Steeds meer mensen stappen over naar elektronische facturatie. Dat scheelt postzegels, en het is ook logisch: wie maakt er nog facturen op de typemachine? Een mailtje met een pdf is zo verzonden. Alleen: formeel mag u dat alleen doen met toestemming van de klant. Vergeet dus niet die op tijd te vragen.
Dat u moet factureren (en wat er op de factuur moet staan) volgt uit de Wet op de omzetbelasting. De eis van toestemming staat letterlijk in artikel 35b:
1. Elektronische facturering wordt toegepast behoudens aanvaarding door de afnemer.
Gelukkig is het niet heel moeilijk deze te krijgen. U kunt bijvoorbeeld met een standaardzin in uw algemene voorwaarden de aanvaarding afdwingen:
Dienstverlener zal telkens aan het eind van de maand factureren voor de geleverde diensten. Dienstverlener is daarbij gerechtigd elektronisch te factureren.
Wel moet de factuur aan een aantal kwaliteitseisen voldoen. In een mailtje zeggen "ik ben klaar, maak je de €1000 over" is géén factuur. De wet zegt:
De authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, en de leesbaarheid van de factuur, op papier of in elektronisch formaat, worden vanaf het tijdstip waarop de factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaartermijn gewaarborgd.
U mag van de wet zelf bepalen hoe u dat inricht maar u moet wel kunnen uitleggen aan de belastinginspecteur hoe u dat heeft gedaan en waarom dat objectief gezien genoeg zou zijn. In de praktijk blijkt een PDF met alle benodigde informatie geen problemen op te leveren.
