Een goed begin is het halve werk! Maar wat is goed en wat is fout? Dat is wel een hele absolute levensvraag om op een doordeweekse dag in een blog te beantwoorden. Dit ben ik ook niet van plan maar voor beginnende clouddienstverleners heb ik wel een paar goede tips. De tips zijn bedoeld om vragen van klanten ten aanzien van de continuïteit en veiligheid te kunnen beantwoorden. Want naarmate je als clouddienstverlener grotere klanten krijgt zullen vragen als ‘Wat gebeurt er met de dienst als jij in financiële problemen komt?’ en ‘Waar wordt mijn data opgeslagen en hoe veilig is dat?’. Om deze vragen te kunnen beantwoorden is het zaak vroeg maatregelen te nemen.
In deze blogserie behandel ik verschillende onderwerpen waar een beginnende clouddienstverlener aandacht aan zou moeten besteden. De onderwerpen zijn (i) keuze rechtsvorm, (ii) Intellectueel eigendom (iii) privacy en security en (iv) contracten en algemene voorwaarden. Over deze onderwerpen geef ik aan wat de risico’s zijn en hoe die te beperken zijn. Daarbij focus ik niet alleen op de juridische kant van de zaak maar kijk ik ook naar praktische tips.
Het is vaak onmogelijk om alles in één keer goed te regelen dus er wordt per onderwerp onderscheid gemaakt in een beginfase en een latere fase waarin een startup zich kan bevinden.
1. Deel 1: Keuze rechtsvorm
Beginfase
Veel ondernemingen beginnen als eenmanszaak of vennootschap onder firma (VOF). Deze ondernemingsvormen kenmerken zich door de persoonlijke aansprakelijkheid van de personen/vennoten. De eerste stap voor serieuze ondernemingen is het oprichten van een besloten vennootschap (bv) om hun activiteiten in onder te brengen.
/> Naast de oprichtingskosten brengt een bv een aantal administratieve verplichtingen en fiscale gevolgen met zich mee. Het is afhankelijk van de omzet of deze nadelen zwaarder wegen dan voordelen. Doorgaans wordt het (fiscaal) aantrekkelijk om een bv op te richten vanaf honderdduizend euro omzet.
/> Let er op dat je jezelf als directeur van een besloten vennootschap wel salaris moet uitkeren. Dit is een serieuze kostenpost en heeft ook fiscale gevolgen.
Fase 2
Wanneer men kiest voor een bv geldt het adagium ‘één bv is geen bv’. Hiermee wordt bedoeld dat een onderneming er verstandig aan doet om minimaal twee bv’s op te richten die in een moeder-dochter verhouding met elkaar staan (holding houdt alle aandelen in de werkmaatschappij). Zo’n holdingstructuur zorgt voor een verdere vermindering van de aansprakelijkheidsrisico’s maar is ook een goed vehikel om continuïteit te waarborgen.
Wij raden aan om de belangrijkste bedrijfsonderdelen zoals alle intellectuele eigendomsrechten onder te brengen in de holding. Denk hierbij aan merknamen, domeinnamen en vooral de auteursrechten op de software/website. De werkmaatschappij beschikt over het IE via licentieovereenkomsten die met de holding worden gesloten. Het voordeel van deze structuur is dat het IE, dat vaak de belangrijkste asset van een clouddienstverlener is, wordt beschermd tegen de (financiële) risico’s die de werkmaatschappij loopt.
