Een moderne onderneming bestaat naast het gebouw, de inboedel en personeel ook uit een web van online accounts en profielen. In geval van een bedrijfsovername worden over de eerstgenoemde aspecten van een onderneming vaak wel duidelijke afspraken gemaakt; afspraken over hoe om te gaan met de online aspecten van de onderneming, blijven juist vaak uit. Dit terwijl het zeker de moeite waard is om hier ook aandacht aan te besteden. Het online uithangbord op bijvoorbeeld Google Maps is immers minimaal even belangrijk als het fysieke uithangbord voor de gevel. In deze blog geven we u enkele aandachtspunten mee die van belang zijn in het kader van de online aspecten van een onderneming bij een bedrijfsovername.
Google bedrijfsprofiel, niet zomaar inbegrepen
Aanleiding voor deze blog is een recente uitspraak van de Rechtbank Rotterdam. De eiseres in deze zaak heeft een restaurant gekocht inclusief inboedel en goodwill. Na enige tijd wil eiseres een rebranding doorvoeren. Hiervoor wil ze wijzigingen doorvoeren aan het Google bedrijfsprofiel van haar restaurant. Al snel blijkt dat ze niet als eigenaar van dit bedrijfsprofiel staat geregistreerd, waardoor zij het profiel niet kan aanpassen. Ze vindt dit onterecht; ze heeft immers ook betaald voor de goodwill. Het Google bedrijfsprofiel met bijbehorende recensies zou volgens haar onder deze goodwill vallen. De rechter gaat hier niet in mee, nu er geen expliciete afspraken over zijn gemaakt in de koopovereenkomst. Er kan niet vanuit worden gegaan dat het Google bedrijfsprofiel is overgedragen bij de koop van het restaurant. Deze uitspraak toont aan dat het van belang is om duidelijke afspraken te maken - over bijvoorbeeld een Google bedrijfsprofiel - om conflicten hierover te vermijden. Onderstaand lichten we enkele praktische aandachtspunten aan u toe.
Stap 1: Inventarisatie
Begin met het maken van een inventarisatie. Welke zakelijke accounts worden er allemaal gebruikt binnen het bedrijf? Denk hierbij aan accounts voor: social media, e-mailaccounts, websites en domeinnamen. Het kan best een uitdaging zijn om een compleet beeld te krijgen van alle accounts, voor zowel de overdragende als de ontvangende partij is het prettig om hier een duidelijk overzicht van te krijgen.
Stap 2: Overleg
In dit stadium kunt u om de tafel gaan zitten om na te gaan wat er exact wordt overgedragen en wat niet. Om onduidelijkheid vooraf zoveel mogelijk te voorkomen loont het om de intenties van partijen concreet op te sommen en op papier te zetten. Neem bijvoorbeeld in de overeenkomst op welke accounts allemaal mee overgaan en wie de verantwoordelijkheid draagt voor deze overdracht. Maar maak hiernaast ook afspraken voor eventuele accounts die over het hoofd zijn gezien tijdens de inventarisatie. Bijvoorbeeld binnen welke termijn krijgt de koper alsnog toegang tot een bepaald account?
Stap 3: Overdracht
Als laatste rest de praktische overdracht. Dit kunt u op veel manieren regelen. De manier hangt veelal af van de wensen van beide partijen, maar onderstaand een aantal tips:
- Let op de gebruikte e-mailadressen.
Gebruik bij voorkeur een info@mijnbedrijf.nl e-mailadres voor alle zakelijke accounts.
- Verander alle wachtwoorden.
Zorg ervoor dat u alle wachtwoorden verandert tijdens/na de overdracht. Ga aan de hand van de ontvangen log-in gegevens alle accounts na en verander de wachtwoorden naar unieke alfanumerieke reeksen als “nbAE8ghKj6ae”.
- Gebruik een wachtwoordenkluis.
Sla wachtwoorden op in een wachtwoordenkluis. Dit helpt u met het genereren van sterke unieke wachtwoorden voor al uw accounts. Het helpt u ook met het bijhouden van een lijst van welke accounts allemaal zijn aangemaakt voor het bedrijf. Tot slot draagt het gebruik van een wachtwoordenkluis bij aan het veilig delen van log-ins onder werknemers.
- Denk na over tweefactor authenticatie.
Indien mogelijk wordt tweefactor authenticatie opgezet in de wachtwoordenkluis. Het grote voordeel hierbij is dat de tweefactor codes ook direct beschikbaar worden voor werknemers die toegang dienen te hebben tot bepaalde accounts. Mocht u voor sommige accounts een sms-code nodig hebben, gebruik hiervoor dan een zakelijk mobiel nummer.
Ieder bedrijf is anders. Het is daarom des te belangrijker om te weten welke accounts er rondzweven in een organisatie die belangrijk zijn voor de bedrijfsvoering. Zoals al bleek uit de eerdergenoemde uitspraak zit onduidelijkheid dat kan leiden tot een conflict over een bedrijfsaccount, in een klein hoekje. Ga daarom goed in gesprek tijdens een bedrijfsovername en maak duidelijke (praktische) afspraken over de online aspecten van een onderneming; dat scheelt een hoop gedoe achteraf.
Deze blog is geschreven in samenwerking met stagiair Michael de Borst.
Meer lezen over dit onderwerp? Lees verder:
