Locatie Amsterdam
Jollemanshof 12
1019 GW Amsterdam
Telefoon
020 663 1941
E-mail
info@ictrecht.nl
KvK
34216164
BTW
NL8223.30.040.B01
Locatie Groningen
Leonard Springerlaan 35
9727 KB Groningen
Telefoon
050 209 34 99
E-mail
info@ictrecht.nl
KvK
68038712
BTW
NL857275835.B01
Locatie Brussel
Avenue Louise 65
1000 Brussel
Telefoon
+32 (0)2 535 77 55.
E-mail
info@legalict.com
Ondernemingsnummer
0696.909.465
BTW
BE 0696.909.465
Terug naar overzicht

De AVG & sollicitatieprocedures: waar moeten organisaties op letten?

16 januari 2019 Door

De veelbesproken Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft op veel gebieden voor veranderingen gezorgd. De sollicitatieprocedure is een van de processen waarbij een organisatie veel persoonsgegevens verwerkt. Het is dan ook van groot belang om op een zorgvuldige wijze met deze gegevens om te gaan. De vraag is welke gevolgen de AVG heeft voor sollicitatieprocedures binnen organisaties? Mogen sollicitatiebrieven en cv’s bijvoorbeeld nog wel bewaard worden?

Omgaan met dataverwerkingen op het werk

Het vinden van de juiste kandidaten is vaak een uitdaging. Gegevens van en over talenten is een gewild goed. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt dan is voor deze verwerking een juridische grondslag vereist. De Europese Artikel 29-werkgroep (inmiddels opgevolgd door de European Data Protection Board) heeft vorig jaar op 8 juni 2017 een document (Opinion 2/2017 on data processing at work) gepubliceerd, waarin zij richtsnoeren geven over hoe om te gaan met dataverwerkingen op het werk. Destijds was de AVG nog niet van kracht, maar de Werkgroep geeft aan dat zij bij het opstellen van de ‘Opinion’ rekening hebben gehouden met de AVG.

Afhankelijkheidsrelatie

Voor de werkgever is het moeilijk om toestemming te vragen aan de werknemer en de sollicitant. Er is hier namelijk sprake van een afhankelijkheidsrelatie. De Artikel 29-werkgroep geeft dit ook uitdrukkelijk aan. Gezien de onevenwichtigheid tussen de partijen, kan de werknemer alleen toestemming geven wanneer zich een uitzonderlijke omstandigheid voordoet. Daarbij is het vereist dat er geen consequenties aan de toestemmingsverklaring verbonden worden. Toestemming kan dus alleen als grondslag dienen in uitzonderlijke situaties. Wanneer de werknemer of de sollicitant niet akkoord gaat, mag dit geen gevolgen hebben.

Doel van informatie opzoeken of opvragen

Met betrekking tot de sollicitatieprocedure en het recruitmentproces noemt de Werkgroep een aantal aandachtspunten. Zij geven aan dat het vereist is dat data wordt verwerkt voor een specifiek, expliciet en legitiem doel. Hierbij wordt aangehouden dat u baangerelateerde informatie kan opvragen en opzoeken gedurende dertig dagen vanaf het moment van solliciteren. Niet enkel de informatie die u opvraagt en opzoekt is een aspect van aandacht, maar ook de vragen die gesteld worden en de informatie die hieruit wordt verkregen moeten relevant zijn voor de selectieprocedure.

Wanneer een werkgever een social media check wil uitvoeren, moet deze werkgever zich eerst altijd de vraag stellen op welke grondslag dit gerechtvaardigd is. Is de informatie echt noodzakelijk en relevant voor de uitoefening van de baan waarvoor de persoon heeft gesolliciteerd? Dat iemand persoonlijke informatie op LinkedIn zet of dat deze betreffende kandidaat op een ander online prikbord informatie publiceert, betekent nog niet dat u als bedrijf ook het recht hebt om deze informatie te downloaden en te bewaren.

Transparantie is belangrijk

Het recruitmentproces moet transparant zijn. De betreffende kandidaat moet op de hoogte worden gesteld over de wijze van gegevensverwerking. Dit kan bijvoorbeeld middels een privacyverklaring.

Bewaren van gegevens

Na het beëindigen van de sollicitatieprocedure is het gebruikelijk dat de gegevens na uiterlijk vier weken worden verwijderd (zo is het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens). De vier weken termijn is een aanbeveling. Onder bepaalde omstandigheden kan hier gemotiveerd van worden afgeweken. Van belang is dat de bewaartermijn wordt vastgesteld op basis van een gerechtvaardigde reden met daarbij een gegronde argumentatie.

Er is bijvoorbeeld een situatie mogelijk waarbij u de informatie over de kandidaat zes weken wilt bewaren. U moet in deze situatie motiveren dat u de gegevens niet langer bewaard dan nodig en er een gegronde reden is voor de afwijkende termijn. Een voorbeeld hiervan is dat u heeft gekozen voor een bewaartermijn van zes weken. Tijdens de sollicitatieprocedure heeft u meerdere geschikte kandidaten mogen spreken. Uiteindelijk heeft u een keuze gemaakt. De overige kandidaten moeten helaas worden afgewezen. Echter blijkt, tijdens de proefperiode, dat de gekozen kandidaat toch niet binnen het team past. Na verloop van de proefperiode heeft u dan nog twee weken om de overige geschikte kandidaat te benaderen.

Toestemming vragen

Het gemotiveerd afwijken van de bewaartermijn geldt echter niet wanneer u een bewaartermijn wilt vaststellen die in grote mate afwijkt van de gebruikelijke termijn van vier weken. Te denken aan een bewaartermijn van een jaar. Toch is het denkbaar dat het voor u van belang is om de informatie over een kandidaat langer te bewaren dan vier weken. Als dat het geval is, moet u toestemming van de betreffende kandidaat vragen. Toestemming vragen voor een bewaartermijn van maximaal één jaar na het beëindigen van de sollicitatieprocedure is hiervoor redelijk.

De kandidaat hoeft echter niet akkoord te gaan met de bewaartermijn waarvoor u toestemming vraagt. Daarbij mag de kandidaat, waar u toestemming van vraagt, op elk moment deze toestemming voor het bewaren van zijn of haar gegevens weer intrekken. Bij het vaststellen van de bewaartermijn moet u altijd voor ogen houden dat u de informatie niet langer bewaart dan nodig. Daarbij moet u de kandidaat op de hoogte stellen van de door u vastgestelde bewaartermijn. Dit betekent dat informatie die tijdens de sollicitatieprocedure is verzameld, moeten worden gewist zodra duidelijk is dat deze betreffende persoon niet bij u in dienst treedt.

Aandachtspunten gedurende het sollicitatieproces

Concluderend kunnen we stellen dat organisaties goed op de volgende zaken moeten letten tijdens hun zoektocht naar nieuw talent:

  • Ga na of de gegevens die worden opgevraagd relevant en noodzakelijk zijn voor de selectieprocedure.
  • Hanteer een gerechtvaardigde bewaartermijn; gebruikelijk is een termijn van vier weken. Als langer is gewenst, vraag dan toestemming aan de kandidaat om de gegevens maximaal één jaar te bewaren.
  • Zorg ervoor dat de gegevensverwerking – zowel ten aanzien van de kandidaten als binnen uw bedrijf – duidelijk en transparant is.
  • Informeer kandidaten over de reden en wijze van gegevensverzameling.
  • Wijs kandidaten op hun privacyrechten.

Iris de Groot

Juridisch adviseur - ICTRecht Groningen

Iris de Groot werkt als juridisch adviseur bij ICTRecht Groningen. In deze functie houdt zij zich bezig met verschillende juridische vraagstukken en ondersteunt zij het team in Groningen op diverse fronten.


Er zijn nog geen reacties.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Uw persoonsgegevens gebruiken wij alleen voor het plaatsen en verwerken van uw reactie. Lees de privacyverklaring voor meer informatie