Factsheet: Privacy op de werkvloer

Welke persoonsgegevens verwerkt een werkgever?

Een werkgever verwerkt veel persoonsgegevens van werknemers. Denk bijvoorbeeld aan NAW-gegevens, contactgegevens, maar ook salarisgegevens en informatie over verlof en verzuim. Deze gegevens heeft een werkgever nodig in het kader van de arbeidsovereenkomst.

Er zijn ook situaties waarin de werkgever persoonsgegevens verwerkt omdat de werkgever werknemers in de gaten houdt. Denk aan:

Camerabeelden van videobewaking op kantoor of in een magazijn
Informatie van software die het gebruik van internet- en e-mailverkeer bijhoudt en analyseert
Tracking- of locatiegegevens van bedrijfsauto’s of apparatuur
Opnames van telefoongesprekken
Op afstand beheren van mobiele apparatuur, zoals laptops en telefoons

In welke gevallen mag een werkgever persoonsgegevens verwerken?

Een werkgever mag persoonsgegevens verwerken van werknemers als daar een wettelijke grondslag voor is. In de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn zes grondslagen opgenomen:

Toestemming
Uitvoering van de overeenkomst met de betrokkene
Voldoen aan een wettelijke plicht
Vitale belangen
Vervulling van een taak van algemeen belang of in uitoefening van openbaar gezag
Gerechtvaardigd belang

In een werkgever-werknemer relatie kan de grondslag toestemming vrijwel nooit gebruikt worden. Dat komt doordat toestemming onder andere vrij moet zijn gegeven, en door de gezagsrelatie tussen een werkgever en werknemer is dat niet mogelijk.

Een werkgever verwerkt diverse persoonsgegevens op basis van uitvoering van de arbeidsovereenkomst, maar dit geldt bijvoorbeeld niet wanneer een werkgever gebruik maakt van camera’s of gps-tracking in bedrijfsauto’s plaatst. In de meeste situaties geldt de grondslag gerechtvaardigd belang. Voor het toepassen van deze grondslag is een zorgvuldige belangenafweging nodig, waarbij de noodzaak en proportionaliteit van de verwerking moeten kunnen worden aangetoond. Wanneer een werkgever hier niet aan voldoet, kunnen boetes en aansprakelijkheid het gevolg zijn.

Lees meerLees minder

Wat is een DPIA?

Persoonsgegevens van werknemers zijn nodig voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. Dat betekent niet dat elke verwerking zomaar is toegestaan. Wanneer de verwerking waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor de privacy van de werknemer, is eerst een Data Protection Impact Assessment (DPIA) nodig. Denk bijvoorbeeld aan het monitoren van de apparatuur van de werknemer, maar ook het plaatsen van camera’s in of om de bedrijfsruimte, of het overstappen naar een nieuw HR-systeem.

Aan de hand van een DPIA maakt de werkgever een afweging tussen zijn eigen legitieme belangen en de inbreuk op de privacy van de werknemers. De specifieke technologie die wordt gebruikt moet noodzakelijk zijn, in verhouding staan tot het na te streven doel en geïmplementeerd zijn op een manier die zo min mogelijk inbreuk maakt op de privacy van werknemers.

Welke verwerkingen zijn (bijna) nooit toegestaan?

Een aantal verwerkingen moet, ondanks dat er een DPIA is uitgevoerd, altijd worden vermeden. Hier weegt de privacy van de werknemer altijd zwaarder:

Monitoring in gevoelige ruimten, zoals sanitaire of religieuze ruimten
Geautomatiseerde beslissingen over bijvoorbeeld prestaties

Welke verplichtingen heeft een werkgever om privacy op de werkvloer te waarborgen?

Bij het verwerken van persoonsgegevens moet de werkgever ervoor zorgen dat privacy zo veel mogelijk wordt gewaarborgd. De werkgever heeft daarom een aantal verplichtingen:

Gegevens moeten adequaat, relevant en niet te vergaand voor het legitieme doel zijn.
Ondernemingsraad inschakelen daar waar nodig.
Persoonsgegevens moeten worden verwijderd en niet langer bewaard dan nodig.
Persoonsgegevens moeten worden beveiligd door passende technische en organisatorische maatregelen te treffen.

Interne privacyverklaring

Een werkgever is verplicht om werknemers te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens. Het informeren gebeurt via de interne privacyverklaring. In dat document legt de werkgever onder andere uit welke persoonsgegevens van werknemers worden verwerkt, waarom dat gebeurt en hoelang de gegevens bewaard blijven. Ook is in de interne privacyverklaring uitgelegd naar welke derde partijen (bijvoorbeeld het salarisadministratiekantoor, UWV en de arbodienst) persoonsgegevens worden doorgestuurd. Verder hebben werknemers bepaalde rechten. Denk aan het recht op inzage en recht op verwijdering. Over de rechten dient een werkgever ook te informeren.

Meer informatie ontvangen?

Laat een bericht achter via het formulier. Een van onze juridisch adviseurs neemt dan contact met je op.

Wanneer je een aanvraag bij ons doet, volgt altijd eerst een vrijblijvend kennismakingsgesprek: telefonisch, bij ons op kantoor of bij jou op locatie.

Privacy op de werkvloer