Zoals in deel 1 aangegeven, is het verzamelen en bekijken van de wensen en vereisten van stakeholders (in goed Nederlands: belanghebbenden) een belangrijke factor voor succes bij het inzetten van nieuwe technologieën. Helaas worden er vaak oplossingsvereisten geschetst zonder rekening te houden met de behoeften van belanghebbenden, waardoor mislukking van een project op de loer ligt. Gaan de juristen of advocaten van uw organisatie bijvoorbeeld zelf beslisbomen (leren) configureren of hebben ze hier simpelweg geen tijd voor en blijven ze daarom de bekende Word templates gebruiken?
Het doel vaststellen
De keuze voor de meest effectieve oplossing vraagt inzicht in de behoeften van alle belanghebbenden en de eindgebruikers van de oplossing. De rapportage uit deel 1 helpt hierbij. Wanneer de wensen van de eindgebruikers helder zijn, kunnen deze vertaald worden naar doelstellingen van het project. Verlies hierbij niet het complete plaatje uit het oog. Passen de doelstelling van dit project bijvoorbeeld goed in de digitale strategie van de organisatie? Het is natuurlijk niet efficiënt als verschillende afdelingen ieder op hun eigen manier vergelijkbare knelpunten proberen op te lossen met uiteenlopende technologieën.
Identificeren van de belanghebbenden
Nadat de projectdoelstellingen zijn gedefinieerd, is het daarom belangrijk om alle relevante belanghebbenden te identificeren. We verzamelen hun vereisten en de impact die de oplossing op hun teams zal hebben. Een succesvol project heeft steun nodig van buiten de juridische afdeling en vooral van bovenaf. Op het moment dat belanghebbenden van het project zijn genegeerd, kan dit de succesvolle implementatie van de oplossing beïnvloeden.
Het identificeren van belanghebbenden kan een tijdrovende taak zijn, omdat niet iedere belanghebbende altijd direct voor de hand ligt. Legal tech consultants van ICTRecht kunnen helpen bij het identificeren van de belangrijkste belanghebbenden bij een specifieke applicatie. Door een gestructureerde en consistente aanpak te gebruiken, kunnen we belanghebbenden en hun rollen identificeren. Tools en technieken hiervoor zijn onder meer gerichte interviews, enquêtes, rollenspellen en workshops voor vervolgacties. Dit zorgt ervoor dat belanghebbenden volledig worden betrokken en ondersteund. Daarnaast kan het project hiermee behoed worden voor valkuilen.
Blijven communiceren
Het is belangrijk om te realiseren dat het niet altijd mogelijk is om alle belanghebbenden van het project tevreden te stellen. Gebruik daarom, waar nodig, een gemotiveerde rechtvaardiging voor de genomen beslissingen. Als het op implementatie aankomt, heb je namelijk de steun van belanghebbenden en de eindgebruikers nodig om hun teams en collega's aan te moedigen het nieuwe systeem te gebruiken.
Bovendien spelen belanghebbenden een grote rol bij het valideren van een project naarmate het vordert, voornamelijk om ervoor te zorgen dat het opgeleverde systeem niet "afwijkt" van de overeengekomen doelstellingen en om te controleren of de oorspronkelijke vereisten nog steeds geldig zijn (aangezien ze in de loop van de tijd kunnen veranderen).
Dit is ook een voordeel van het hebben van een rapportage. Er zijn genoeg voorbeelden van applicaties die live zijn gegaan maar niet aansloten bij de vastgestelde wensen. Dat kunnen we relatief eenvoudig voorkomen.
