ICTRecht B.V.

  • Jollemanhof 12
  • 1019 GW Amsterdam
Telefoon
Vestiging Amsterdam: 020 663 1941 / Vestiging Groningen: 050 209 3499
E-mail
info@ictrecht.nl
KvK
34216164
btw
NL8223.30.040.B01

Juridisch advies / Arbeidsrecht: monitoren en blokkeren van internetgebruik werknemers

U mag niet zomaar bijhouden wat werknemers op het internet doen. Ook niet wanneer het gaat om privégebruik van internet, e-mail of telefoon onder werktijd.

Onder de nieuwe privacywet de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden bepaalde zaken i.v.m. privacy strenger. Lees daarom ook onze factsheet privacy en monitoring op de werkvloer onder de AVG.

Op de werkvloer geldt het recht op privacy namelijk ook. De regels over wat wel en niet mag en in welke gevallen u overgaat tot controle dient u in een reglement vast te leggen.

Recht op privacy

De werknemer krijgt in principe toegang tot het internet omdat dit nodig is voor het werk. De grenzen tussen privé en zakelijk vervagen echter steeds meer. Uit de rechtspraak volgt dat het de werknemer is toegestaan privécontacten te onderhouden onder werktijd. Dit hangt samen met het recht op privacy van de werknemer. U mag als werkgever het privégebruik van internet dan ook niet verbieden.

Wettelijke vereisten

Het monitoren van wat werknemers doen op hun PC of via de bedrijfsinternetverbinding is een verwerking van persoonsgegevens. Dit is slechts toegestaan wanneer de werknemer hiervan voorafgaand op de hoogte is én wanneer hij hiervoor toestemming heeft verleend, aldus de Wet bescherming persoonsgegevens.

Let op! Het monitoren van de werknemer zonder dat hij daarvan op de hoogte is – de heimelijke controle – is in principe nóóit toegestaan. Er zijn slechts enkele uitzonderlijke gevallen bekend waar de rechter dit gedoogd. De noodzaak om te monitoren lag in die gevallen zo hoog dat het privacyrecht van de werknemer daarvoor mocht wijken. Zo was het de FIOD toegestaan om een werknemer heimelijk te controleren nadat er meerdere malen was getipt dat hij onder werktijd vrouwen seksueel intimideerde via een chatbox en webcam.

Een ander vereiste is dat monitoren enkel is toegestaan met een legitiem doel. Ook hier dient u de werknemer voorafgaand over te informeren. Veel voorkomende legitieme doelen zijn:

  • Kosten: internetverkeer kost geld, en voor bedrijven bestaan vaak geen contracten met “onbeperkt internetten voor een vast bedrag”. Privégebruik van internet kan dus op de kosten jagen. Een ander kostenaspect is onderhoud: het gebruik van zelf geïnstalleerde software kan een bedrijfscomputer instabiel maken.
  • Beveiliging: een werknemer kan virussen of spyware downloaden, die gevoelige bedrijfsgegevens in gevaar kunnen brengen. Via filesharing-software kan hij per ongeluk een map met bedrijfsgegevens delen met de hele wereld.
  • Voorkomen van negatieve publiciteit: vanwege het gigantische bereik dat sociale media heeft kan één tweet of post de goede reputatie van uw onderneming besmeuren. Ook kan een werknemer schade berokkenen door bijvoorbeeld vanaf het bedrijfsnetwerk illegaal muziek of films te verspreiden, of door het downloaden en installeren van software die niet bedrijfsmatig gebruikt mag worden.
  • Controle op naleving van het internetreglement: indien u een gering vermoeden heeft dat een (bepaalde groep) werknemer(s) zich niet aan de gedragsregels uit het internetreglement houdt.
  • Arbeidsconflicten:het bekijken en zeker het binnen het bedrijf rondsturen van pornografie of racistische teksten- of beeldmateriaal kan de sfeer op de werkvloer negatief beïnvloeden. En als iemand de hele dag alleen op internet zit te surfen en zijn werk niet doet, kan dat kwaad bloed zetten bij collega’s.

Internetreglement

De werknemer dient voorafgaand aan de controle ervan op de hoogte te zijn dat hij om een bepaald legitiem doen gecontroleerd zou kunnen worden. Dit kunt u realiseren door een ICT- en internetreglement of een Gedragscode Sociale Media (een gedragsreglement speciaal toegespitst op socialemedia) in te voeren. Een dergelijk reglement is dus vereist wanneer u wilt nagaan wat er gebeurt met bedrijfscomputers- of internetverbinding. In het reglement moet zijn vastgelegd welke gegevens er worden bijgehouden, met welk doel en wat er met de gegevens gebeurt. Zo zou uit het reglement bijvoorbeeld moeten blijken wanneer een werknemer individueel gevolgd kan worden of wanneer de manager toegang tot een mailbox kan krijgen. Indien uw bedrijf een ondernemingsraad heeft, dient deze in te stemmen met de inhoud van het reglement.

Proportioneel

Tot slot dient u het monitoren zo veel mogelijk te beperken. Monitor enkel wat strikt noodzakelijk is. In de praktijk betekent dit dat monitoren en loggen van internet- of computergebruik zo veel mogelijk anoniem moet gebeuren. Pas als daarna wangedrag boven tafel komt, is het toegestaan uit te zoeken wie daar voor verantwoordelijk is. Daarbij dient u op te passen dat andere werknemers niet onnodig ook gemonitord worden. Zo mocht een vervoersbedrijf van de rechter niet zomaar al haar medewerkers heimelijk filmen omdat er klachten waren van klanten over enkele chauffeurs.

Blokkeren

Een alternatief voor controleren is blokkeren. Zo kan het installeren van software door werknemers technisch onmogelijk gemaakt worden. Voor het werk niet relevante sites kunnen op een zwarte lijst worden gezet zodat werknemers daar niet bij kunnen. Ook kan men het installeren van ongewenste software bemoeilijken. Dat is in principe toegestaan, omdat dit de privacy van werknemers niet raakt. Het kan natuurlijk wél kwaad bloed zetten: mensen willen even hun privémail bij Gmail controleren of posten dat het wat later wordt, en dat mag dan niet. Het al te streng blokkeren van websites of diensten lijkt mij dan ook niet echt raadzaam. Bovendien beschikken de meeste werknemers over een smartphone, waardoor een blokkade gemakkelijk kan worden omzeild.

Ontslag wegens internetten?

Uit de rechtspraak blijkt dat de rechter vooral kijkt naar de schade die de werknemer aanrichtte en in hoeverre het invloed had op het werk. De hele dag gigabytes porno downloaden is duidelijk niet de bedoeling. Collega’s daarmee lastigvallen al helemaal niet. Ontslag op staande voet daarvoor is een gepaste remedie, zo vindt de arbeidsrechter. Maar op een rustig moment je privémail controleren of om half vijf op Buienradar kijken of je droog thuiskomt met de fiets doet niemand kwaad en kan en mag dus geen probleem zijn. En daar zit dan ook meteen de algemene regel: zolang de werknemer geen kwaad doet met zijn computer- of internetgebruik, is er geen reden voor de werkgever om in te grijpen of te monitoren. Geef werknemers de ruimte – maar zorg wel dat u kúnt ingrijpen als er problemen ontstaan.

> Meer adviezen over ICT & arbeidsrecht

ARBEIDSRECHTELIJKE DOCUMENTEN NODIG?

Bent u op zoek naar arbeidsvoorwaarden, inhuurovereenkomsten, reglementen cameratoezicht, BYOD of internet, geheimhoudingovereenkomsten of auteursrecht afdracht documenten?

> U maakt vanaf € 45,00 ex. btw eenvoudig uw document op JuriDox

Dienst aanvraag

Meer weten? Laat een van onze juridische experts contact met u opnemen via het onderstaande formulier.

Soortgelijke onderwerpen

  • contracticoon

    Privacyverklaring

    U bent wettelijk verplicht uw klanten en bezoekers duidelijk te informeren over welke privacygevoelige gegevens u verzamelt en met welk doel. Informeren gebeurt meestal via een privacyverklaring.

  • wolkje

    Stichting continuïteit internetdiensten

    Wilt u uw klanten continuïteit bieden of stellen uw klanten vragen als “maar wat als mijn clouddienstverlener failliet gaat”? De Stichting continuïteit internetdiensten is speciaal opgericht om u hierbij te helpen.