Vaak hoor ik om mij heen dat Wet Open Overheid (Woo)-verzoeken enorm veel tijd in beslag nemen en dat veel organisaties alles nog handmatig lakken en zoeken. Voor sommigen zal het afhandelen van verzoeken zelfs een fulltimebaan zijn. Nou heeft de Woo natuurlijk betrekking op de overheid, maar hetzelfde geldt eigenlijk voor de inzageverzoeken onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor organisaties. Ook daarvoor bieden eDiscovery tools dé uitkomst! Beide verzoeken kosten organisaties nou eenmaal veel werk. Reden genoeg om het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken toch?!
Wat zijn dit ook alweer voor verzoeken?
Zoals ik al zei gelden Woo-verzoeken specifiek voor bestuursorganen en kan een AVG-verzoek van betrokkenen voorkomen bij zowel de overheid als andere organisaties.
De overheid heeft sinds de inwerkingtreding van de Woo een actieve openbaarmakingsplicht, maar omdat de overheid niet alle documenten zo op internet kan zetten, kunnen burgers ook zelf een verzoek indienen om de betreffende informatie te krijgen. Dit is het Woo-verzoek.
Onder de AVG kan een inzageverzoek worden gedaan bij zowel de overheid als andere organisaties. Hierbij moet de organisatie vervolgens alle informatie die zij over de betrokkene heeft aan de betrokkene ter inzage leggen. Hierbij moeten dus wederom alle systemen worden doorgezocht om de informatie over de betreffende persoon te vinden. Daarnaast kan het voorkomen dat er documenten aanwezig zijn waar ook persoonsgegevens van anderen instaan. Die moeten dus ook weer worden weggelakt.
Waar zit het werk en hoe helpt eDiscovery?
De overheid heeft vervolgens slechts vier weken de tijd om het Woo-verzoek af te handelen. In deze tijd moet alle relevante informatie worden verzameld, moet bepaald worden welke informatie als vertrouwelijk of privacygevoelig kan worden aangemerkt. Dit moet vervolgens allemaal worden weggelakt en het liefste ook nog met de reden waarom. Veelal gebeurt dit zoeken en weglakken nog handmatig. Juist hierin zit het werk dat je met tooling kan wegnemen. Laat de tool ten eerste zelf zoeken naar alle informatie die je zoekt en vervolgens naar BSN-nummers of andere gevoelige informatie zoeken en dit zelf automatisch laten weglakken. Het enige wat je dan nog hoeft te doen is het document even door scannen om te checken of nu inderdaad alle vertrouwelijke en privacygevoelige informatie uit het document is gehaald. Ditzelfde geldt ook voor de inzage verzoeken onder de AVG. De termijn is zo toch een stuk haalbaarder en het scheelt een enorme berg aan werk!
Meer weten?
Benieuwd naar de tooling die dit mogelijk maakt of benieuwd naar de manier hoe ICTRecht Legal Tech hierbij kan ondersteunen. Maak dan een vrijblijvende afspraak met één van onze specialisten.
Meer weten over legal tech? Lees verder:
