Elektronisch contracten sluiten blijkt voor veel ondernemers toch nog een gevoel van onzekerheid op te leveren. Is dat wel rechtsgeldig, zo'n elektronische overeenkomst? En wat doe ik als mensen zeggen dat er iets vervalst is? Een stuk papier voelt dan veiliger. Maar is het ook echt nodig?
De wet eist nergens dat afspraken op papier moeten staan, of ondertekend moeten worden, om rechtsgeldig te zijn. Een mondelinge afspraak is dus net zo geldig als een bij de notaris bekrachtigd document met zegel. (In sommige gevallen, zoals de koop van een huis of een concurrentiebeding bij een arbeidscontract, is papier wél expliciet vereist maar dat zijn echt uitzonderingen.)
Natuurlijk kan er bij een mondeling (of via MSN, mail of contactformulier) aangegane afspraak discussie ontstaan over wát er is afgesproken. Dat risico loopt u niet bij een uitgewerkt contract van twintig kantjes natuurlijk. Maar die twintig kantjes kunnen ook prima elektronisch worden uitgewisseld en dan heeft u óók die duidelijkheid.
Het enige echte voordeel van een ondertekend stuk papier is de bewijskracht. Zo'n ondertekend stuk papier heet in de wet een akte en de wet (art. 157 Rechtsvordering) bepaalt dat een akte "dwingend bewijs" oplevert. Dat wil zeggen: wat in de akte staat is wáár. Je kunt als partij dus niet zomaar de in het contract genoemde zaken (zoals prijs, leverdata of overwegingen) ter discussie stellen. Afspraak is afspraak, of beter gezegd, akte is afspraak in dit geval.
Sinds kort erkent de wet ook elektronische akten (art. 156a Rechtsvordering), met name om elektronische verzekeringspolissen mogelijk te maken. Die zijn namelijk net als huiskoopcontracten verplicht schriftelijk. Maar de wet is ruimer dan alleen digitale polissen: elke elektronische akte is rechtsgeldig, mits deze maar op te slaan is zodat "een ongewijzigde reproductie van de inhoud van de akte mogelijk is" en deze is voorzien van een elektronische handtekening. De wet is echter niet bepaald duidelijk hoe je zo'n handtekening zet (tenzij u moeilijk gaat doen met certificaten en tokens).
In de praktijk is dit niet heel belangrijk voor 99% van de contracten. Wie zijn afspraken duidelijk uitwerkt met de wederpartij, en dan een expliciet akkoord laat geven, zou goed moeten zitten. En áls er een discussie ontstaat, dan is dat meestal over de nakoming van het contract (bent u te laat, had u niet ook nog iets extra's moeten doen, valt een bepaalde bug onder garantie, etcetera) en niet zozeer over het bestaan of de letterlijke inhoud van het contract. En als daar al discussie over ontstaat, dan kunt u met andere omstandigheden (bv. een gedane betaling onder vermelding van het contractsnummer) bewijzen dat er wel degelijk een contract was.
Ons advies is dan ook normaal gesproken om gewoon het contract per e-mail of ander digitaal kanaal te maken.
