Privacy- en cookieverklaring

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de privacywetgeving. Dit betekent dat wij: 

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en alleen de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Doeleinden van de gegevensverwerking

In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij je uit wat wij doen met informatie die wij over jou te weten komen. Door gebruik te maken van onze diensten of onze website www.ictrecht.nl te bezoeken, verkrijgen wij verschillende soorten persoonsgegevens van je. Per doeleinde wordt hieronder aangegeven welke gegevens wij van je verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Indien je vragen hebt of wilt weten wat wij precies van je bijhouden, neem dan contact met ons op via de gegevens onderaan deze privacy- en cookieverklaring.   

Het leveren van onze diensten

Als organisatie kun je gebruik maken van onze juridische dienstverlening.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam contactpersoon
• (Zakelijk) telefoonnummer
• (Zakelijk) e-mailadres
• Organisatienaam (optioneel)
• Betaalgegevens
• Factuurgegevens
• Eventuele inhoud van correspondentie

Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst die wij met je aangaan, uit te kunnen voeren en om de relaties die hieruit voortvloeien te onderhouden. Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de overeenkomst. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

ICTRecht Academy

Wij verzorgen trainingen, opleidingen en webinars via de ICTRecht Academy. Via onze website kun je je aanmelden voor deze opleidingen, trainingen en webinars.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Organisatienaam (optioneel)
• (Zakelijk) telefoonnummer
• (Zakelijk) e-mailadres
• Vestigingsadres- en plaats
• (Zakelijke) factuurgegevens
• (Zakelijke) betaalgegevens
• Functietitel en achtergrond deelnemer
• Inkoopnummer/referentie
• Opleidingsvoortgang
• Eventuele inhoud van correspondentie
• Eventuele dieetwensen

Wij hebben deze gegevens nodig om je het trainingsmateriaal en praktische informatie toe te sturen, om een bewijs van deelname af te geven, om te factureren en om de lunch op locatie te verzorgen. Wij bewaren deze informatie, totdat je de opleiding, training of het webinar hebt afgerond en de betaling is voldaan. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaartermijn van zeven jaar).

Gebruikelijk geven wij trainingen op een trainingslocatie. Voor onze trainingen, zowel de openbare trainingen als de trainingen binnen de opleidingen, maken wij daarnaast gebruik van een online leeromgeving. Daarvoor maken wij een account voor je aan in onze online leeromgeving. Dit account wordt een halfjaar in geval van een losse training, anderhalf jaar in geval van een éénjarige opleiding en één jaar in het geval van een opleiding korter dan een jaar, bewaard. Er wordt gerekend vanaf de startdatum van de opleiding, respectievelijk de trainingsdatum van een losse training. Om te waarborgen dat deelnemers aan de hele opleiding die (gedeeltelijk) niet aanwezig kunnen zijn de training wel terug kunnen kijken, nemen wij het merendeel van de trainingen binnen de eenjarige opleidingen op. Dit valt eveneens onder de uitvoering van de overeenkomst. Bij trainingen in opleidingstrajecten worden de opnames bewaard, zo lang als wij dat noodzakelijk achten. De opnames worden gepubliceerd in onze online leeromgeving, die alleen voor mededeelnemers aan de hele opleiding toegankelijk is. Als zij deelnemen aan een training die wordt opgenomen en wij leggen daarbij persoonsgegevens vast, doen wij dit op basis van ons gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om de overeenkomst met de deelnemers aan het opleidingstraject uit te voeren (zoals wij hierboven beschreven). Mocht je hier als losse deelnemer bezwaar tegen hebben, dan kun je dit aan het begin van de training of via de contactgegevens onderaan deze verklaring kenbaar maken. Bij losse trainingen die niet binnen een opleidingstraject vallen, worden geen opnames gemaakt.

IAPP

Wij zijn een officiële trainingspartner van de International Association of Privacy Professionals (IAPP). Via de IAPP kun je bepaalde internationaal erkende certificeringen behalen. Om de officiële IAPP-training (CIPP/E of CIPM) te kunnen volgen en toegang te kunnen krijgen tot het IAPP-portal met relevant trainingsmateriaal, inclusief een voucher voor het IAPP-examen (en dus om de overeenkomst met u te kunnen uitvoeren), geven wij jouw persoonsgegevens door aan de IAPP. Het gaat dan om jouw:

• Naam
• Organisatie en adres
• Contactgegevens
• Welke certificering je wenst te behalen, en welke datum je de training volgt

De IAPP is zelf verantwoordelijk voor het gebruik van jouw persoonsgegevens. Raadpleeg de privacyverklaring van de IAPP voor meer informatie hierover. Wij bewaren jouw persoonsgegevens tot de training is afgerond en één jaar daarna.

Nieuwsbrief

Via onze website kun je je aanmelden voor onze nieuwsbrief. In deze nieuwsbrief informeren wij je maandelijks per e-mail over informatie, nieuws en ontwikkelingen op het gebied van ICT en recht en houden wij je op de hoogte van producten, diensten en aanbiedingen van ICTRecht.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mailadres

Wij gebruiken deze gegevens op basis van jouw toestemming. Je kunt je op ieder moment afmelden voor de nieuwsbrief. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Op het moment dat je je afmeldt, behouden wij jouw gegevens op onze blokkeerlijst, zodat je daarna geen mailingen van ons meer ontvangt.

Anonimiseren

Wij kunnen persoonsgegevens, die wij middels het gebruik van website verkrijgen, anonimiseren. Dit betekent dat de door ons oorspronkelijk verkregen persoonsgegevens, zodanig anoniem zijn gemaakt, dat de betrokkene niet meer identificeerbaar is aan de hand van deze gegevens. De gegevens zijn daarom geen persoonsgegevens meer en er zijn hiermee dan ook geen privacyrisico’s verbonden.

Voor het anonimiseren van gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang. Door middel van deze geanonimiseerde gegevens kunnen wij namelijk statistisch onderzoek doen en onze website verbeteren.

Contact

Wij bieden verschillende mogelijkheden om contact met ons op te nemen. Dit kan telefonisch, maar ook via de mail, het contactformulier of via de chatfunctie.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• (Zakelijk) e-mailadres
• (Zakelijk) telefoonnummer
• Organisatienaam (optioneel)
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht

Wij gebruiken deze gegevens om jouw verzoek om contact met je op te nemen netjes af te handelen en om de overeenkomst hiertoe met je uit te voeren. Wij bewaren deze informatie, totdat wij denken dat je tevreden bent met onze reactie.

ICTRecht Werving en Selectie

Voor de werving en selectie van kandidaten voor opdrachtgevers is het noodzakelijk dat wij persoonsgegevens verwerken.  

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Contactgegevens
• Zakelijk profiel (LinkedIn)
• Curriculum Vitae
• Eventuele overige informatie die je aan ons verstrekt

Wij verwerken deze persoonsgegevens voor de werving, selectie en de beoordeling van potentiële kandidaten. Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van ons eigen gerechtvaardigd belang, namelijk het vervullen van de vacatures van onze opdrachtgevers. Het gaat hierbij altijd om gegevens die je zelf openbaar maakt of aan ons verstrekt. Daarnaast kan dit ook voor jou van belang zijn in het kader van interessante baanaanbiedingen. Wij delen jouw gegevens met de opdrachtgever indien wij van mening zijn dat je een geschikte kandidaat bent. Hiervoor vragen wij altijd jouw voorafgaande toestemming.

Mocht je na afloop van de sollicitatieprocedure niet in dienst treden bij een opdrachtgever, dan bewaren wij de gegevens niet langer dan zes weken na beëindiging van de procedure. Zo kunnen wij je alsnog benaderen als de eerdere kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt. Indien je toestemming heeft gegeven om jouw gegevens langer te bewaren, dan bewaren wij jouw gegevens maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.

Job alert

Op onze werkenbijwebsite kun je je aanmelden voor een job alert. Als je je hebt aangemeld ontvang je per e-mail dagelijks/wekelijks relevante vacatures van ons.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• E-mail
• Inloggegevens voor jouw account

Wij verwerken deze gegevens op basis van jouw toestemming. Je kunt je op ieder moment afmelden voor de job alert. We bewaren deze gegevens zolang je de job alert wenst te ontvangen. Jouw gegevens worden verwijderd zodra je je voor de job alert afmeldt.

Solliciteren voor een baan bij ons

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens: 

• NAW-gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Salarisindicatie
• Referenties
• Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie 

Wij gebruiken deze gegevens ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. Mocht je na afloop van de sollicitatieprocedure niet bij ons in dienst treden, dan bewaren wij de sollicitatiegegevens niet langer dan zes weken na beëindiging van de procedure. Zo kunnen wij je alsnog benaderen als de eerdere kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt. Wanneer wij je op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen wij – met jouw toestemming - jouw sollicitatiegegevens maximaal één jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier.

Een onderdeel van de procedure is een social media- en internet screening. Wij kunnen gevonden informatie gebruiken tijdens het sollicitatieproces voor verdere beoordeling. Het uitvoeren van de screening is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij zoeken hiervoor op jouw naam op Google en eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. Uiteraard zullen de bevindingen altijd met je worden besproken. Wij wijzen mensen niet af enkel op resultaten van een screening. Mocht je bezwaar hebben tegen de screening, dan kunt je dit per e-mail aangeven op het moment dat je solliciteert.

Als wij hulp nodig hebben van externe HR-consultants met betrekking tot jouw sollicitatie kan het zijn dat wij jouw gegevens naar hen doorsturen. Ook kan het zijn dat wij jouw sollicitatie doorsturen naar andere ICTRecht B.V. verbonden ondernemingen, wanneer jouw sollicitatie relevant is voor hen.

Talentpool 

Wij maken gebruik van talentpools. Een talentpool is een groep van interessante kandidaten voor toekomstige interne/externe vacatures. Wij voegen kandidaten toe aan onze talentpool na een telefonisch gesprek en alleen als je daarmee instemt. Wij hebben regelmatig (telefonisch/per e-mail) contact met de kandidaten uit onze talentpool.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• NAW-gegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Curriculum Vitae
• Salarisindicatie
• Referenties
• Je wensen en voorkeuren voor toekomstige functies
• Overige informatie die je aan ons verstrekt

Wij verwerken deze gegevens op basis van jouw toestemming en ons gerechtvaardigd belang. Wij hebben namelijk belang bij het zo spoedig mogelijk vervullen van toekomstige vacatures. Daarnaast kun je je op ieder moment afmelden voor de talentpool. We bewaren jouw gegevens gedurende de periode dat je onderdeel uitmaakt van onze talentpool.

Wanneer kunnen wij jouw persoonsgegevens delen met derden?

Wij delen jouw gegevens alleen met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• dat nodig is om de overeenkomst met je uit te voeren;
• je hier toestemming voor geeft;
• wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• Cookieleveranciers (zie graag de cookietabel hieronder)
• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Ons gehost e-commerce platform
• Online tools voor examinering en evaluatie
• Bezorgdienst
• Betaling dienstverleners (en incassobureau)
• Consultants
• Evenementenorganisaties en -locaties

Om onze diensten te kunnen verlenen, kunnen wij jouw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER).  Wij doen dit alleen als er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent bijvoorbeeld dat wij een modelovereenkomst van de Europese Commissie gebruiken of afspraken maken over de omgang met persoonsgegevens. 

Beveiliging

Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot, jouw persoonsgegevens te beperken. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot jouw persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden. Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

• logische toegangscontrole op onze laptops en systemen, gebruik makend van wachtwoorden;
• fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangschips en camerabeveiliging in ons kantoorpand;
• encryptie (versleuteling) van digitale bestanden;
• organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging;
• beveiliging van netwerkverbindingen via Transport Layer Security (TLS) technologie;
• doelgebonden toegangsbeperkingen en dataopslag binnen de EU.

Wij werken zoveel mogelijk digitaal: oude papieren gaan door de shredder en digitale documenten zijn beveiligd.

reCAPTCHA

Wij gebruiken de reCAPTCHA service van Google Inc. (Google) om onze website te beschermen tegen spam en misbruik. Om Google reCAPTCHA te laten werken, wordt het IP-adres van een websitebezoeker, de muisbewegingen en mogelijk ook andere data verzameld. Deze informatie wordt hiervoor verstuurd naar en verwerkt door Google. Door deze informatie te analyseren kan Google opmaken of wij te maken hebben met een echte websitebezoeker of een robot. Voor meer informatie verwijzen wij je door naar de privacyverklaring van Google.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, die je doorgeleiden naar de social media platforms. De buttons zijn werkzaam vanwege stukjes code die afkomstig zijn van de social medianetwerken. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:   

• Twitter/X (privacyverklaring)
• LinkedIn (privacyverklaring)
• Instagram (privacyverklaring)

Klanttevredenheidsonderzoek

Om de kwaliteit van onze dienstverlening te onderzoeken en verbeteren, doen wij klanttevredenheidsonderzoek. We kunnen klanten en/of gebruikers van de website uitnodigen om een vragenlijst in te vullen en vervolgens een gesprek aan te gaan. Daarvoor gebruiken we de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Functie en organisatie
• E-mailadres
• De input op de vragenlijst

Met jouw toestemming kunnen we ook een video-opname maken van het gesprek. Deze opname gebruiken we voor onderzoeksredenen en bewaren we maximaal 60 dagen. Mocht je jouw toestemming weer willen intrekken, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze pagina.
 

Gebruik cookies

Op onze website gebruiken wij cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de websitebezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat. Wij en derde partijen gebruiken cookies om:  

• functionaliteiten van de website mogelijk te maken (technische en functionele cookies);
• het gebruik van de website te analyseren en op basis daarvan de website gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies);
• gepersonaliseerde advertenties te kunnen laten zien (marketing cookies). 

Deze cookies verzamelen de volgende gegevens van je:

• IP-adres
• Cookie-ID
• Applicatie- en klikgedrag
• Referrer-URL

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen wij, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies. 

In deze tabel vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken.

Cookie-instellingen aanpassen

Je kunt je cookie-instellingen op deze pagina aanpassen.