Tijdens een seminar waar ik onlangs sprak over de juridische aspecten van e-mail kwam ook het e-mailverkeer met bestuursorganen aan bod. Steeds meer bestuursorganen communiceren elektronisch met burgers en ondernemers, maar over de regels daarbij bestaat vaak nog onduidelijkheid. In een aantal artikelen behandel ik de belangrijkste regels. Vorige keer: e-mailberichten naar burgers en ondernemers door bestuursorganen. Nu: het openstellen van de digitale weg door bestuursorganen.
Het bestuursorgaan moet kenbaar hebben gemaakt dat het openstaat voor elektronische berichten, zo schrijft de Algemene wet bestuursrecht voor. Als zij dat niet doet, dan is het bestuursorgaan niet verplicht elektronische berichten, zoals e-mails, te accepteren. Dat kenbaar maken kan op verschillende manieren: een simpel bericht op de website van het bestuursorgaan volstaat in principe. Het kan echter ook uitgebreider, zoals het Besluit openstelling elektronisch bestuurlijk verkeer met de Belastingdienst met gebruik van Digipoort aantoont. Daarbij stelt de staatssecretaris ook direct nadere eisen voor het elektronisch verkeer.
Die regels kunnen van belang zijn, bijvoorbeeld als het bestuursorgaan niet direct een e-mailadres voor alle mogelijke zaken wil openstellen. De gemeente Landgraaf stelt haar elektronische brievenbus open via een bericht op haar website, waarbij ze direct aangeeft waar de genoemde e-mailadressen dan exact voor open staan. Deze beperking tot specifieke onderwerpen is toegestaan, maar de wet eist wel dat bij een weigering van het in behandeling nemen van het elektronische bericht zo spoedig mogelijk de weigeringsgrond aan de afzender wordt medegedeeld. In dat bericht kan dan weer verwezen worden naar de juiste alternatieve indieningswijze van het bericht.
Er moet een belangrijke kanttekening gemaakt worden bij de keuze die bestuursorganen hebben in het al dan niet open willen stellen van de elektronische weg. Uit de rechtspraak blijkt namelijk dat er ook sprake is van een kenbaar gemaakte elektronische bereikbaarheid van het bestuursorgaan als er reeds vele malen per e-mail verzoeken ingediend zijn en daarop besloten is (ABRS 29 april 2008, AB 2008, 202). Dat een dergelijke praktijk van bereikbaarheid per e-mail voldoende kan zijn voor de kenbare bereikbaarheid bevestigde ook de Nationale ombudsman (2 april 2007, door velen aan gerefereerd als AB 2007 191 maar moet dat niet 2007 058 zijn?), die daarbij bovendien aangaf dat die bereikbaarheid enkel op te heffen is door dat expliciet te melden. Wees dus voorzichtig met het incidenteel behandelen van aanvragen per e-mail als dat niet het beleid is, want daarmee wordt de deur voor meer elektronische berichten opengezet.
De Algemene wet bestuursrecht kent overigens nogal wat waarborgen om een overbelasting van de elektronische postbus van bestuursorganen te voorkomen. Zo kent ze een zeer ruime weigeringsgrond in de "onevenredige belasting" van het bestuursorgaan. Hiermee lijkt de wetgever, vanwege de lage drempel die geldt bij met name e-mail, een drempel te hebben willen inbouwen tegen een stortvloed van elektronische berichten. De Memorie van Toelichting zegt hierover het volgende: "Een belasting is onevenredig indien de afwikkeling van een verzending langs conventionele weg voor het bestuursorgaan – in termen van tijd en geld – beduidend minder inspanning vergt."
Er leek met name een angst te bestaan voor een grote hoeveelheid bijlagen, zo blijkt ook uit de volgende enigszins grappige passage die in het huidige digitale tijdperk steeds minder toepasselijk lijkt: "Het relatieve gemak waarmee stukken langs elektronische weg kunnen worden verzonden, maakt dat moet worden voorkomen dat bestuursorganen overbelast kunnen worden door talloze stukken, die waarschijnlijk ook nog moeten worden uitgeprint. Het uitprinten van deze stukken is over het algemeen duurder dan het kopiëren ervan."
Naast de hierboven genoemde weigeringsgrond mag een elektronisch bericht ook geweigerd worden als het onvoldoende waarborgen biedt voor de betrouwbaarheid of vertrouwelijkheid, gelet op de inhoud en het doel van het bericht. Bij de inzet van een van al deze weigeringsgronden geldt ook weer dat de weigering zo snel mogelijk moet worden medegedeeld aan de afzender.
Specifieke vragen die aan dit onderwerp gerelateerd zijn behandel ik natuurlijk met plezier in een volgend artikel: stuur ze naar m.vanleeuwen@ictrecht.nl
