Factsheet: Digitaliseren en elektronische handtekening

De elektronische handtekening

Niet langer hoeven documenten eerst geprint, dan ondertekend, gescand en gepost te worden. Toch zijn bedrijven terughoudend met het overstappen op een elektronisch proces. Dit komt met name door de onzekerheid of de overeenkomst wel rechtsgeldig elektronisch gesloten kan worden en of daarmee overtuigend bewijs kan worden geleverd.

Bijna alle overeenkomsten kunnen elektronisch

Het uitgangspunt in het contractenrecht is vormvrijheid. Een overeenkomst kan zowel schriftelijk, mondeling als dus ook elektronisch tot stand komen, zolang er maar sprake is van aanbod en aanvaarding. Voor sommige overeenkomsten eist de wet echter dat deze op schrift moet. Denk aan het kopen van een huis of overdragen van auteursrechten. Maar ook als er een schriftelijkheidsvereiste geldt, kan de overeenkomst meestal elektronisch gesloten worden. De wet vereist dat dan wel aan de volgende voorwaarden voldaan moet zijn:

overeenkomst moet raadpleegbaar zijn voor partijen;
authenticiteit moet in voldoende mate gewaarborgd zijn;
moment van totstandkoming (aanvaarding aanbod) moet vastliggen;
identiteit van partijen kan met voldoende zekerheid worden vastgesteld;

Indien ondertekening een wettelijke eis is: een betrouwbare elektronische handtekening.

Het is wel erg belangrijk om goed te (laten) onderzoeken of er voor een bepaalde overeenkomst specifieke wettelijke bepalingen gelden.

Welke elektronische handtekening is voor u geschikt?

Gewone elektronische handtekening

De gewone elektronische handtekening is de eenvoudigste variant. Denk hierbij aan een gescande handtekening op papier, die bijvoorbeeld onder een e-mail geplakt kan worden als afbeelding. Deze variant wordt meestal niet aangeraden omdat hij eenvoudig te vervalsen is. Maar als de betrouwbaarheid voldoende vaststaat (bijvoorbeeld bij e-mail binnen een bedrijf), dan is zo’n handtekening rechtsgeldig.

Geavanceerde elektronische handtekening

De geavanceerde elektronische handtekening maakt gebruik van wiskundige technieken om een unieke code aan een bericht te koppelen. Deze code wordt afgeleid uit het bericht zelf en uit de identiteit van de afzender. Daarmee is de code niet te gebruiken bij een vervalst bericht, zodat zo’n geavanceerde elektronische handtekening al snel als betrouwbaar en dus rechtsgeldig wordt gezien. Deze vorm wordt ook wel aangeduid als de “digitale handtekening”.

Gekwalificeerde elektronische handtekening

De gekwalificeerde elektronische handtekening is de zwaarste variant. Hierbij wordt een geavanceerde elektronische handtekening gecontroleerd met behulp van een certificaat dat door een erkende certificatiedienstverlener wordt uitgegeven. Erkenning en inschrijving van zulke dienstverleners gebeurt door het Agentschap Telecom.

Lees meerLees minder

Rechtsgeldigheid

Europese wetgeving (eIDAS) bepaalt dat het rechtsgevolg van de gekwalificeerde elektronische handtekening gelijk is aan dat van een handgeschreven handtekening. In Nederland hebben de gewone en de geavanceerde elektronische handtekening ook dezelfde rechtsgevolgen als de handgeschreven handtekening mits de gebruikte methode voor ondertekening voldoende betrouwbaar is. Daar is niet één specifiek criterium voor, maar hoe groter het (bewijs)belang van de overeenkomst, hoe zwaarder het betrouwbaarheidsniveau moet zijn.

In Nederland is een ondertekend stuk dat dient als bewijs een “akte” en levert dwingend bewijs op tussen partijen. Dit kan ook gelden voor de elektronische akte. Dwingend bewijs betekent dat een rechter dan gehouden zal zijn uit te gaan van de juistheid van de inhoud van de akte, tenzij de tegenpartij slaagt in het leveren van tegenbewijs.

Digitaliseringstraject en advies elektronische handtekening

ICTRecht adviseert veel organisaties die overstappen op elektronische processen en elektronisch ondertekenen. Bij een dergelijk digitaliseringstraject inventariseren wij eerst alle relevante processen en overeenkomsten binnen een organisatie. In het advies zullen wij per document of proces aangeven of deze handelingen elektronisch plaats kunnen vinden, wat de eventuele juridische voorwaarden zijn (welk type elektronische handtekening is vereist) en hoe dit ingericht kan worden.

Uiteraard kan ICTRecht ook adviseren of een bepaald type overeenkomst digitaal gesloten kan worden en welke handtekening hiervoor gebruikt dient te worden. Of beoordelen of een bepaald proces of systeem voor elektronisch contracteren geldig is en op de juiste manier is ingericht. Adviezen worden altijd zoveel mogelijk praktisch ingestoken en waar mogelijk met tips om het proces gebruiksvriendelijk(er) in te richten.

Meer informatie ontvangen?

Bel ons voor meer informatie op telefoonnummer: 020 663 1941 (voor ICTRecht Groningen: 050 209 3499). Een bericht achterlaten via het formulier kan ook: een van onze juridisch adviseurs neemt dan contact met u op.

Wanneer u een aanvraag bij ons doet, volgt altijd eerst een vrijblijvend kennismakingsgesprek: telefonisch, bij ons op kantoor of bij u op locatie.

Digitaliseren en elektronische handtekening