Ondanks de coronamaatregelen gaat het leven natuurlijk gewoon door – of in ieder geval zo gewoon mogelijk. Of het nu gaat om het aangrijpen van nieuwe kansen in crisistijd, of het zo veel mogelijk voorzetten van de bedrijfsvoering – contracten moeten gesloten worden en lopende risico’s moeten worden geïnventariseerd. Maar zijn er, naast de veelbesproken overmachtsclausule, andere contractuele knelpunten waarop gelet moet worden in crisistijd? Wij geven vier voorbeelden in deze blog.
Key persons
IT’ers blijven een schaars goed in Nederland. Ze wisselen regelmatig van werkgever en worden overspoeld met contactverzoeken op LinkedIn. Veel afnemers van bijvoorbeeld ontwikkeldiensten weten daardoor niet of zij, na verloop van tijd, nog wel met hetzelfde ontwikkelteam te maken hebben. Het is daarom steeds gebruikelijker om ‘key persons’ clausules op te nemen die zo veel mogelijk waarborgen dat de werkzaamheden door specifieke personen zullen worden verricht – bijvoorbeeld via ontbindende voorwaarden, of een verlaging van de vergoeding indien er ‘key persons’ vertrekken.
‘Key persons’ clausules vormen door de vlotte doorstroming van IT’ers al een flink risico. De coronacrisis maakt dat dit soort bepalingen nog kritischer moet worden bekeken. De kans dat een bepaalde werknemer niet kan werken vanwege ziekte of andere omstandigheden is door de crisis namelijk aanzienlijk vergroot. Afnemers en leveranciers zullen hier een voorzichtig evenwicht in moeten zien te vinden.
Onderaannemers
Hierboven gaan we ervan uit dát er nog vervangend personeel kan worden geregeld. Het kan ook voorkomen dat bedrijfsprocessen als gevolg van crisis dusdanig stilliggen, dat het niet meer mogelijk is om zelfstandig verplichtingen na te komen. Het is in die gevallen prettig als de gemaakte afspraken niet verbieden dat die bedrijfsprocessen met behulp van onderaannemers op worden gevangen. Hiermee kan continuïteit worden gewaarborgd.
Werken op locatie
Ondanks hun digitale karakter, vereisen veel IT-projecten werk op locatie. Of dit nu gaat om het implementeren van een product of dienst, of om het gezamenlijk werken en overleggen in het kader van Agile-werkzaamheden. Bepalingen in contracten die voorschrijven dat er ruimte op locatie wordt vrijgemaakt of dat er fysieke aanwezigheidsmomenten plaatsvinden, kunnen problematisch zijn in tijden van social distancing en thuisquarantaine. Er moet daarom worden nagedacht en onderhandeld over alternatieve oplossingen.
Liquiditeit
In tijden van crisis is het verstandig om stil te staan bij de liquiditeitspositie van je onderneming. Het is een harde realiteit, maar het is mogelijk (en dankzij het virus des te waarschijnlijker) dat een bron van inkomsten, bijvoorbeeld een grote klant, over een paar weken niet meer bestaat. Door afspraken te maken over vooruitbetaling kan worden vermeden je dan met lege handen staat. In het geval van B2B relaties kan dit zonder meer. Bij B2C levering van producten kan vooruitbetaling van maximaal de helft van de koopprijs van een consument kan worden verwacht. Voor diensten geldt geen dergelijke beperking.
Ook het afspreken van kortere betalingstermijnen kan bijdragen aan de liquiditeitspositie. Er komt dan immers sneller geld in de kas. Bij gebrek aan afspraken is er geen fatale betalingstermijn en moet de klant eerst om betaling worden verzocht (en eventueel in gebreke worden gesteld). Wettelijke handelsrente is bij dergelijk gebrek in B2B relaties automatisch verschuldigd na 30 dagen. Betalingstermijnen op facturen zijn op zichzelf niet rechtsgeldig. Het is daarom belangrijk om deze in het contract of de algemene voorwaarden op te nemen. In principe is er geen sprake van een wettelijke minimumbetalingstermijn. De redelijkheid en billijkheid spelen wel een rol: betalen binnen 1 dag na factuurdatum is, in licht van bijvoorbeeld de verwerkingsduur van bankoverschrijvingen, niet erg realistisch.
Wil jij de AV of contracten van je bedrijf laten toetsen op weerbaarheid in crisistijden, of heb je hulp nodig bij het uitonderhandelen van voorwaarden? Neem dan contact met ons op!
