Startups: wat moet er in mijn algemene voorwaarden?

Ook dit jaar besteden we wederom aandacht aan startups. Beginnende ondernemers worden geconfronteerd met veel regelwerk. Met name de juridische kant van ondernemen zorgt vaak voor veel zorgen. Aan de hand van een praktijkvoorbeeld belichten we in deze nieuwe serie blogposts een aantal zaken die relevant zijn voor startups in het algemeen, maar ook specifiek voor diegenen die met social media gaan werken. Vandaag: algemene voorwaarden.

Als startup zal je verschillende juridische documenten nodig hebben. Denk bijvoorbeeld aan statuten voor de oprichting van je bedrijf, een privacy- en cookieverklaring als je tracking toepast op jouw website en een geheimhoudingsovereenkomst wanneer je een geheim idee toch met mensen wilt bespreken. In deze blogpost kijken we kort naar een van de meest gebruikte documenten: de algemene voorwaarden.

Waarom heb je algemene voorwaarden nodig?

Voorafgaand aan de totstandkoming van een overeenkomst met een klant wil je natuurlijk een aantal zaken goed afspreken. Tevens scheelt het veel tijd als je niet voor iedere klant specifieke afspraken hoeft te maken. Om dit proces te stroomlijnen kun je gaan werken met algemene voorwaarden. Dit is een document waarin je een reeks standaardafspraken formuleert waarvan je wilt dat deze van toepassing zijn op alle producten en/of diensten die geleverd worden.

Denk bijvoorbeeld aan de manier waarop de overeenkomst tot stand komt, betaaltermijnen, gevolgen van niet betalen en aansprakelijkheid. Natuurlijk zijn er afhankelijk van de markt waarin jij je begeeft nog veel meer onderwerpen die kunnen worden behandeld (bekijk als voorbeeld eens onze eigen voorwaarden).

Leer van startup Endrse

Als voorbeeld nemen we net als vorige week, toen het over de regels van influencer marketing ging, de startup Endrse. Zij richten een social influence platform op waar merken in contact kunnen worden gebracht met een netwerk van topsporters. Eenmaal gelanceerd zullen ze met verschillende sporters en bedrijven overeenkomsten gaan sluiten.

Hoewel de specifieke invulling van de overeenkomst per partij zal verschillen, zullen ze voor ieder een aantal ‘algemene voorwaarden’ willen afspreken die van toepassing zijn op deze specifieke dienst. Endrse zal in dit document bepaalde onderwerpen anders willen inrichten dan bijvoorbeeld een multinational. Dit is met name het geval in de opstartperiode waarin financiële middelen vaak wat beperkter zijn.

Aandachtspunten bij algemene voorwaarden

Aansprakelijkheid is een belangrijk onderwerp om te regelen. Dit is ter voorkoming van hoge schadebedragen die de bedrijfsvoering in gevaar kunnen brengen. Een startup die waarschijnlijk niet over een grote spaarpot of een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering beschikt zal zijn aansprakelijkheid vergaand willen beperken.

Het niet behandelen van dit onderwerp betekent dat de wet zal moeten spreken, en dit betekent kort gezegd dat je eventuele schade volledig en ongelimiteerd zal moeten dragen. Om dit te voorkomen is het goed om aansprakelijkheid expliciet te beperken door bepaalde vormen van schade uit te sluiten en/of een maximumbedrag op te nemen.

De wet bepaalt dat degene die een ander schade toebrengt die voortvloeit uit wanprestatie, deze ook zal moeten vergoeden. Er zijn allerlei soorten schade denkbaar: van een gratis vervangend product tot het inhuren van een externe reparateur of zelfs de kosten voor de downtime of gemiste omzet bij de klant. Het zijn met name die laatste potentieel gigantische kostenposten die ondernemers doen vragen om een zo beperkt mogelijke aansprakelijkheid.

Bij Endrse zou bijvoorbeeld sprake van een wanprestatie kunnen zijn wanneer door een technische oorzaak een social media campagne niet geplaatst wordt en hierdoor een merk omzet misloopt. Zelfs de beste platformen hebben weleens IT-panne. Een ander risico wat je zou moeten bespreken is wanneer een merk/sporter een slecht vallende social media post heeft gedaan en er reputatieschade is ontstaan. Dit risico kun je in de gebruiksvoorwaarden van de dienst bespreken. Hiermee voorkom je een case als AirBnB, dat afgelopen jaar in opspraak kwam doordat meerdere gebruikers van het platform zich racistisch gedroegen zonder dat hier direct iets aan werd gedaan door AirBnB.

Gebruikelijk is om je aansprakelijkheid te beperken tot bijvoorbeeld het bedrag dat men voor je dienst betaalt of een aantal maanden abonnementsgeld. Hierbij mag veel, zeker als je wederpartij ook een bedrijf is. Wil je slechts aansprakelijk zijn voor €5 terwijl de dienst €100 per maand kost: dat mag. Of een bedrijf dan nog steeds met je in zee gaat, is een tweede. Ook gebruikelijk is om alleen voor directe schade aansprakelijk te zijn – alleen is niet altijd duidelijk wat indirecte schade dan is.

De betalingsvoorwaarden zijn een ander onderwerp waar je op moet letten. Met name de betalingstermijn is een belangrijk punt om te regelen. Wanneer dit niet geregeld is, zal ook hier de wet moeten spreken, en dit betekent een termijn van 30 dagen (B2B). Als startup ga je waarschijnlijk liever geen maand wachten op je geld. Een betalingstermijn van 14 dagen is vrij gebruikelijk, maar hier kun je afhankelijk van je specifieke proces nog wat aan sleutelen. Denk verder aan: vooraf of achteraf betalen, factuur of incasso, wat als er niet betaald wordt en wie draagt de kosten voor gerechtelijke en andere incassokosten?

Dit zijn slechts enkele voorbeelden die, indien niet goed geregeld, in een later stadium voor problemen kunnen zorgen. Afhankelijk van je specifieke product of dienst zijn er mogelijk nog andere valkuilen waar je voor op moet passen. Laat je daarom in een vroeg stadium goed informeren met betrekking tot juridische documenten. Het is niet alleen leerzaam om je hierin te verdiepen of je te laten adviseren, het kan je ook veel geld besparen.

Via onze juridische generatoren heb je de mogelijkheid om algemene voorwaarden te genereren. Natuurlijk kun je voor maatwerk contact met ons opnemen.