Inleiding
In dit tweede deel van onze blogserie over woningcorporaties en de AVG, richten we ons op richtlijnen en voorwaarden voor het inzetten van cameratoezicht in gemeenschappelijke ruimtes. Cameratoezicht in gemeenschappelijke ruimtes, zoals hallen en parkeergarages, kan zorgen voor een veiliger gevoel bij bewoners en incidenten helpen te voorkomen en te kunnen opvolgen. Daarnaast kan de inzet van camera’s gewenst zijn om eigendommen van huurders en de woningcorporatie te beschermen.
Het gebruik van camera’s brengt verantwoordelijkheden met zich mee op het gebied van privacy. Om de privacy van betrokkenen te waarborgen, moeten woningcorporaties voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat cameratoezicht en het opslaan van beeldmateriaal alleen is toegestaan als aan specifieke voorwaarden wordt voldaan en maatregelen zijn getroffen om persoonsgegevens te beschermen.
Inbreuk in de privacy
Bij de inzet van camera’s is de kans groot dat persoonsgegevens worden vastgelegd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan beelden van huurders, bezoekers en medewerkers, maar ook kentekens die in beeld worden gebracht. Het is dan ook van belang dat bij de inzet van camera’s rekening wordt gehouden met de belangen van de betrokkenen en dat zo min mogelijk persoonsgegevens in beeld worden gebracht.
Voorwaarden voor het gebruik van camera's voor beveiliging en toezicht
Bij het inzetten van camera’s voor beveiliging en toezicht moeten woningcorporaties bepalen of er een geldige verwerkingsgrondslag aanwezig is. Meestal kan hiervoor het gerechtvaardigd belang van de woningcorporatie en derden worden gebruikt. Voorbeelden van een gerechtvaardigd belang zijn in bijvoorbeeld het verhogen van de veiligheid of het voorkomen van overlast. Voorwaarde voor het gebruik van deze grondslag is dat er een zorgvuldige afweging wordt gemaakt tussen het belang van de woningcorporatie en de privacy van betrokkenen. Voor elke nieuwe cameraopstelling moet deze afweging worden uitgevoerd, voordat de camera’s worden geplaatst en geactiveerd. Hoe zwaar het belang van de woningcorporatie weegt zal bepaald worden door de noodzaak van de beveiliging en toezicht. Deze noodzaak zal eerder aanwezig zijn als er bijvoorbeeld vaker vernielingen plaatsvinden of wanneer er meerdere klachten over overlast worden gedaan. Hoe zwaar het privacybelang van de betrokkene weegt zal afhangen van verschillende factoren, zoals hetgeen dat in beeld wordt gebracht, hoe en waar de camera staat opgesteld, op welke momenten de camera opneemt en de beeldkwaliteit van de camera.
Daarnaast moeten huurders, medewerkers en bezoekers vooraf geïnformeerd worden over de aanwezigheid van camera’s, bijvoorbeeld door het plaatsen van borden of stickers bij de ingang van het terrein of gebouw. Dit bord moet de belangrijkste informatie bevatten. Dit zijn bijvoorbeeld de details over het doel van de verwerking, de identiteit van de woningcorporatie, het bestaan van de rechten van betrokkene en de informatie over de belangrijkste gevolgen van de verwerking. Daarnaast moet op het bord ook informatie staan over de gegevensverwerking die voor de betrokkene onverwacht zouden kunnen zijn. Dit is bijvoorbeeld de doorgifte aan derden of de opslagperiode van de beelden. Bovendien moet het bord een verwijzing bevatten naar de aanvullende informatie die de woningcorporatie verplicht ter beschikking moet stellen. Deze informatie moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor de betrokkene. Dit draagt niet alleen bij aan transparantie, maar versterkt ook het gevoel van veiligheid onder bewoners.
Bewaartermijnen en toegang tot camerabeelden
Camerabeelden mogen hooguit vier weken worden bewaard. Mocht er een incident plaatsvinden, zoals een inbraak of overlastsituatie, dan mogen beelden langer worden bewaard om de situatie verder te onderzoeken of juridische stappen te ondernemen. Camerabeelden moeten veilig worden opgeslagen op een locatie die alleen toegankelijk is voor geautoriseerde medewerkers, zoals een afgesloten ruimte met beperkte toegang. Om de privacy inbreuk verder te beperken is het aan te raden om afspraken te maken over het raadplegen van de beelden. Beelden hoeven immers alleen bekeken te worden na bijvoorbeeld een melding van een incident. Vervolgens kan elke raadpleging van de beelden worden vastgelegd in een logboek. Het is aan te raden om dit beleid vast te laten stellen in een cameraprotocol.
Als woningcorporaties samenwerken met externe partijen voor de installatie en het onderhoud van camera’s, kan het nodig zijn om verwerkersovereenkomsten af te sluiten. Dit is vereist wanneer de leverancier bijvoorbeeld toegang heeft tot de beelden op afstand of wanneer de beelden worden opgeslagen op de server van de leverancier. Als de samenwerking echter beperkt blijft tot het fysiek leveren en onderhouden van de camera’s, is een verwerkersovereenkomst niet nodig.
Rechten van huurders en andere betrokkenen
De AVG biedt huurders en andere betrokkenen bepaalde rechten met betrekking tot camerabeelden waarin zij voorkomen. Zij kunnen onder andere verzoeken om inzage in deze beelden en hebben het recht om beelden te laten verwijderen als deze niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel. Het is aan de woningcorporatie om ervoor te zorgen dat de huurders en bezoekers hiervan op de hoogte zijn en het voor hen mogelijk maken om deze rechten (eenvoudig) te kunnen uitoefenen.
Conclusie
Cameratoezicht in gemeenschappelijke ruimtes kan een waardevolle aanvulling zijn op het veiligheidsbeleid van woningcorporaties, mits het zorgvuldig en transparant wordt uitgevoerd. Door de inzet van camera’s zorgvuldig af te wegen, betrokkenen te informeren en de privacy van bewoners te respecteren, kunnen woningcorporaties cameratoezicht verantwoord inzetten. Dit voorkomt niet alleen juridische problemen, maar draagt ook bij aan een positieve relatie met huurders.
Overweegt uw woningcorporatie om cameratoezicht in te zetten? Wij bieden advies en ondersteuning om ervoor te zorgen dat uw cameratoezicht volledig AVG-compliant is en voldoet aan de behoeften van uw organisatie.
