Een lezer vroeg me:
Steeds meer bedrijven werken met digitale facturen. Op zich prima, maar wat ik lastig vind is dat je ze niet gewoon per mail krijgt (als PDF-bestand) maar dat je op een of andere website moet inloggen en daar zelf de PDF moet downloaden. Met alle leveranciers en digitale facturen die beschikbaar zijn kun je daar een dagtaak aan hebben. En doe je dat niet snel genoeg, dan heb je kans dat de factuur alweer verdwenen is. Kan ik een bedrijf verplichten mij gewoon een PDF te mailen?
Dit lijkt me juridisch een kansloze zaak. Een bedrijf is vrij om te kiezen voor elektronisch factureren, mits ze maar vooraf instemming vragen aan de wederpartij. Die toestemming kan in de algemene voorwaarden worden bedongen (zolang die maar tijdig aangeboden zijn).
Het is daarbij ook vrije keuze van het bedrijf hoe hij de elektronische factuur wil uitreiken. De belastingdienst stelt wel eisen aan de inhoud maar niet aan de vorm. Een portaal waar je na inloggen facturen kunt downloaden, is dus op zich net zo goed als een e-mail met een bijlage in PDF formaat.
(Overigens: consumenten hoef je geen factuur uit te reiken, behalve bij consumenten in het buitenland. Dus een bedrijf is hoe dan ook niet verplicht consumenten een mail met PDF te sturen.)
Arnoud
