De ontwikkelingen van het coronavirus zijn moeilijk te voorspellen. Zowel afnemers als leveranciers van SaaS-diensten maken zich zorgen of de dienst de komende tijd wel op hetzelfde niveau geleverd kan worden. De meeste afnemers zijn voor hun bedrijfsactiviteiten (volledig) afhankelijk van de SaaS-diensten die zij afnemen.
Iedereen heeft er dus baat bij dat de SaaS-leverancier de risico’s van de coronacrisis zo goed mogelijk heeft geïnventariseerd en maatregelen kan nemen in het geval van onvoorziene problemen die kunnen ontstaan vanwege het virus. In deze blog geven we concrete tips hoe SaaS-leveranciers continuïteit kunnen waarborgen in crisissituaties. Waar moet je als SaaS-leverancier op letten?
Maak een risicoanalyse
De eerste stap voor SaaS-leveranciers is het in kaart brengen van de risico’s voor de continuïteit van de dienst. Dit kan zowel praktisch als juridisch worden ingestoken. De centrale vraag die in het achterhoofd moet worden gehouden tijdens het maken van de analyse is de volgende: welke processen, derde partijen en/of werknemers zijn essentieel voor het leveren van de SaaS-dienst? Een SaaS-dienst bestaat meestal uit de volgende onderdelen:
- Gebruikte software (op de broncode rust auteursrecht)
- Domeinnamen
- Data (waaronder persoonsgegevens) van de afnemer
- Hosting en servers
- Security (updates en certificaten)
- Datacenter (servers, toegang en verbinding tot internet)
- Kennis en kunde van het personeel
Op basis van de risicoanalyse kan vervolgens een uitgebreid plan worden opgesteld om de essentiële onderdelen van de dienst tijdelijk te vervangen of de gevolgen van een uitval daarvan anderszins op te vangen.
Wat als mijn essentiële personeel niet beschikbaar is door corona?
Een SaaS-leverancier heeft meestal een aantal personen in dienst wiens kennis en kunde cruciaal zijn om de dienst te onderhouden en verder te ontwikkelen. Indien deze personen uitvallen, heeft het bedrijf een groot probleem. Dit kan worden opgelost door bijvoorbeeld een derde partij in te huren die de werkzaamheden tijdelijk overneemt. De SaaS-leverancier dient er middels afspraken in het contract met de derde partij van verzekerd te zijn dat de werkzaamheden uitgevoerd blijven worden, zoals afgesproken met haar afnemers. Denk bijvoorbeeld aan garanties over service levels in de SLA en omgang met persoonsgegevens van de afnemer.
Ook is van belang dat wordt vastgelegd dat, mocht de derde partij de broncode van de SaaS-dienst software aanpassen tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden, al het auteursrecht op die wijzigingen zal worden overgedragen aan de SaaS-leverancier. Zo niet, dan kan de SaaS-leverancier in problemen komen wanneer zij na het opnieuw oppakken van de eigen werkzaamheden aangesproken wordt op auteursrechtschending door de derde partij (doordat zij nu ook de nieuwe aanpassingen van de broncode in gebruik heeft).
Controleer overeenkomsten met zowel afnemers als eigen leveranciers
Vaak zijn er door de SaaS-leverancier in haar contracten met afnemers en eigen leveranciers (van het datacenter, IT-beheer, etc.) standaard afspraken gemaakt over bijvoorbeeld de looptijd van het contract, opzeggingsmogelijkheden en ontbinding van de overeenkomst bij overmacht. Het is verstandig deze afspraken te inventariseren zodat duidelijk is wat er in geval van nood mogelijk is zonder contractbreuk te plegen, en welke acties wanneer moeten worden genomen wanneer de SaaS-leverancier zich door uitval gedwongen ziet over te schakelen naar nieuwe leveranciers.
Ook is er in contracten vaak een bepaling opgenomen waarin is opgenomen of het mogelijk is om (met toestemming van de afnemer) derde partijen in te schakelen bij het uitvoeren van de werkzaamheden. Wanneer is bepaald dat de werkzaamheden exclusief moeten worden uitgevoerd door de SaaS-leverancier zelf, dan kan dit de continuïteit van de SaaS-dienst ernstig in de weg staan. Er zou dan overwogen kunnen worden om in het licht van de huidige coronacrisis het contract in overleg aan te passen. Beide partijen hebben er immers profijt van dat de bedrijfsactiviteiten de komende tijd zo veel mogelijk op dezelfde manier voortgezet kunnen worden.
Deze blog is geschreven in samenwerking met Eline Hangelbroek.
