Transparantie over informatie is één van de fundamenten van een gezonde democratische rechtsstaat. In mei 2022 trad de Wet open overheid (hierna: de Woo) ter vervanging van de Wet openbaarheid bestuur (WOB) in werking.
De Woo is een cruciaal juridisch instrument dat beoogt de bestuurlijke transparantie te vergroten en daarmee de betrokkenheid van burgers bij het overheidsbeleid te bevorderen. Met actieve en passieve openbaarmaking biedt de Woo hier de uitkomst voor. Overheidsorganisaties worden echter geconfronteerd met aanzienlijke uitdagingen bij het naleven van deze wet, met name bij het afhandelen van Woo-verzoeken (passieve openbaarmaking).
Het verzamelen, beoordelen en vrijgeven van informatie volgens de Woo is een tijdrovende taak voor overheidsinstanties. Een aanzienlijke hindernis is de overweldigende hoeveelheid data die onder de Woo valt. Het kost veel tijd om de informatie te verzamelen en vervolgens te beoordelen. Gelukkig biedt de technologische vooruitgang diverse oplossingen. Uiteraard speelt kunstmatige intelligentie hier ook een rol bij. De meest voor de hand liggende oplossingen bespreken we hieronder.
eDiscovery technologie en AI
eDiscovery is geavanceerde zoektechnologie die verder gaat dan het handmatig zoeken in databases. Het stelt organisaties in staat om op efficiënte wijze door de overvloed aan informatie te navigeren. Hierbij wordt ongestructureerde data ingelezen en onderworpen aan vergaande filters. Hierdoor worden relevante stukken snel geïdentificeerd. Deze functionaliteit is niet alleen tijdbesparend, maar maakt het ook mogelijk voor personen zonder diepgaande juridische kennis om Woo-verzoeken te kunnen afhandelen, waardoor de werklast beter verdeelt kan worden.
Een aspect van eDiscovery tools is het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) voor een automatische eerste zoekslag en beoordeling. In plaats van handmatig stukken door te lezen en gevoelige informatie te identificeren, kunnen zulke tools deze taak automatiseren. Dit betekent niet alleen een enorme tijdsbesparing, maar draagt ook bij aan een consistente en nauwkeurige toepassing van het beoordelingskader.
Workflows
Workflows maken het mogelijk om (interne) taken te standaardiseren. Taken kunnen toegewezen worden aan specifieke personen, waardoor het proces gestroomlijnd wordt. Bijvoorbeeld, zodra alle benodigde stukken zijn verzameld, kan een andere persoon verantwoordelijk zijn voor het beoordelen en lakken ervan, terwijl een derde de algehele review uitvoert voordat de informatie aan de verzoeker wordt verstrekt. Het bepalen en naleven van workflows begint bij procesoptimalisatie, waarna technologie het mogelijk om de gekozen workflows te verankeren in de gekozen software. Hierdoor worden weloverwogen workflows grotendeels geautomatiseerd.
Sturingsinformatie
Naast het operationele werk rondom Woo-verzoeken biedt technologie ook aanzienlijke voordelen op het gebied van sturingsinformatie. Weten wie welke verzoeken in behandeling heeft en wat de afhandelingstermijnen zijn, het klinkt als de basis en daarom moet het ook op orde zijn.
Naast inzicht in lopende verzoeken maakt sturingsinformatie ook vergaande inzichten mogelijk. Door analyses van beschikbare data te maken, kunnen ambtenaren snel inzicht krijgen in trends en knelpunten binnen de organisatie. Dit stelt hen in staat om weloverwogen beslissingen te nemen en beleid effectief bij te sturen. Het gebruik van sturingsinformatie bevordert niet alleen de transparantie, maar draagt ook bij aan een meer data gestuurde en efficiënte overheid. Sturingsinformatie zien wij vrijwel altijd als de basis. Een startpunt van procesoptimalisatie is pas te bepalen als duidelijk is aan welke knoppen gedraaid moet worden. De juiste sturingsinformatie geeft deze inzichten.
Sturingsinformatie hoeft niet altijd een complex zaaksysteem te zijn. Wij zien in de praktijk dat het goed configureren van een bestaande Microsoft 365 omgeving in eerste instantie ruim voldoende is voor de benodigde sturingsinformatie.
Kleine stappen en duurzaam investeren
De adoptie en implementatie van de hierboven beschreven technologie heeft tijd nodig. Binnen eigen projecten zien wij dit ook vaak. Het zijn trajecten van lange adem maar hebben aanzienlijke kans op succes. Het vaststellen van een roadmap met weloverwogen (kleine stappen) en effectief verandermanagement is vaak de sleutel voor een positieve en duurzame verandering.
Technologie vormt de sleutel tot het optimaliseren van werkzaamheden en datamanagement binnen de context van de Woo. Door het verbeteren van efficiëntie, toegankelijkheid en nauwkeurigheid draagt technologie aanzienlijk bij aan het uiteindelijke doel van de wetgeving: het bevorderen van een meer open en transparante overheid.
Wil u meer weten over de mogelijkheden van eDiscovery- en workflow technologie? Of wil u juist meer weten over het optimaal inrichten van uw bestaande Microsoft 365 binnen de context van de Woo? Maak dan een vrijblijvende afspraak met een van onze specialisten.
Contact
