Met één druk op de knop kun je vandaag de dag al een hoop te weten komen over een sollicitant: even googelen of een kijkje nemen op iemands Instagram en Facebook. Het is openbare informatie dus dat mag toch gewoon? Zo simpel ligt het niet. Het gaat om persoonsgegevens en dus is de AVG van toepassing. Dit betekent dat je eerst een aantal zaken op orde moet hebben voordat je de wondere wereld van het internet mag gaan afstruinen, op zoek naar informatie over een sollicitant.
De AVG in de sollicitatieprocedure
In de sollicitatieprocedure staat het verzamelen van informatie centraal. De AVG speelt daarin een belangrijke rol, zoals we eerder al schreven. Er worden immers veel persoonsgegevens verwerkt. Dit is ook het geval bij een internetscreening. Wanneer je bijvoorbeeld naar beneden scrolt op iemands tijdlijn op Facebook kun je vaak veel informatie over iemand verzamelen. Denk aan berichten, foto’s en gedeelde media. Niet zelden is dit materiaal waarvan de sollicitant liever niet wil dat een potentiële werkgever dit onder ogen krijgt. Als werkgever kun je een negatief beeld krijgen van een sollicitant, als bepaalde berichten, foto’s en gedeelde media niet in de smaak vallen. Dit kan weer van invloed zijn op of een sollicitant wel of niet wordt aangenomen. Een internetscreening kan dan ook ingrijpend zijn voor de privacy van de sollicitant en impact hebben op de sollicitatieprocedure. De wetgever vindt daarom ook dat je niet zomaar mag gaan screenen. Wanneer dan wel?
Gerechtvaardigd belang als grondslag voor internetscreening
Internetscreening van sollicitanten kan niet gebaseerd zijn op toestemming. De AVG eist namelijk dat toestemming in vrijheid moet zijn gegeven om rechtsgeldig te zijn. Gezien de afhankelijkheidsrelatie is vrije toestemming in dit geval niet mogelijk. De werkgever zal dan ook uit een ander vaatje moeten tappen en een gerechtvaardigd belang moeten hebben om te mogen screenen. Daarbij dient de werkgever een schriftelijke belangenafweging te maken tussen de belangen van de werkgever en de werknemer.
Als werkgever moet je kunnen uitleggen waarom het belangrijk is dat er een screening wordt gedaan, oftewel je moet een zakelijk belang hebben. Vaak zie je dat er wordt aangevoerd dat een werkgever erop moet kunnen vertrouwen dat zijn toekomstige werknemer integer en betrouwbaar is. Voor de ene organisatie en/of functie geldt dat wat meer dan voor de ander. Bij een medewerker op een kinderopvang ligt dat bijvoorbeeld net wat anders dan iemand die pizza’s bezorgt. Voer als werkgever alleen een internetscreening van je sollicitant uit als je hiervoor een goede reden hebt. Bijvoorbeeld als het online verzamelen van informatie over kandidaten echt noodzakelijk en relevant is voor de organisatie en uitvoering van de functie.
De internetscreening moet worden toegespitst op de eventuele risico’s van de organisatie en de betreffende functie en de werkgever mag alleen de hiervoor relevante informatie opnemen in het dossier. Sta ook stil of er minder ingrijpende middelen beschikbaar zijn, bijvoorbeeld of bepaalde informatie kan worden achterhaald door er gewoon in het sollicitatieproces naar te vragen. Uiteindelijk is het van belang dat jij als organisatie in de belangenafweging tot uitdrukking weet te brengen waarom een internetscreening écht nodig is, en niet alleen handig.
Informeren
Het informeren van sollicitanten is verplicht volgens de AVG, zodat de sollicitant weet waar hij of zij aan toe is. Je moet transparant zijn over dat je (mogelijk) gaat screenen op het moment dat iemand solliciteert. Doe dit door in de vacaturetekst aan te geven dat er (mogelijk) een internetscreening wordt uitgevoerd. Denk er ook aan om een privacyverklaring op je website op te nemen, waar de sollicitant nadere informatie kan vinden. Je dient in de vacaturetekst naar de privacyverklaring te verwijzen. In deze verklaring geef je aan waarom je persoonsgegevens verzamelt, wat de grondslag is en wat je met de resultaten doet. Ook achteraf dien je de sollicitant te informeren over de uitkomsten van de internetscreening. Maak dit dus bespreekbaar of verstuur dit per e-mail.
Verlies de AVG niet uit het oog
Mocht je een belangenafweging hebben gemaakt en op juiste wijze hebben geïnformeerd, dan ben je er nog niet. Verlies ook niet de overige vereisten van de AVG uit het oog als je gaat screenen. Dit betekent onder andere dat de gegevens die worden verzameld mogen niet voor een ander doel worden gebruikt dan waarvoor je ze hebt verzameld. Zorg daarnaast voor passende beveiligingsmaatregelen en bewaar de gegevens niet langer dan nodig. En schakel je een derde partij in die in opdracht van jou de internetscreening gaat uitvoeren? Sluit dan een verwerkersovereenkomst waarin je afspraken maakt over de omgang met persoonsgegevens.
Deze blog is geschreven in samenwerking met stagiaire Anouk van Rijn.
