Samenwerking tussen WIL en ICTRecht: een verhaal over vertrouwen en expertise

Werk en Inkomen Lekstroom (WIL) is een samenwerkingsverband tussen vier gemeenten en hun sociale diensten. Inwoners kunnen bij WIL terecht voor onder andere tijdelijke bijstandsuitkeringen, begeleiding naar werk, hulp bij schulden en financiële ondersteuning. Klantgerichtheid en zorgvuldige omgang met gegevens staan hoog in het vaandel bij WIL. Jocko Rensen, teamleider bedrijfsvoering bij WIL, vertelt hoe de organisatie dankzij de samenwerking met ICTRecht grote stappen heeft gezet op het gebied van privacy en gegevensbescherming.

Zorgvuldig met gegevens van inwoners omgaan

Toen Jocko twee jaar geleden bij WIL begon, viel hem direct op hoeveel persoonsgegevens er binnen de organisatie worden verwerkt. “De maatschappij is voortdurend in beweging,” zegt Jocko. “Dit doet iets met mensen, zeker met de mensen waarvoor wij werken. Zij hebben er recht op dat wij zorgvuldig met hun persoonsgegevens omgaan en hen openheid van zaken te geven. Wij verwerken veel gegevens om ons werk te kunnen doen. Het is essentieel dat we persoonsgegevens verwerken op een manier die voldoet aan de AVG, zoals het niet langer beschikbaar houden van persoonsgegevens dan nodig. De verwerking van persoonsgegevens moet dus goed geregeld zijn.”

Handjes te kort

Een van de eerste dingen die Jocko opviel, was dat er weliswaar al veel inspanningen werden geleverd rondom privacy, maar dat er ook nog veel te verbeteren viel. “We hebben een meldplicht bij datalekken en moeten in dat geval direct mensen inzetten om onderzoek uit te voeren. Dat vergt niet alleen beleid, maar ook bewustwording binnen het team, maar deze resources hadden we niet voorhanden.”

Iemand aannemen had destijds de voorkeur, maar dat bleek onmogelijk. “Er zijn niet veel partijen op de markt die doen wat ICTRecht doet,” vertelt Jocko. “We hebben gekozen voor een abonnementsmodel waarbij ICTRecht ons helpt om inzichtelijk te maken wat we nu en in de toekomst nodig hebben. ICTRecht sluit aan bij de schaarste van mijn tijd en neemt ons vakkundig mee in de wereld waarin wij bewegen.”

Inzet FG en PO

ICTRecht ondersteunt WIL op diverse fronten. Zo maakt WIL gebruik van een Functionaris Gegevensbescherming en een Privacy Officer van ICTRecht. Zij helpen bij het schrijven van beleid, fungeren als vraagbaak en zorgen ervoor dat WIL voldoet aan de privacywetgeving. Jocko benadrukt dat WIL zelf niet over de capaciteit en deskundigheid beschikt om deze taken volledig zelfstandig uit te voeren. “Het gaat niet alleen om het inrichten van processen, maar ook om de bewustwording binnen het team” zegt Jocko. “ICTRecht fungeert als een vakbekwaam en breed netwerk aan specialisten dat ons meeneemt in onze dynamische omgeving en helpt bij het uitvoeren van bijvoorbeeld Data Protection Impact Assessments (DPIA). Ze kijken aan de voorkant, op basis van deskundigheid en onze input, welke risico’s we lopen.”

Wat Jocko ook aanspreekt, is dat ICTRecht ook helpende columns en blogs schrijft en het team altijd benaderbaar is om te sparren als er ad hoc zaken zijn. Een concreet voorbeeld van de toegevoegde waarde van ICTRecht is het plan van aanpak dat is opgesteld voor de communicatie bij een mogelijk datalek. Dit plan, opgesteld in samenwerking met de communicatieadviseur van WIL, zorgt ervoor dat snel en adequaat kan worden gehandeld, waardoor WIL laat zien dat privacy serieus wordt genomen.

Praktische implementaties

Medewerkers van WIL moeten gefaciliteerd worden om goed te kunnen werken. “Dat betekent dat laptops worden geleverd met schermen waarop anderen niet kunnen meekijken” legt Jocko uit. “Doe je dit niet, dan kan men bijvoorbeeld in de trein niet werken. ICTRecht zorgt er ook voor dat deze kleine dingen een groot verschil maken.” Bij een recente DPIA wilde Jocko zeker weten dat alles goed was voorbereid op praktijksituaties. “Fijn dat je mensen hebt die weten hoe dat werkt, zoals Helmich Post (Legal Counsel bij ICTRecht en in die hoedanigheid Privacy Officer bij WIL.)”

Onze ervaring

Sven Schaghen (Legal Counsel bij ICTRecht en in die hoedanigheid Functionaris Gegevensbescherming bij WIL) deelt zijn ervaring: “Wat deze samenwerking bijzonder maakt, is dat WIL een gemeenschappelijke regeling betreft, wat een eigen complexiteit met zich meebrengt. WIL is als organisatie veelal zelf verwerkingsverantwoordelijke, maar is voor veel aspecten van haar taken ook afhankelijk van de deelnemende gemeenten. Dat maakt haar positie bijzonder en uitdagend. We hebben te maken met gevoelige, vaak financiële gegevens, waardoor de toepassing van privacyrecht hier enorm belangrijk is. De samenwerking is erg positief en constructief. Wij zorgen ervoor dat alle juridische aspecten goed geregeld zijn, zodat WIL zich volledig kan concentreren op haar kerntaken.”

Helmich Post voegt toe: “Het is essentieel om een balans te vinden tussen juridische vereisten en praktische uitvoerbaarheid. Ons doel is om ervoor te zorgen dat WIL voldoet en blijft voldoen aan de geldende wet- en regelgeving op het gebied van privacy en tegelijkertijd efficiënt haar taken adequaat kan uitvoeren.”