De diepte in: hoe ICTRecht IQ-Pass naar een hoger privacyniveau tilt

De diepte in: hoe ICTRecht IQ-Pass naar een hoger privacyniveau bracht

IQ-Pass, onderdeel van Boels Rental, is dé technologische krachtpatser achter toegangscontrolesystemen voor onder andere de bouw- en eventsector. Onlangs stond dit bedrijf voor een uitdaging. Haar geavanceerde systemen, bestaande uit mobiele toegangspoorten en slagbomen, camera’s en slimme software, verwerken dagelijks een grote hoeveelheid persoonsgegevens. Dat maakt privacybescherming een absolute prioriteit. Het uitvoeren van een DPIA was om die reden een must en daarvoor zocht IQ-Pass een partner.

Uitvoering van DPIA door ICTRecht

"Privacy is essentieel voor ons," zegt Marc van den Berg, Managing Director van IQ-Pass. "Onze software GoWorkforce verwerkt persoonsgegevens van medewerkers die een terrein betreden, inclusief hun ID’s, werkvergunningen en veiligheidsbevoegdheden. We zorgen ervoor dat we aan de goede kant van de privacywetgeving zitten, zeker nu de regelgeving steeds strenger wordt."

Een DPIA was strikt noodzakelijk aldus Marc. Gelukkig wist IQ-Pass meteen waar ze terechtkon: ICTRecht. Eerder had de IT-afdeling van Boels al met succes met ICTRecht samengewerkt, dus de verbinding was snel gelegd. Tom Beumers, een ICTRecht expert op het gebied van privacy en arbeidsrecht, werd aangesteld om de DPIA uit te voeren en te helpen met de benodigde aanpassingen.

De DPIA in actie: proces en resultaten

"Een DPIA is essentieel," vertelt Marc. "Onze software verwerkt persoonsgegevens op grote schaal, en daarbij moet alles juridisch kloppen. Niet alleen voor onze eigen reputatie, maar ook omdat onze klanten, zoals bouw en industriële bedrijven en logistieke centra, afhankelijk zijn van een correcte naleving van privacyregels."

Tom begon met een grondige analyse van de systemen en processen binnen IQ-Pass. Wat hem meteen opviel, was dat IQ-Pass een sterke basis had. De GoWorkforce software was al goed opgezet en IQ-Pass is ISO 27001 en 9001 gecertificeerd. Maar regelgeving verandert constant, en daarom was een diepgaande controle noodzakelijk.

Tijdens de DPIA werden er geen grote risico's of "red flags" gevonden, maar er waren wel enkele verbeterpunten. "We hebben de processen hier en daar aangepast, vooral rondom de beveiliging van persoonsgegevens en de manier waarop we toestemmingen beheren," legt Marc uit. 

Van DPIA tot praktische implementatie

Na de DPIA zorgde ICTRecht niet alleen voor een analyse, maar hielp ook actief bij het doorvoeren van de aanbevelingen. "Het mooie aan de samenwerking met ICTRecht is dat ze niet alleen juridisch advies geeft, maar ook helpt om het echt werkbaar te maken in onze systemen," zegt Marc. "Tom heeft ons geholpen om juridische documenten, zoals verwerkersovereenkomsten, aan te passen en te zorgen dat onze software voldoet aan de actuele privacywetgeving."

Een belangrijk onderdeel van de samenwerking was de vertaling van juridische eisen naar de praktijk. "We hebben geleerd dat sommige regels anders geïnterpreteerd kunnen worden," zegt Marc. 

"We kunnen tegen onze klanten zeggen dat onze systemen volledig AVG-compliant zijn. Dat geeft vertrouwen, vooral nu de nadruk op datalekken en privacybescherming steeds groter wordt."

Verbeterde kwaliteit: meerwaarde voor klanten

De DPIA en de bijbehorende aanpassingen zorgen niet alleen voor meer zekerheid op het gebied van privacybescherming, maar versterken ook de kwaliteit van het productaanbod van IQ-Pass. "We kunnen tegen onze klanten zeggen dat onze systemen volledig AVG-compliant zijn," aldus Marc. "Dat geeft vertrouwen, vooral nu de nadruk op datalekken en privacybescherming steeds groter wordt."

Bovendien zorgt de versterkte compliance ervoor dat IQ-Pass klanten helpt om problemen met de belastingdienst en andere toezichthouders te voorkomen. "We bieden een turn-key oplossing, inclusief toegangscontrole, software en camera’s, en we moeten ervoor zorgen dat alles 100% klopt. Dankzij de samenwerking met ICTRecht kunnen we dat nu met vertrouwen zeggen."

Klaar om met vertrouwen volgende stappen te zetten

De samenwerking met ICTRecht verliep snel en efficiënt. "Tom was gemiddeld een dag per week betrokken, en in twee maanden tijd hebben we enorme stappen gezet," zegt Marc. "Hij begreep onze business en was flexibel genoeg om mee te denken in oplossingen die praktisch werkbaar zijn. De snelheid en kwaliteit waarmee ICTRecht werkte, waren voor ons echt een meerwaarde."

De actiepunten uit de DPIA zijn inmiddels grotendeels uitgevoerd. De processen en software zijn – daar waar nodig - aangescherpt en IQ-Pass ziet met vertrouwen de toekomst tegemoet. "We zijn ontzettend tevreden over hoe snel en effectief dit project is verlopen," besluit Marc.

Onze ervaring

"De samenwerking met IQ-Pass was erg prettig," vertelt Tom Beumers van ICTRecht. "Er was een duidelijke tijdsdruk, maar dankzij de open communicatie en de bereidheid van IQ-Pass om verbeteringen door te voeren, verliep het project vlot. Wat voor ons bijzonder was aan deze case, is de combinatie van privacy- en arbeidsrecht. IQ-Pass werkt veel met internationale werknemers, dus naast de DPIA hebben we ook aandacht besteed aan zaken als werkvergunningen en tewerkstellingswetgeving."

"We hebben niet alleen gekeken naar de juridische aspecten, maar ook naar de praktische implementatie van de regels in de software. Dat maakt deze samenwerking uniek: het ging verder dan alleen het juridische advies. We hebben echt samengewerkt aan een oplossing die zowel juridisch als praktisch klopt."

Dankzij de samenwerking tussen IQ-Pass en ICTRecht is de privacybescherming naar een hoger niveau getild, waardoor IQ-Pass met vertrouwen compliant kan opereren in een steeds complexer wordend juridisch landschap.