Woonconcept en ICTRecht: uniek driehoeksspel rondom de AVG

Privacy is een onderwerp dat bij veel organisaties continu onder de aandacht is. Voor een woningcorporatie als Woonconcept, die dagelijks omgaat met gevoelige persoonsgegevens van huurders en medewerkers, is het van belang dat privacyregels strikt worden nageleefd. Maar hoe geef je daar praktisch invulling aan zonder dat de bedrijfsvoering onnodig ingewikkeld wordt?

Richard Boonstra, bedrijfsjurist bij Woonconcept, en Mabel de Vries, Functionaris Gegevensbescherming (FG), vertellen hoe zij in samenwerking met ICTRecht een doordacht privacy beleid en de toepassing ervan, verder hebben kunnen professionaliseren.

AVG: een spannend speelveld

In 2017 kreeg Richard Boonstra, bovenop zijn functie als bedrijfsjurist, de taak om de invoering van de AVG binnen Woonconcept in goede banen te leiden. Hij merkte echter al snel dat deze complexe regelgeving veel meer aandacht vroeg dan gedacht. “Als woningcorporatie werken we met gevoelige gegevens van onze huurders, zoals financiële informatie en dossiers over huurschulden of klachten. Het was voor ons helder dat we de privacy van onze huurders moesten waarborgen, maar dat was geen klus die je even naast je reguliere werkzaamheden kon doen,” vertelt Richard.

Het privacy beleid moest verder worden aangescherpt, en het werd al snel duidelijk dat er structurele aandacht nodig was voor interne, strategische en ad hoc, privacy vraagstukken. Daarom besloot Woonconcept in 2018 een privacy team te vormen, met Richard als bedrijfsjurist, een interne privacy officer en Mabel als FG. Dat team heeft privacy- en informatiebeveiligingsprocedures in kaart gebracht en er beleid op geschreven. Met de komst van ICTRecht werd dat beleid geëvalueerd en verder geprofessionaliseerd. Mabel de Vries kende ICTRecht al van eerdere samenwerkingen en wist dat dit dé partij was om hen te ondersteunen in deze uitdaging.

Een geoliede samenwerking

De samenwerking tussen Woonconcept en ICTRecht begon in eerste instantie met een intakegesprek waarin de vraagstukken op tafel kwamen te liggen. Mabel en Richard keken met kritische ogen naar de mogelijkheden van ICTRecht. Richard: "We hadden enorm veel vragen. We wilden niet alleen weten of zij inhoudelijk sterk waren, maar ook hoe ze als mensen in elkaar zaten. Voor ons is het belangrijk dat we samenwerken met een partij die net zo goed voor haar mensen zorgt als wij dat doen voor onze huurders en voor onze medewerkers."

Deze intensieve start vormde de basis voor een hechte samenwerking. Tess Vonk van ICTRecht ondersteunde Woonconcept in eerste instantie. Zij zorgde voor een verdere professionalisering van het privacy beleid en zorgde voor de uitvoering ervan. Zij droeg uiteindelijk het stokje over aan Yamilio Amatbasoeki. “Yamilio is niet alleen onze privacy coördinator, maar zien wij als een volwaardig lid van het team. Hij zit een dag in de week hier intern en kent onze organisatie door en door,” zegt Mabel.

Dagelijkse ondersteuning en optimalisatie

Wat maakt de samenwerking tussen Woonconcept en ICTRecht zo bijzonder? Richard en Mabel benadrukken de dagelijkse ondersteuning die ze krijgen op privacy vraagstukken. “Dankzij de korte lijnen met ICTRecht krijgen we snel antwoord op alledaagse vragen en nemen we mogelijke onzekerheden bij collega’s weg,” legt Richard uit.

Nieuwe samenwerkingen, ICT-systemen of wijzigingen in processen worden meteen tegen het licht gehouden. “We blijven continu optimaliseren. Samen met ICTRecht kijken we niet alleen naar wat we moeten in het kader van de wet, maar vooral ook hoe we dat praktisch binnen onze organisatie kunnen overdragen naar de werkpraktijk,” zegt Mabel.

De kracht van ICTRecht ligt volgens Richard en Mabel in de hands-on mentaliteit. “ICTRecht blijft niet hangen in theoretische AVG-verplichtingen, maar denkt echt mee over hoe we die regels in de praktijk kunnen toepassen. ICTRecht maakt het werk voor ons makkelijker.”

Spanning tussen privacy en maatschappelijke verantwoordelijkheid

Hoewel de samenwerking soepel verloopt, wordt het team ook geconfronteerd met uitdagingen. Soms botst de maatschappelijke verantwoordelijkheid van Woonconcept met de AVG. Richard geeft een voorbeeld: “Wat doe je bijvoorbeeld als je merkt dat een woning zwaar vervuild is en dit mogelijk een gevaar oplevert voor de bewoners en hun omgeving? AVG-technisch mogen we dat misschien niet melden, maar wat als de veiligheid van bewoners en hun omgeving in het geding is?”

Dit soort ethische vraagstukken bespreekt Woonconcept samen met ICTRecht. Mabel vult aan: “De AVG is een open norm en dat vinden mensen lastig. Voor ons is het echter een kans om die ruimte te gebruiken en goede keuzes te maken en optimaal bij de bedrijfsprocessen te laten aansluiten. Met de juiste begeleiding van ICTRecht kunnen we de wet op een verantwoorde manier interpreteren en toepassen.”
Onze ervaring

Vanuit ICTRecht kijken zowel Tess als Yamilio terug op een zeer positieve samenwerking met Woonconcept. Tess, die het project eerst begeleidde, vertelt: “De samenwerking met Woonconcept voelde vanaf het begin prettig. Het team is betrokken, en ze neemt privacy serieus. Wat het voor mij zo bijzonder maakte, is hoe snel we echt in de organisatie werden opgenomen. We hebben samen niet alleen ad hoc vraagstukken opgelost, maar ook structureel privacy beleid verder doorontwikkeld en verder in de organisatie gebracht.”

Yamilio, die het stokje van Tess heeft overgenomen, sluit zich daarbij aan: “Wat ik zo waardeer aan de samenwerking met Woonconcept is de openheid. Ik word echt gezien als een gelijkwaardige collega en heb de kans gekregen om me volledig in te werken in hun processen. Eén dag per week ben ik fysiek aanwezig op kantoor, wat helpt om een hechte band op te bouwen met het team. Ik weet waar ze tegenaan lopen en kan daardoor snel schakelen als er nieuwe vraagstukken opduiken.”

Richard voegt toe: “Dankzij ICTRecht blijven wij ons privacy beleid continue verbeteren en waarborgen we niet alleen de privacy van onze huurders, maar ook die van onze medewerkers. Samen zorgen we ervoor dat we de AVG naleven zonder dat we vastlopen in bureaucratie.”

Voortdurend streven naar maximale bescherming van data

De samenwerking is voor Woonconcept een continue reis, waarin ze samen met ICTRecht blijft streven naar een optimale bescherming van persoonsgegevens en een praktische invulling van privacy in de dagelijkse praktijk.