De huidige legal tech hype maakt het juristen lastig om te bepalen waar te beginnen. In deze blog geef ik een aantal tips om hier duidelijkheid in te krijgen.
Tip 1: Ken het probleem
Voordat je onderzoek gaat doen naar de mogelijkheden van legal tech is het goed om te weten wat het probleem binnen de organisatie is. Waar zijn medewerkers te veel tijd aan kwijt? Wat zou beter kunnen? Door dit inzicht te creëren, kun je gerichtere vragen gaan stellen zoals:
- Hoe groot is het probleem?
- Wat zijn de kosten (of het financieel risico) die bij het probleem komen kijken?
- Bestaat er een oplossing voor het probleem en kan technologie hierbij ondersteunen?
- Wegen de kosten van een oplossing op tegen de opbrengsten?
Soms is de oplossing van het probleem eenvoudiger dan het lijkt en kan een aanvullende cursus ten aanzien van het bestaande systeem voldoende zijn. Andere problemen vragen bijvoorbeeld om automatisering van (een deel van) het proces. Zonder het probleem inzichtelijk te hebben, kun je echter niet op zoek naar de oplossing.
Tip 2: Wat heb je nodig?
Het klakkeloos aanschaffen van een softwarepakket met vele mogelijkheden is zelden de oplossing. Het is daarom van belang om inzicht te verkrijgen in wat je nodig hebt en waarom je het nodig hebt. Stel bijvoorbeeld een lijst op met vereisten. Denk aan:
- Wat heb je absoluut nodig?
- Wat moet de software vooral niet doen?
- Met welke andere software moet het samenwerken?
- Welke ondersteuning wordt er verwacht?
- Wat is het budget?
Tip 3: Acceptatie
Het management kan besluiten dat er wordt geïnvesteerd in technologie, maar dat zegt niet dat het ook gebruikt gaat worden. Hiervoor is acceptatie door de medewerkers van groot belang. Wanneer de meerderheid van de juridische afdeling het nut van technologie niet in ziet, zal het bijzonder lastig zijn om een nieuwe technologie of werkwijze te implementeren.
Soms overheerst de gedachte dat technologie banen gaat kosten; dat het omarmen van innovatie niet meer is dan jezelf in de voet schieten. Het is in dat geval belangrijk om duidelijk te maken dat technologie niet dient als vervanging, maar als ondersteuning. Neem de medewerkers mee in de beslissing en laat hen inzien dat er meer focus wordt aangebracht met het omarmen van technologie. Daarnaast is de gebruiksvriendelijkheid ook van belang voor acceptatie op de werkvloer. Immers, hoe gemakkelijker de oplossing, hoe groter de kans dat het daadwerkelijk gebruikt wordt.
Tip 4: Menselijke factor
Verwacht niet dat na de implementatie van legal tech alles vanzelf gaat. Het allerbelangrijkste blijft de menselijke factor. Zoals al uit het voorgaande onderdeel blijkt, moet de invloed van de medewerkers niet onderschat worden. Het zijn uiteindelijk de juristen die er mee moeten werken. Legal tech is geen wondermiddel, maar het kan wel degelijk bijdragen aan een snellere, goedkopere en/of efficiëntere dienstverlening. Echter, de input van de medewerkers is nodig om legal tech voor zich te laten werken. Zonder invulling van juridische informatie zal geen enkele oplossing kunnen ondersteunen. De kracht zit dus altijd in de menselijke factor, maar met de ondersteuning van legal tech kunnen de juristen zich focussen op waar zij goed in zijn.
