Vestiging Amsterdam

  • Jollemanhof 12
  • 1019 GW Amsterdam
Telefoon
020 663 1941
E-mail
info@ictrecht.nl
KvK
34216164
btw
NL8223.30.040.B01

Factsheets / Algemene voorwaarden

Wanneer u als ondernemer overeenkomsten sluit met klanten – consumenten of bedrijven – is het prettig wanneer niet iedere keer dat een overeenkomst wordt gesloten onderhandeld hoeft te worden over bijvoorbeeld de betalingstermijn, contractsduur of uw aansprakelijkheid. Om hierop tijd te besparen kunt u dit soort zaken vastleggen in algemene voorwaarden.

De algemene voorwaarden kunt u dan bij al uw klanten van toepassing verklaren. De voorwaarden moeten voordat zij geldig zijn wel ter inzage gegeven worden aan de klant voordat de overeenkomst wordt gesloten. Ze gelden dan automatisch, ook wanneer de klant ze niet heeft gelezen.

Er zijn de nodige valkuilen bij algemene voorwaarden. Dat ter inzage geven moet op een  voorgeschreven manier. En een webwinkel mag niet zomaar alles in algemene voorwaarden zetten, zeker niet als hij zaken doet met consumenten.

> Download de Factsheet Algemene Voorwaarden

> Maak zelf vanaf € 45,00 Algemene Voorwaarden met onze generatoren

1. Meerdere overeenkomsten

Algemene voorwaarden zijn voorwaarden die zijn opgesteld om in meerdere overeenkomsten gebruikt te worden. Ze zijn dan ook algemeen geformuleerd. Een voorbeeld is de voorwaarde “Ruilen en terugbrengen binnen 8 dagen met kassabon” op een bordje bij de kassa. Deze voorwaarde zal voor alle overeenkomsten gelden die een winkelier sluit met zijn klanten. Aangezien algemene voorwaarden zogenaamde randvoorwaarden zijn, mogen zij niet de kern van de prestatie (de essentie van de overeenkomst) aangeven. Dit is bijvoorbeeld de prijs of de omschrijving van het te leveren product. Deze dingen kunnen nooit worden opgenomen in algemene voorwaarden.

2. Wanneer van toepassing

Het handige aan algemene voorwaarden is dat ze snel van toepassing zijn. U hoeft niet te controleren of de wederpartij de algemene voorwaarden aanvaardt of zelfs maar heeft gelezen. Ook wanneer de wederpartij de algemene voorwaarden niet heeft gelezen, kunnen de algemene voorwaarden van uw onderneming van toepassing zijn op de overeenkomst. Wel heeft u als gebruiker van algemene voorwaarden een informatieplicht. Deze plicht houdt in dat u de wederpartij een redelijke mogelijkheid moet bieden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. De wet biedt een aantal manieren om aan deze verplichting te voldoen. Hierbij maakt het een verschil of u online of offline zaken doet.

3. Online overhandigen van voorwaarden

Voor elektronische overeenkomsten, zoals een koop via een webwinkel of een per e-mail uitgebrachte offerte, kent de wet een bijzondere manier om de wederpartij van de algemene voorwaarden in kennis te stellen. De algemene voorwaarden moeten dan vóór of bij het sluiten van de overeenkomst langs elektronische weg ter beschikking worden gesteld, en wel zo dat de klant ze op kan slaan en later nog eens kan nalezen. U kunt op verschillende manieren aan deze verplichting voldoen. Hieronder een aantal voorbeelden:

  • Vermeld in de offerte die u digitaal (per e-mail) uitbrengt dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst en voeg de algemene voorwaarden als PDF-bestand toe als bijlage bij de e-mail.• Plaats in het online bestelproces op de laatste pagina waar om definitieve bevestiging wordt gevraagd een link naar een PDF-bestand met algemene voorwaarden. Wijs de wederpartij er daar dan duidelijk op dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn. Een aanvinkvakje is hierbij aanbevelenswaardig.
  • Plaats op de webpagina waarop nieuwe klanten zich kunnen registreren een aanvinkvakje met de tekst ‘Ik ga akkoord met de algemene voorwaarden’. Zonder dit akkoord moet de klant zich niet kunnen registreren.
  • Verwijs in geval van SMS-diensten in het SMS-bericht en de advertenties voor de dienst naar het webadres waarop de algemene voorwaarden te vinden zijn.

Wij raden u aan om ook een link naar de algemene voorwaarden op het voorportaal van de webpagina te plaatsen zodat de algemene voorwaarden ook na het sluiten van de overeenkomst eenvoudig zijn terug te vinden. De wederpartij moet ook daar de mogelijkheid hebben om de algemene voorwaarden op te slaan. Zo kunt u daar het beste ook een link plaatsen naar de voorwaarden als PDF-bestand.

Wanneer u de wederpartij niet op een juiste manier de algemene voorwaarden aanlevert, zijn de algemene voorwaarden vernietigbaar. Dit betekent dat de wederpartij de algemene voorwaarden ongeldig kan verklaren. Dit kan betekenen dat uw facturen later betaald mogen worden of dat u aansprakelijk wordt voor zaken die u had kunnen uitsluiten.

* | GEBRUIKER EN WEDERPARTIJ

Degene die de algemene voorwaarden heeft opgesteld – of heeft laten opstellen – en deze gebruikt, wordt in het
recht de gebruiker van de algemene voorwaarden genoemd. De consument – of de onderneming – die de voorwaarden vervolgens aanvaardt wanneer hij een overeenkomst sluit, wordt in het recht aangeduid als de wederpartij.

4. Offline overhandigen van voorwaarden

Bij offline gesloten overeenkomsten geldt dat u de algemene voorwaarden voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij als fysiek stuk papier aan de klant dient te overhandigen. Houd er rekening mee dat het afdrukken van de algemene voorwaarden op de achterkant van de factuur te laat is. De overeenkomst is dan namelijk al gesloten. Stop ze dus bij de offerte of de aanbieding.

5. Deponeren bij de Kamer van Koophandel?

Veel ondernemers denken dat ze de algemene voorwaarden verplicht moeten deponeren bij de Kamer van Koophandel (KvK) alvorens ze rechtsgeldig zijn. Dit is echter een vergissing. Het is niet verplicht de algemene voorwaarden bij de KvK te deponeren. Het is eigenlijk alleen handig wanneer het redelijkerwijs niet mogelijk is de voorwaarden voor het sluiten van de overeenkomst ter hand te stellen. U kunt dan volstaan met verwijzen naar uw bij de KvK gedeponeerde voorwaarden. Deze situatie zal echter maar weinig voorkomen. U moet dan echt denken aan bijvoorbeeld snoepautomaten die toch moeilijk elke keer de voorwaarden kunnen uitprinten of winkels zoals Albert Heijn met grote aantallen klanten per dag.

6. Onredelijk bezwarende voorwaarden

Omdat over algemene voorwaarden in principe niet te onderhandelen is, en veel mensen ze niet eens lezen, kan een onderneming wel heel eenzijdige bepalingen in haar algemene voorwaarden opnemen. Ter bescherming van de wederpartij biedt de wet daarom de mogelijkheid individuele onredelijke voorwaarden uit de algemene voorwaarden ongeldig te verklaren (vernietigen). Na de vernietiging mag zo’n voorwaarde niet meer gebruikt worden. Of een voorwaarde ‘onredelijk bezwarend’ is, is in het algemeen lastig te zeggen. Dat hangt altijd af van de omstandigheden van het geval.

Zo maakt het uit of de wederpartij groot of klein is, of de voorwaarde gebruikelijk is in de branche en soms zelfs of de klant zelf óók die voorwaarde hanteert naar zijn klanten.

De wet biedt consumenten, in tegenstelling tot grote bedrijven, echter wat extra bescherming met een grijze en een zwarte lijst. De zwarte lijst bevat voorwaarden die altijd onredelijk bezwarend zijn. Een voorbeeld is de regel dat men alle klachten binnen één week moet indienen. De grijze lijst bevat voorwaarden die meestal (“vermoedelijk”) onredelijk bezwarend zijn, zoals een opzegtermijn van zes maanden of een onvoorwaardelijke uitsluiting van alle aansprakelijkheid. De bewijslast om aan te tonen dat de gehanteerde voorwaarden wel redelijk zijn, ligt dan bij de partij die de voorwaarden hanteert.

Voor overeenkomsten tussen bedrijven gelden deze lijsten in principe niet. U
mag dus met een bedrijf afspreken dat een klacht binnen één week moet worden ingediend en u nooit aansprakelijk bent voor schade. Soms kan een bedrijf, zeker een kleine zelfstandige of een MKB-bedrijf, echter toch deze lijsten gebruiken om te betogen dat iemands algemene voorwaarden toch onredelijk bezwarend voor hem zijn. Dit wordt ook wel de ‘reflexwerking’ genoemd. De reflexwerking varieert van geval tot geval. Zo is de reflexwerking in het geval van een zelfstandig ondernemer die tegenover een grote multinational staat groter dan in het geval van twee tegenover elkaar staande grote multinationals.

7. Zwarte lijst

De zwarte lijst bevat voorwaarden die te allen tijde onredelijk bezwarend zijn bij consumenten. Daartegen valt niets meer in te brengen. Een erg tot de verbeelding sprekende ‘verboden’ algemene voorwaarde is de stilzwijgende verlenging van meer dan één jaar bij abonnementen. Bepaalt u dus in uw algemene voorwaarden dat het abonnement met meer dan één jaar verlengd wordt, dan is deze voorwaarde uit uw voorwaarden onredelijk bezwarend en dus vernietigbaar. Overigens wordt deze regel in 2012 nog strenger: dan mag de verlenging niet langer dan drie maanden zijn, met één maand opzegtermijn.

Andere per definitie onredelijk bezwarende voorwaarden zijn het aanwijzen van een andere rechter dan de op de grond van de wet bevoegde en de voorwaarde die u het recht geeft de afgesproken prijs binnen drie maanden na het sluiten van overeenkomst te verhogen zó nder de wederpartij de mogelijkheid te geven de overeenkomst te beëindigen.

8. Grijze lijst

De grijze lijst bevat voorwaarden die meestal als onredelijk bezwarend worden aangemerkt. ‘Meestal’ omdat het aan de gebruiker van algemene voorwaarden is om aan te tonen dat de voorwaarde niet onredelijk bezwarend is. U dient dus met een goed verhaal te komen om te voorkomen dat de voorwaarde wordt vernietigd. Een voorbeeld van een voorwaarde die op de grijze lijst voorkomt, is hanteren van een opzegtermijn van meer dan drie maanden. Deze voorwaarde is vernietigbaar, tenzij u kunt aantonen dat deze niet onredelijk bezwarend is. Heeft u bijvoorbeeld een tijdschrift dat per kwartaal verschijnt, dan  is een kwartaal opzegtermijn wel redelijk. Bij een dagblad zal dat niet zo zijn.

Hetzelfde geldt voor voorwaarden die de gebruiker de mogelijkheid bieden de inhoud van de overeenkomst te veranderen zonder dat de wederpartij in dat geval de overeenkomst mag beëindigen. Wanneer er zich echter onvoorziene omstandigheden voordoen, bijvoorbeeld een aanpassing van het BTW-tarief, dan kan dat reden zijn om de overeenkomst te veranderen zonder dat de wederpartij de overeenkomst mag ontbinden. In zo’n geval is de voorwaarde dat de overeenkomst zomaar veranderd mag worden wel redelijk.

9. Battle of forms: welke algemene voorwaarden zijn van toepassing?

In het geval dat twee bedrijven met elkaar een overeenkomst sluiten hebben zij vaak beiden hun eigen algemene voorwaarden die ze op de overeenkomst van toepassing willen verklaren. Dat botst, maar in het algemeen wordt er hierover voor het aangaan van een overeenkomst bijna nooit onderhandeld. De vraag welke voorwaarden van toepassing zijn komt pas aan de orde bij een geschil.

De wet bepaalt dan dat de algemene voorwaarden waarnaar in het aanbod (de offerte) wordt verwezen, prevaleren boven die van de aanvaarding (de opdrachtbevestiging). Worden in de aanvaarding echter de voorwaarden van de aanbieder uitdrukkelijk van de hand gewezen, dan gelden juist de voorwaarden van de opdrachtgever. U zult begrijpen dat er vele grensgevallen zijn die aanleiding geven tot ruzie – juristen noemen dit niet voor niets the battle of the forms, de kleinelettertjesoorlog. Wees dus altijd helder over uw voorwaarden en protesteer altijd als de wederpartij met eigen voorwaarden zwaait.

Juridische generatoren

Met de juridische generatoren van ICTRecht op JuriDox.nl kunt u snel en tegen een gunstig tarief zelf uw algemene voorwaarden opstellen.

Andere factsheets

  • Continuïteit in de cloud

    Clouddiensten zijn tegenwoordig niet meer weg te denken uit de online wereld. Van een simpele e-maildienst tot volledige facturatie- of accountantprogramma’s, ondernemingen maken gebruik van allerlei clouddiensten. Hiermee ontstaat een grote afhankelijkheid en dat brengt risico’s met zich mee. Steeds vaker zal de vraag gesteld worden ‘Wat als mijn clouddienstverlener failliet gaat?’ of ‘Hoe kan ik er voor zorgen dat de dienst gecontinueerd wordt?’.

  • Juridische ondersteuning voor open source

    Open source biedt unieke kansen, maar kent ook unieke risico’s. Voor bedrijven die gewend zijn aan traditionele licenties, kan het duur of lastig zijn om te zorgen dat ze zich houden aan open source licenties. Deze kennen namelijk bijzondere bepalingen, zoals het beschikbaar moeten stellen van eigen broncode. Het negeren van open source licentie-voorwaarden betekent dat de software zonder geldige licentie wordt gebruikt, wat kan leiden tot een rechtszaak of slechte publiciteit.