Volgens experts is data het nieuwe goud! Toch gaan veel organisaties nog altijd gebukt onder hun grote hoeveelheden data. Grote data sets worden in veel gevallen nog eerder gezien als een last, dan iets waar organisaties inzichten uit kunnen halen. Dat is mijns inziens zonde, omdat grote data sets met de juiste tools kunnen worden omgezet in bruikbare informatie. Zo ontstaat er inzicht in alle lagen van de organisatie met alle voordelen van dien. Dit wordt ook wel Business Intelligence (hierna: BI) genoemd. In deze blog vertel ik je meer over wat BI is en wat het kan toevoegen aan jouw organisatie.
Wat is BI?
BI staat kort gezegd voor het verzamelen van alle data die door een organisatie stroomt, om die vervolgens om te zetten in bruikbare informatie. Het is hierbij van belang dat het gaat om een overkoepelende term, omdat BI altijd meerdere processen omvat. Deze processen dragen stuk voor stuk bij aan het inzichtelijk maken van alle externe en interne data, die vervolgens geanalyseerd kunnen worden en waar naar gehandeld kan worden. Op die manier wordt alle aanwezige data goed en optimaal benut, in plaats van dat het organisaties niet lukt grip te krijgen op hun enorme data sets. Zo kunnen organisaties met behulp van BI hun werkprocessen efficiënt(er) inrichten en met data onderbouwde beslissingen nemen. In de praktijk wordt dit ook wel datagedreven werken genoemd, wat de basis vormt voor een succesvolle organisatie.
De 5 verschillende fases van BI
Je hebt kunnen lezen dat BI uit meerdere processen bestaat. Deze processen worden doorgaans opgedeeld in vijf verschillende fases. Deze fases licht ik hieronder kort toe.
- Data sourcing: datagedreven werken begint bij het centraliseren van zowel alle externe als interne data, zodat alle betrokken personen naar dezelfde ‘Single Source of Truth’ (SSOT) kijken. Als alle data op dezelfde plek is opgeslagen, dan is het namelijk makkelijker om daar inzichten uit te genereren.
- Data engineering and analysis: als alle data op dezelfde plek te vinden is, dan kan de data gestructureerd worden. Pas als de data gestructureerd is, kunnen er analyses plaatsvinden.
- Situation awareness: vervolgens is het de bedoeling dat alle betrokken personen op basis van die analyses allerlei informatie en inzichten kunnen vergaren, die belangrijk en essentieel zijn voor het maken van bepaalde beslissingen.
- Decision-making: de inzichten die worden verkregen uit de analyses worden in deze fase gebruikt om op data gebaseerde beslissingen te nemen.
- Decision support: tot slot worden de beslissingen geëvalueerd, door bijvoorbeeld kansen en eventuele risico’s in kaart te brengen. Deze fase draagt op die manier bij aan een efficiënte en effectieve besluitvorming.
Wat voegt BI toe aan jouw organisatie?
Door BI in een organisatie toe te passen, wordt er een schat aan bruikbare informatie gecreëerd die bijdraagt aan het optimaliseren van allerlei werkprocessen en de organisatie an sich. Zo wordt het bijvoorbeeld mogelijk bestaande processen beter te begrijpen, om ze vervolgens te kunnen verbeteren. Daarnaast worden bijvoorbeeld groeimogelijkheden en knelpunten zichtbaar, op basis waarvan de juiste beslissingen kunnen worden genomen. Kortom, datagedreven werken zorgt ervoor dat je als organisatie slimmer wordt en betere beslissingen kunt nemen met het oog op de toekomst van een organisatie.
In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat de juiste informatie te allen tijde bij de juiste personen terechtkomt, waardoor er adequaat en snel gehandeld kan worden. Daarnaast kunnen er razendsnel analyses en rapporten gemaakt worden, die de basis bieden voor de beste keuzes en strategieën. Zo zorgt BI voor efficiëntie en effectiviteit wat betreft alle werkprocessen binnen een organisatie. Dit zal uiteindelijk leiden tot onder andere betere kwaliteit, kostenbesparing en meer omzet.
Welke organisaties kunnen BI toepassen?
Anders dan velen denken, biedt BI toegevoegde waarde aan allerlei organisaties. In dat kader valt te denken aan grote en kleine organisaties, maar ook aan zowel organisaties die veelal online opereren als aan organisaties die meer praktijkgericht werkzaam zijn. Het is immers ook goed mogelijk BI in te zetten voor kleine werkprocessen, hetgeen overigens ook een mogelijkheid vormt voor organisaties om laagdrempelig kennis te maken met BI.
Sterker nog, het inzetten van BI voor kleine werkprocessen wordt aangeraden bij de start van een implementatie. Door te starten met een klein project, dus met relatief weinig data en verschillende problemen, kan datagedreven werken goed integreren in een organisatie. Op die manier wordt datagedreven werken namelijk geleidelijk aan een norm voor alle betrokken personen en kost het organisaties ook niet direct bakken met geld.
Geïnteresseerd geraakt over BI voor jouw organisatie en wil je hier graag meer over weten? Stuur dan gerust Koen van Jaarsveld (k.vanjaarsveld@ictrecht.nl) een bericht.
Meer weten over legal tech? Lees verder:
