Gaan de loonstrookjes bij uw bedrijf nog steeds op papier? Dat hoeft niet meer. Sinds 2010 biedt de wet de mogelijkheid om de "opgave van het loonbedrag", de salarisstrook dus, elektronisch te verstrekken. De werknemer moet daar uitdrukkelijk mee instemmen,en de strook moet op te slaan zijn. Een PDF mailen of via het HRM-portaal verstrekken is dus een goede oplossing.
De salarisstrook moest tot 2010 verplicht op papier worden verstrekt, in ieder geval wanneer er iets gewijzigd was ten opzichte van de vorige. Maar om redenen van lastenverlichting voor het bedrijfsleven is de wet aangepast, zodat ook de elektronische loonstrook mogelijk is. De eis is wel dat de werknemer hier uitdrukkelijk mee instemt. U moet het dus expliciet vragen; stilzwijgende toestemming is niet genoeg.
Ook moet de werknemer de salarisstrook kunnen opslaan om hem later nog eens te lezen. Hij mag dus niet bijvoorbeeld uitsluitend via het eigen HRM-systeem zichtbaar zijn. Op zijn minst moet er een printoptie zijn of een exportmogelijkheid. Verstrekt u de strook als PDF-bestand dan is dat natuurlijk ook prima.
Hoe nu de salarisstrook aanleveren? Mailen ligt voor de hand, maar naar welk adres? Wanneer men de loonstrook mailt naar het zakelijk adres, zou een gemachtigde collega (of secretaresse) deze kunnen lezen en dat is natuurlijk niet wenselijk. Mailen naar het privéadres is ook een optie, maar niet iedereen wil zijn privéadres geven - en wat als het spamfilter van de provider de mail blokkeert?
Veel bedrijven maken gebruik van portalen om informatie te verstrekken. Het is toegestaan ook de loonstrook op die manier te verstrekken. Dat is vaak veiliger of handiger dan e-mail. Wel moet het portaal natuurlijk goed beveiligd zijn, op zijn minst met een sterk wachtwoord dat alleen de werknemer kent. En je zou denken dat dat vanzelf spreekt, maar ik heb genoeg voorbeelden gezien waarbij het wachtwoord verplicht voor iedereen hetzelfde was of bij de directie bekend moest zijn. In één geval werd het Burgerservicenummer verplicht als wachtwoord gebruikt!
