Vrijdag contractdag: wat staan er toch een rare clausules in veel ICT-contracten. Bij het schrijven van ons Handboek ICT-contracten kwamen we er heel wat tegen, en in deze vrijdagmiddagreeks bespreken we de meest in het oog springende. Vandaag: waarom moet zo nodig alle contractuele correspondentie op papier, wat is er mis met e-mail of een mooie PDF?
Onder “schriftelijk” valt in deze voorwaarden ook e-mail en communicatie per fax, mits de identiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud voldoende vaststaat. Partijen zullen zich inspannen de ontvangst en inhoud van communicatie per e-mail te bevestigen.
Hoewel in beginsel rechtshandelingen vormvrij mogen verlopen, is er vaak toch behoefte in contracten om te eisen dat bepaalde zaken schriftelijk moeten gebeuren. Te denken valt aan het vastleggen van wijzigingen aan de overeenkomst, het registreren van opleverdatums of het doorgeven van problemen of wensen. Hiermee wordt duidelijk vastgelegd wat precies de mededeling of afspraak is, en het voorkomt dat een informele opmerking per telefoon of chat als equivalent van een formele mededeling kan worden gezien. (Het werpt ook enige drempel op voor de wederpartij, aangezien een geschrift – op briefpapier, met handtekening – als een zwaardere stap wordt gezien dan een telefoontje of WhatsApp-berichtje.)
Juridisch gezien levert een papieren tekst - mits met handtekening - een onderhandse akte op, die in beginsel dwingend bewijs is tussen partijen. Daarmee kan er achteraf dus niet of nauwelijks meer worden getwist over de inhoud van de mededeling. Althans: over de letterlijke mededeling. Ook de inhoud van aktes mag immers middels de Haviltex-norm worden uitgelegd.
In de praktijk blijkt dat partijen zelden daadwerkelijk behoefte zien aan het versturen van een “plakje dode boom” en volstaan met e-mails waar dan mooi opgemaakte bijlages in PDF-formaat worden meegestuurd. Er is geen reden om dergelijke communicatie als minderwaardig aan papier te zien, zolang maar duidelijk is van wie deze afkomstig zijn en vaststaat dat de inhoud is zoals bedoeld door de afzender. Met een beding als dit wordt dit expliciet vastgelegd, zodat een partij niet achteraf een e-mailbericht van tafel kan krijgen enkel door te stellen dat het contract een stuk papier eist.
Onder “schriftelijk” valt in deze voorwaarden (uitgezonderd artikel 4.6, overdracht auteursrechten) ook e-mail en communicatie per fax, mits de identiteit van de afzender en de integriteit van de inhoud voldoende vaststaat.
Specifiek bij overdracht van auteursrechten en andere aktes geldt naast de schriftelijkheidseis ook de eis van een handtekening. Hoewel dit ook elektronisch kan (zie hoofdstuk xxx), is dit niet eenvoudig te realiseren op een rechtsgeldige manier. Wie problemen op dit vlak wil vermijden, kan het beste een uitzondering opnemen voor aktes. Dit dwingt partijen om dergelijke schriftelijke zaken op papier te doen en zo aan de wet te voldoen.
Koop het Handboek ICT contracten!
Meer lezen over deze en andere, wél nuttige contractsclausules? Teken dan nu in voor het Handboek ICT-contracten dat eind mei verschijnt. In een kleine 300 pagina's worden meer dan 30 ICT-contracten en meer dan 50 verschillende contractsclausules in detail besproken. Inclusief voorbeeldteksten, alternatieven en analyse.
