welke technologieën sluiten hierop aan? Het inzetten van de juiste technologie kan enorm veel efficiëntie opleveren en risico’s verminderen.
12. Training & development
Stilstaan is achteruitgaan. Dit geldt ook voor juridische afdelingen die geen beleid hebben rondom het trainen en verbeteren van de juristen. Is er nagedacht over hoe nieuwe medewerkers het beste ingewerkt kunnen worden? Hoe houden deze personen vervolgens hun kennis op peil en verbeteren ze hun vaardigheden? Ook dit zijn belangrijke onderwerpen om rekening mee te houden als je een effectief en gemotiveerde juridische afdeling wil neerzetten.
Legal operations is essentieel
Deze 12 competenties geven weer dat er veel meer komt kijken bij een juridische afdeling dan enkel de juridische inhoud. Legal operations is essentieel om de juridische afdeling zoveel mogelijk waarde te kunnen laten toevoegen aan een organisatie.
Direct meer weten over legal tech? Lees verder:
