Locatie Amsterdam
Jollemanshof 12
1019 GW Amsterdam
Telefoon
020 663 1941
E-mail
info@ictrecht.nl
KvK
34216164
BTW
NL8223.30.040.B01
Locatie Groningen
Leonard Springerlaan 35
9727 KB Groningen
Telefoon
050 209 34 99
E-mail
info@ictrecht.nl
KvK
68038712
BTW
NL857275835.B01
Locatie Brussel
Avenue Louise 65
1000 Brussel
Telefoon
+32 (0)2 535 77 55.
E-mail
info@legalict.com
Ondernemingsnummer
0696.909.465
BTW
BE 0696.909.465

Factsheets / Digitaliseren en elektronische handtekening

Tegenwoordig stappen steeds meer organisaties over op elektronische processen en elektronisch contracteren. Elektronische processen zijn snel en eenvoudig waardoor overeenkomsten direct gesloten kunnen worden. Denk aan het sluiten van een verkoop of het in dienst nemen van een werknemer.

Niet langer hoeven documenten eerst geprint, dan ondertekend, gescand en gepost te worden. Toch zijn bedrijven terughoudend met het overstappen op een elektronisch proces. Dit komt met name door de onzekerheid of de overeenkomst wel rechtsgeldig elektronisch gesloten kan worden en of daarmee overtuigend bewijs kan worden geleverd.

> DOWNLOAD FACTSHEET DIGITALISEREN EN ELEKTRONISCHE HANDTEKENING

1 | BIJNA ALLE OVEREENKOMSTEN KUNNEN ELEKTRONISCH

Het uitgangspunt in het contractenrecht is vormvrijheid. Een overeenkomst kan zowel schriftelijk, mondeling als dus ook elektronisch tot stand komen, zolang er maar sprake is van aanbod en aanvaarding. Voor sommige overeenkomsten eist de wet echter dat deze op schrift moet. Denk aan het kopen van een huis of overdragen van auteursrechten. Maar ook als er een schriftelijkheidsvereiste geldt, kan de overeenkomst meestal elektronisch gesloten worden. De wet vereist dat dan wel aan de volgende voorwaarden voldaan moet zijn:

  • overeenkomst moet raadpleegbaar  zijn voor partijen;
  • authenticiteit  moet in voldoende mate gewaarborgd zijn;
  • moment van totstandkoming (aanvaarding aanbod) moet vastliggen;
  • identiteit  van partijen kan met voldoende zekerheid worden vastgesteld;

+ indien ondertekening een wettelijke eis is: een betrouwbare elektronische handtekening.

Het is wel erg belangrijk om goed te (laten) onderzoeken of er voor een bepaalde overeenkomst specifieke wettelijke bepalingen gelden.

2 | WELKE ELEKTRONISCHE HANDTEKENING?

Gewone elektronische
handtekening
Geavanceerde elektronische
handtekening
Gekwalificeerde elektronische handtekening
De gewone elektronische handtekening is de eenvoudigste variant. Denk hierbij aan een gescande handtekening op papier, die bijvoorbeeld onder een e-mail geplakt kan worden als afbeelding. Deze variant wordt meestal niet aangeraden omdat hij eenvoudig te vervalsen is. Maar als de betrouwbaarheid
voldoende vaststaat (bijvoorbeeld bij e-mail binnen een bedrijf), dan is zo’n handtekening rechtsgeldig.
De geavanceerde elektronische handtekening maakt gebruik van wiskundige technieken om een unieke code aan een bericht te koppelen. Deze code wordt afgeleid uit het bericht zelf en uit de identiteit van de afzender. Daarmee is de code niet te gebruiken bij een vervalst bericht, zodat zo’n geavanceerde elektronische handtekening al snel als betrouwbaar en dus rechtsgeldig wordt gezien. Deze vorm wordt ook wel aangeduid als de “digitale handtekening”. De gekwalificeerde elektronische handtekening is de zwaarste variant. Hierbij wordt een geavanceerde elektronische handtekening gecontroleerd met behulp van een certificaat dat door een erkende certificatiedienstverlener wordt uitgegeven. Erkenning en inschrijving van zulke dienstverleners gebeurt door het Agentschap Telecom.

3 | RECHTSGELDIGHEID

Europese wetgeving (eIDAS) bepaalt dat het rechtsgevolg van de gekwalificeerde elektronische handtekening gelijk is aan dat van een handgeschreven handtekening. In Nederland hebben de gewone en de geavanceerde elektronische handtekening ook dezelfde rechtsgevolgen als de handgeschreven handtekening mits de gebruikte methode voor ondertekening voldoende betrouwbaar is. Daar is niet één specifiek criterium voor, maar hoe groter het (bewijs)belang van de overeenkomst, hoe zwaarder het betrouwbaarheidsniveau moet zijn.

In Nederland is een ondertekend stuk dat dient als bewijs een “akte” en levert dwingend bewijs op tussen partijen. Dit kan ook gelden voor de elektronische akte. Dwingend bewijs betekent dat een rechter dan gehouden zal zijn uit te gaan van de juistheid van de inhoud van de akte, tenzij de tegenpartij slaagt in het leveren van tegenbewijs.

4 | DIGITALISERINGSTRAJECT EN ADVIES ELEKTRONISCHE HANDTEKENING

ICTRecht adviseert veel organisaties die overstappen op elektronische processen en elektronisch ondertekenen. Bij een dergelijk digitaliseringstraject inventariseren wij eerst alle relevante processen en overeenkomsten binnen een organisatie. In het advies zullen wij per document of proces aangeven of deze handelingen elektronisch plaats kunnen vinden, wat de eventuele juridische voorwaarden zijn (welk type elektronische handtekening is vereist) en hoe dit ingericht kan worden.

Enkele voorbeelden van klanten:

Rockstart Evidos/ondertekenen.nl
”Met het advies van ICTRecht konden wij met een gerust hart een keuze maken om over te stappen op digitaal ondertekenen. Wij willen ICTRecht graag bedanken voor de prettige samenwerking!”

Rockstart is een startup accelerator, waarbij veel verschillende overeenkomsten worden gesloten met betrekking tot de oprichting en begeleiding van startups (onder andere sponsor-, licentie-, joint-venture-, arbeids- en financieringsovereenkomsten). ICTRecht heeft Rockstart geadviseerd over hoe zij alle overeenkomsten volledig kunnen digitaliseren.

”ICTRecht geeft helder en praktisch advies. Ze hebben niet alleen goede juridische kennis, maar zeker ook kennis van de techniek en begrijpen dus ook de processen en werkwijzen.”

Evidos biedt een dienst aan voor elektronisch ondertekenen (ondertekenen.nl). CTRecht heeft deze elektronische handtekening beoordeeld en getoetst of deze aan de (juridische) vereisten voldoet.

 

Uiteraard kan ICTRecht ook adviseren of een bepaald type overeenkomst digitaal gesloten kan worden en welke handtekening hiervoor gebruikt dient te worden. Of beoordelen of een bepaald proces of systeem voor elektronisch contracteren geldig is en op de juiste manier is ingericht. Adviezen worden altijd zoveel mogelijk praktisch ingestoken en waar mogelijk met tips om het proces gebruiksvriendelijk(er) in te richten.

5 | VRAGEN?

Mocht u naar aanleiding van bovenstaande vragen hebben, neem dan contact met ons op via telefoonnummer: 020 663 1941 of e-mail: info@ictrecht.nl.

 

 

 

 

Andere factsheets

  • Bring your own device juridisch bekeken

    Het fenomeen Bring your own device (BYOD), waarbij werknemers werken met hun eigen laptop of smartphone, is zeer populair. De voordelen zijn immers duidelijk: iedere werknemer gebruikt de apparaten die hij het prettigst vindt, en kan deze tevens voor privézaken inzetten. Maar voor werkgevers ontstaan er ook nieuwe zorgen. Wie is verantwoordelijk (en dus aansprakelijk) bij datalekken, virussen en andere problemen? Mag de werkgever het ICT-beleid onverkort handhaven op deze privéapparaten?

  • Het registreren van datalekken

    Heeft u al een datalek gehad? Sinds januari 2016 is het verplicht dit te melden, als het een relatief groot datalek was. Maar vanaf 25 mei 2018 moet u intern documenteren welke datalekken er zijn geweest, ook als het gaat om kleine kwesties.