Met Mailwitness worden e-mailberichten 'aangetekend' verstuurd. Via de mailserver van de notaris die bij DigiNotar in het rekencentrum staat opgesteld, worden de e-mailberichten naar de ontvangers verstuurd. Door middel van een logging wordt het doorgestuurde bericht gevolgd tot aan de server van de ontvangende partij. Van het afleveren van het bericht wordt aan de verzender een elektronisch bewijs van ontvangst verstuurd (een zogenaamd bonnetje). De bewijspositie van de verzender van (bijvoorbeeld) een elektronische factuur, wordt hiermee versterkt. Tevens is het mogelijk om een digitale kopie van het volledige bericht bij de notaris op te laten slaan.
In de praktijk komt het erop neer dat het mailaccount zo geconfigureerd wordt dat alle uitgaande emails via Mailwitness verlopen. De verzender van het bericht ontvangt een 'bonnetje' getekend door de notaris met daarin het resultaat (goed of niet afgeleverd). Dit 'bonnetje' dient als juridische bewijskracht voor daadwerkelijke ontvangst van het bericht. Voor de ontvanger wordt het erg lastig om nu ontvangst te ontkennen. Alle bonnetjes, logfiles, documenten en e-mails worden door DigiNotar elektronisch gearchiveerd en bewaard. De notaris krijgt toegang tot een applicatie waarin hij alle bonnetjes, documenten ed. kan opvragen en tevens tekent hij elke dag de logfiles.
Bron: DigiNotar
