Leuk, zo’n vernieuwend softwarepakket! Toch kan je lang niet in alle gevallen direct aan de slag. Vaak is er in meer of mindere mate nog een stukje implementatie nodig. Of dat nu gaat om het installeren en configureren van software, of om het verzorgen van een onderlinge koppeling tussen bestaande systemen en nieuwe systemen: duidelijke afspraken zijn noodzakelijk. In deze blog bespreken we een aantal veelvoorkomende valkuilen bij software implementatie.
Het loont allereerst om, voordat u een overeenkomst voor de levering van software aangaat, na te gaan of uw systemen hardware- en softwarematig wel klaar zijn voor de bijkomende veranderingen. Zijn uw databases bijvoorbeeld compatibel? Is het wel mogelijk om een koppeling met uw huidige software te realiseren? Heeft uw apparatuur de benodigde specificaties?
Vervolgens is het zaak om te kijken wat er precies moet gebeuren om de software draaiende te krijgen binnen uw bedrijf. Moeten er bestanden worden geconverteerd om een en ander aan te laten sluiten en te koppelen? Is de software plug-and-play of moet deze nog worden geconfigureerd? Heeft u voor dit alles de vaardigheden en know-how in huis?
In alle gevallen – en in het bijzonder indien het antwoord op deze laatste vraag “nee” is – is het belangrijk om duidelijke implementatieafspraken met uw leverancier te maken.
Prijs, kwaliteit en tijd
Als de noodzaak van implementatiewerkzaamheden is vastgesteld, moet er vervolgens goed naar het kostenplaatje worden gekeken. Met implementatie kan veel werk gemoeid zijn en iemand moet natuurlijk de gemaakte kosten dragen. Bij veel leveranciers is inbegrip van eventueel benodigde implementatiewerkzaamheden in de kostenopgave lang niet altijd een gegeven. Die werkzaamheden worden dan in de regel tegen nacalculatie verricht, waardoor u geen goede grip heeft op de aanvullende kosten die implementatie met zich meebrengt.
Ook handig om vooraf van op de hoogte te zijn, is de daadwerkelijke scope van de implementatiewerkzaamheden. Met andere woorden: wanneer wordt de software als “geïmplementeerd” beschouwd en hoe stelt u de kwaliteit van de implementatie vast? Wat moet u minimaal met de software kunnen en is er na afloop nog configuratie nodig, of kunnen uw werknemers gelijk aan de slag? Het afspreken van concrete minimumvereisten en een eventuele acceptatieprocedure kan hier handvatten voor bieden.
Dit laatste brengt ons bij een volgende vraag: hoe lang duurt de implementatie eigenlijk? Afspraken over wanneer u nieuwe software effectief binnen uw bedrijf in gebruik moet kunnen nemen, bijvoorbeeld via een fatale termijn voor implementatie, zorgen ervoor dat u hier in uw bedrijfsvoering rekening mee kunt houden. U kunt dan tevens schadevergoeding claimen als u schade lijdt als gevolg van niet-afgeronde implementatiewerkzaamheden.
Implementatie en beheer
Tegenwoordig wordt de meeste software verhandeld als Software-as-a-Service. Meestal is er dan een maandelijkse of jaarlijkse vergoeding verschuldigd voor het gebruiksrecht op de software. Tijdens de implementatie kan de software echter vaak nog niet worden gebruikt. Bij een groot en langdurig implementatietraject is het in principe niet redelijk als er, al vanaf begin af aan, licentiekosten en kosten met betrekking tot een eventuele Service Level Agreement in rekening worden gebracht. In zo’n geval heeft het de voorkeur om in uw afsprakenpakket onderscheid te maken tussen enerzijds de implementatiefase en anderzijds de fase waarin de software klaar is voor gebruik (de ‘beheerfase’) – uiteraard in licht van bijpassende prijsafspraken.
Implementatiepartners?
Leveranciers maken geregeld gebruik van implementatiepartners. Soms is dat een onderaannemer. De leverancier is dan verantwoordelijk richting zijn klanten voor de implementatiewerkzaamheden die zijn onderaannemer uitvoert. In andere gevallen is dat een onafhankelijke partij.
De eerdergenoemde aandachtspunten zijn des te relevanter op het moment dat uw leverancier gebruik maakt van een onafhankelijke implementatiepartij. Voor de implementatie van de software heeft u dan namelijk alleen een overeenkomst met de betreffende partij en niet met de softwareleverancier. Dit maakt het voor de leverancier verleidelijk om zich te distantiëren van het implementatieproces en zichzelf puur als licentiegever te beschouwen, waardoor hij zich niet verantwoordelijk voelt voor de implementatiepartner. In die gevallen wordt er door de softwareleverancier vaak geheel geen onderscheid gemaakt tussen eventuele implementatie- en beheerfases en zal u hier bij afname en tijdens de onderhandelingen erg alert op moeten zijn.
Door bij het afnemen van nieuwe software goed stil te staan bij de implementatie ervan, is het dus mogelijk uzelf flink wat kosten en nare verrassingen te besparen.
