ICTRecht B.V.

  • Jollemanhof 12
  • 1019 GW Amsterdam
Telefoon
020 663 1941
E-mail
info@ictrecht.nl
KvK
34216164
btw
NL8223.30.040.B01

Factsheets / Social Media

Social media op de werkvloer: hoe leidt u dat in goede banen?

Social media op de werkvloer zijn niet meer weg te denken. Er wordt veelvuldig gebruikgemaakt van LinkedIn, Twitter en Facebook. Dit kan positief bijdragen aan uw onderneming, denk aan het opbouwen van naamsbekendheid of het werven van nieuwe werknemers. Anderzijds kan een negatieve post op Facebook de goede naam van uw  onderneming  besmeuren.  In  deze  factsheet  leest  u  hoe  u  als werkgever het social mediagebruik van uw werknemers in goede banen kunt leiden.

Download de factsheet ‘Hoe om te gaan met social media op het werk’

Met de generatoren van ICTRecht op JuriDox.nl maakt u voor €45,00 eenvoudig en snel een BYOD-reglement of ICT- en internetreglement.

Het bereik van social media

Social media zijn zeer toegankelijk: het is gratis en voor iedereen beschikbaar. Door de hoge mate van openbaarheid, iedereen kan meelezen, is het bereik van social media gigantisch. Bovendien zijn er zoekmachines en websites die gegevens kopiëren en opnieuw publiceren, waardoor een post of tweet voor altijd kan worden terug gevonden. Het bereik dat social media hebben kan zeer nadelige gevolgen hebben voor uw onderneming, bijvoorbeeld wanneer de berichtgeving over uw onderneming negatief is of, erger nog, wanneer bedrijfsgeheimen uitlekken. Reputatieschade is in dat geval vaak blijvend.

De social media code

Het verbieden van social media op de werkvloer is vanwege de digitalisering van de werkplek en het massale gebruik van smartphones niet realistisch. Bovendien komt een verbod in het gedrang met het recht op privacy en de vrijheid van meningsuiting van de werknemer. Deze grondrechtelijke principes gelden ook met betrekking tot het werk en voorzien de werknemer van een redelijk niveau van privacy. Dit geldt ook voor het gebruik van internet. Wél kunt u het gebruik van social media gedurende de arbeidsrelatie reguleren door een social mediacode in te voeren. Uit die code komt naar voren op welke manier de onderneming verwacht dat werknemers  omgaan met social media gedurende de arbeidsrelatie. In de social mediacode kunt u bijvoorbeeld opnemen dat werknemers geen negatieve uitlatingen over de onderneming mogen doen. Of dat wanneer een medewerker iets post deze informatie feitelijk juist dient te zijn.

Vereisten aan de social media code

De inhoud van een social media code dient aan bepaalde regels te voldoen. Het uitgangspunt is dat de voorschriften die u oplegt binnen uw instructiebevoegdheid vallen. Dit betekent dat u als werkgever eenzijdig regels mag invoeren, voor zover het gebruik van social media van invloed is op het werk. Zo kunt u uw werknemer niet verbieden om op Twitter zijn favoriete voetbalclub te supporten, tenzij uw onderneming de concurrerende club is. Wanneer u regels wilt opstellen die verder gaan dan uw instructiebevoegdheid, dient u deze in de arbeidsovereenkomst  op  te  nemen.  Verder  is  bij  grotere  ondernemingen  instemming van de ondernemingsraad vereist.

Het social mediagebruik van de werknemer monitoren: mag dat?

Het monitoren van het social mediagebruik van de werknemer is niet zonder meer geoorloofd. Ook mag u niet zomaar een privéconversatie op Facebook controleren, ook niet wanneer de conversatie onder werktijd heeft plaatsgevonden. Dit levert namelijk, evenals een verbod op social media, strijd op met het recht op privacy en de vrijheid van meningsuiting van  de  werknemer.  Het  uitvoeren  van controle  is  wel  toegestaan  wanneer  u hier  een  gerechtvaardigd  belang  bij heeft.

Hiervan is in ieder geval sprake in geval van misstanden of schending van de social media code, bijvoorbeeld wanneer uw werknemer een collega discrimineert op Twitter, of wanneer de werknemer  zich  negatief  uitlaat  over  uw onderneming op Facebook. In de online wereld  gelden  namelijk  dezelfde  gedragsregels  als  offline:  wat  offline  niet netjes is, is dat online ook niet.

Een tweede vereiste is dat de doeleinden van de controle duidelijk vooraf vastgesteld moeten zijn. Het beschermen van bedrijfsgeheimen  of het tegengaan van discriminatie zijn hier voorbeelden van. Bovendien moet uw werknemer voorafgaand aan de controle hiervan op de hoogte worden gesteld Tenslotte dient de controle zo beperkt mogelijk uitgevoerd te worden, zodat deze in redelijke verhouding staat tot het doel.

Einde dienstverband: wat nu?

De social mediacode is geldig gedurende het dienstverband van de werknemer. Maar wat gebeurt er na de beëindiging van het dienstverband? Werknemers bouwen bijvoorbeeld contacten op via LinkedIn. Mag de werknemer deze contacten benaderen wanneer hij niet meer bij u werkt? U kunt dit regelen in een schriftelijk relatiebeding. Deze dient in de arbeidsovereenkomst te worden opgenomen. Met een relatiebeding kunt u voorkomen dat de werknemer zakenrelaties benadert met het oog op acquisitie of overname van dienstverlening. Let erop dat een relatiebeding ongeldig is wanneer dit de werknemer te eenzijdig belemmert.

Wetgeving  waar  u  rekening  mee dient te houden

Het monitoren of controleren van het gebruik van social media valt onder de Wet bescherming persoonsgegevens.  Persoonsgegevens  zijn  herleid baar tot een individu. Denk aan naam- en adresgegevens  of  aan  een  pasfoto.  Er  is  sprake  van verwerking van persoonsgegevens wanneer er een handeling met de gegevens plaatsvindt. Wanneer persoonsgegevens bijvoorbeeld worden verzameld, geordend of bewaard is er sprake van verwerking.

Praktische tips:

  • Een goede social media code is helder en leesbaar.  Een  concreet  lijstje  met  do’s  and  dont’s werkt beter dan vage definities.
  • Maak het beleid toegankelijk: plaats de code op intranet of neem deze op in het Personeelshand boek.
  • Evalueer de regels uit de code periodiek: social media zijn in ontwikkeling.
  • Raadpleeg de vuistregels van het College Bescherming  Persoonsgegevens  (CBP)  over  het internetgebruik van de werknemer. Het CBP is de instantie die toeziet op het zorgvuldig gebruik van persoonsgegevens.

Andere factsheets

  • Kansspelen

    Een pokersite, centenveiling, prijsvraag of promotioneel kansspel: ze zijn leuk, maar juridisch riskant. Het is in Nederland verboden om zonder vergunning een kansspel aan te bieden waarbij geld of prijzen te winnen zijn. Aangezien de Kansspelautoriteit actief aan het controleren is op illegaal aanbod van (online) kansspelen, is het van belang om aan de regels te voldoen. Lees in deze factsheet hoe u dit kunt doen.

  • Continuïteit in de cloud

    Clouddiensten zijn tegenwoordig niet meer weg te denken uit de online wereld. Van een simpele e-maildienst tot volledige facturatie- of accountantprogramma’s, ondernemingen maken gebruik van allerlei clouddiensten. Hiermee ontstaat een grote afhankelijkheid en dat brengt risico’s met zich mee. Steeds vaker zal de vraag gesteld worden ‘Wat als mijn clouddienstverlener failliet gaat?’ of ‘Hoe kan ik er voor zorgen dat de dienst gecontinueerd wordt?’.