Update artikel: sinds 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) in werking getreden.
Nog iets meer dan twee weken en dan is het zover: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) treedt in werking en vervangt de bestaande privacywetgeving. Eerder publiceerden we een aantal factsheets ter voorbereiding op de komst van de AVG. In deze blogpost gaan we verder in op het register van verwerkingen van persoonsgegevens - een onderwerp dat nog geregeld vragen oproept. Daarbij geven we u in deze blog concrete tips hoe u dit verwerkingsregister aan kunt leggen.
Wanneer moet het verwerkingsregister bijgehouden worden?
Het register moet in elk geval worden bijgehouden wanneer een organisatie meer dan 250 personen in dienst heeft. Een organisatie met minder dan 250 personen in dienst hoeft alleen een register bij te houden bij risicovolle verwerkingen (zoals het opstellen van klantprofielen of het verwerken van grote hoeveelheden gegevens), wanneer structureel persoonsgegevens verwerkt worden of bij het verwerken van gevoelige gegevens. Het aanleggen van het register biedt onmisbare handvatten om te voldoen aan andere verplichtingen uit de AVG.
Wat staat in het register?
In het verwerkingsregister zullen alle verwerkingen van persoonlijke gegevens gedocumenteerd moeten worden, ook de triviale gegevens zoals de eigen personeelsadministratie of de persoonsgegevens die verwerkt worden voor het versturen van de nieuwsbrief. In het register moet onder andere staan welke persoonsgegevens er verwerkt worden, voor welke doeleinden, en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Hoewel zowel een verwerker als een verwerkingsverantwoordelijke een register bij zullen moeten gaan houden, zal de verplichte inhoud ervan voor beide partijen afwijken. Meer informatie over wat in het register dient te staan, is te vinden in de factsheet over het register van verwerkingen van persoonsgegevens.
Hoe houdt u het register bij?
Het register van verwerkingen van persoonsgegevens kan bijvoorbeeld op de volgende manieren bijgehouden worden:
- Door middel van een Excel-sheet die wij kosteloos ter beschikking stellen. Wilt u dit sheet ontvangen? Neem contact met ons op. U bent zelf verantwoordelijk voor het invullen van het register en de volledigheid daarvan.
- Door gebruik te maken van PrivacyBlox.nl, een softwareproduct van ons zusterbedrijf JuriBlox. Via deze software is het mogelijk om privacy-inventarisaties binnen uw organisatie gestructureerd uit te voeren en kan een uitgebreid verwerkingsregister aangelegd worden welke u gemakkelijk kunt doorzoeken. Met de software kunt u daarnaast ook de benodigde juridische documenten (bijvoorbeeld verwerkers-overeenkomsten) ongelimiteerd op maat genereren, kunnen (D)PIA’s uitgevoerd worden en kunt u datalek advies krijgen.
Bent u klaar voor de komst van de AVG?
Binnenkort gaat de nieuwe privacywet AVG gelden. Heeft u hulp nodig om te voldoen aan de AVG? Wij staan voor u klaar! Klik hier voor meer informatie over privacy advies of privacy documenten, of neem contact met ons op.
