Het is inmiddels welbekend dat het juridisch werkveld langzaam maar zeker aan (technologische) verandering onderhevig is. Organisaties zien steeds meer het belang van legal operations en legal tech. Een goede ontwikkeling als je het mij vraagt, zeker gezien het feit dat de focus bij juridische afdelingen vaak ligt op het beheersen van kosten en verbeteren van prestaties. Het implementeren van Business Intelligence (BI), waar ik al eens eerder een blog over heb geschreven, kan dan van grote betekenis zijn. In deze blog leg ik dan ook graag uit wat BI kan betekenen voor juridische afdelingen.
Wat is BI ook alweer?
Laten we allereerst nog even terughalen wat BI precies inhoudt. BI staat voor Business Intelligence en betreft een verzamelnaam voor allerlei processen. Al die processen dragen stuk voor stuk bij aan het in kaart brengen van alle externe en interne data die door een organisatie stromen, om al die data vervolgens te analyseren en om te zetten in bruikbare informatie. Op die manier kunnen juridische afdelingen hun werkprocessen optimaal inrichten en op data gebaseerde beslissingen nemen. Dit wordt ook wel datagedreven werken genoemd en kan niet ontbreken in het kader van legal operations. BI vormt dan ook een van de kerncompetenties van legal operations en is onmisbaar voor een efficiënt werkende (juridische) afdeling.
BI in de juridische praktijk
Je zou dus kunnen stellen dat BI en legal operations hand in hand samengaan en hoewel de juridische wereld inderdaad hiernaar aan het veranderen is, gaat deze verandering langzaam en is er bij de meeste organisaties nog veel werk aan de winkel. Als organisaties überhaupt al aandacht besteden aan legal operations, dan komt BI daar in veel gevallen nog niet bij kijken. Dat is zonde, zeker als je bedenkt dat BI juist sterk kan bijdragen aan de top prioriteiten die juridische afdelingen dezer dagen stellen.
Top prioriteiten van juridische afdelingen anno 2022 en 2023
Uit het rapport van het Thomson Reuters Institute, ‘2022 Legal Department Operations Index, Seeking stability amid uncertainty’, blijkt dat kostenbesparing een van de top prioriteiten betreft voor juridische afdelingen en naar verwachting zal dit volgend jaar ook nog zo zijn. Het besparen of in ieder geval beheersen van kosten ziet met name op de uitgaven voor externe juridische adviseurs en advocaten. Tegelijkertijd willen organisaties de juridische werkzaamheden, die alsmaar toenemen, meer laten uitvoeren door interne medewerkers. Deze prioriteiten zorgen ervoor dat juridische afdelingen in een spagaat terechtkomen en efficiëntie daarom des te noodzakelijker wordt. Zo kunnen legal operations en legal tech, met in het bijzonder focus op BI, juridische afdelingen helpen hun prioriteiten na te streven.
Gezien de prioriteiten van het gros van de juridische afdelingen is het verder opmerkelijk dat er nog amper statistieken worden bijgehouden hieromtrent. Juridische afdelingen hanteren kostenbesparing dus wel als doel en handelen daar ook naar, maar baseren dit te weinig op data uit de organisatie. Het mag duidelijk zijn dat dit leidt tot inefficiënte beslissingen en processen. Hier laten juridische afdelingen dan ook veel mogelijkheden tot kostenbesparing nog liggen, maar laat dat nu net een van de aspecten zijn waar BI goed bij kan helpen.
Hoe kan BI helpen?
Buiten het feit dat legal operations en legal tech an sich al kunnen leiden tot efficiëntere processen en daarmee ook tot minder kosten kunnen leiden, kan BI hier in het bijzonder bij van nut zijn. Door externe en interne data van een organisatie of specifiek een juridische afdeling in kaart te brengen en te analyseren, kan er met het oog op bepaalde doelen of prioriteiten gekozen worden voor de juiste beslissingen en strategieën. Op die manier kan er zo efficiënt mogelijk aan bepaalde prioriteiten gewerkt worden. Zo krijgen juridische afdelingen bijvoorbeeld beter inzicht in hetgeen waarop al dan niet bespaard kan worden.
Veel juridische afdelingen maken echter nog niet dusdanig gebruik van hun data. Wat wel door veel juridische afdelingen gemeten wordt, zijn de totale uitgaven. Hoewel dit vast en zeker een belangrijke maatstaf is, biedt het verder weinig inzichten. Als het gaat om kostenbesparing, dan is een cruciale maatstaf onder meer het meten van de voorspelde versus werkelijke uitgaven. Dit en nog veel meer waardevolle inzichten kunnen worden verkregen aan de hand van BI.
De wens van juridische afdelingen om kosten te besparen enerzijds en de toenemende werkzaamheden anderzijds maakt dat BI extra belangrijk is. Met een hoge werkdruk en minder middelen is het immers van belang dat alle beschikbare instrumenten optimaal benut worden. Zeker als kwaliteit en prestaties niet mogen afzwakken. Dit betekent dus onder meer het maximaal inzetten van alle aanwezige data in een organisatie of afdeling en het zo efficiënt mogelijk inrichten van werkprocessen. Kortom, met datagedreven werken haal je het onderste uit de kan.
Uiteraard biedt BI nog veel meer voordelen voor (juridische) afdelingen. Naast het besparen van kosten kan BI juridische afdelingen onder meer helpen betere prestaties te leveren en meer omzet te genereren, wat in veel gevallen ook wel hand in hand gaat met elkaar. Je kunt BI dan ook zien als een manier van werken, namelijk datagedreven, die op tal van vlakken efficiënt en vooruitstrevend is. Het is dan ook niet de vraag of, maar wanneer BI een verweven begrip is in de juridische wereld.
Geïnteresseerd geraakt in BI voor jouw organisatie en wil je hier graag meer over weten? Neem dan gerust contact op.
Meer weten over legal tech? Lees verder:
