De initiatieven van organisaties en burgers om de (lokale) ondernemer te helpen in deze tijden van crisis vliegen ons om de oren. Zo biedt #helpdehoreca een platform waarop mensen waardebonnen kunnen kopen van hun favoriete restaurant of kroeg. Via Tegoedje kunnen alle soorten bedrijven die op dit moment noodgedwongen gesloten zijn online gratis tegoedbonnen verkopen.
Hartstikke mooi natuurlijk, maar hier komen ook juridische aspecten bij kijken waar men in eerste instantie niet altijd aan denkt. Wie is er bijvoorbeeld aansprakelijk wanneer de ondernemer onverhoopt toch failliet gaat? En hoe zit het met het verzamelen van persoonsgegevens?
In deze blog geven we een aantal praktische tips welke kunnen helpen om de zaken juridisch op orde te brengen.
Tip 1: Algemene Voorwaarden
Ontvangen mensen in ruil voor hun steun een coupon, of misschien een kortingscode? Dan is het verstandig om (korte) algemene voorwaarden hanteren. Hierin kunt u een reeks standaard afspraken formuleren die van toepassing zijn bij steun aan het initiatief. Een aantal punten waar je op moet letten:
- Biedt u zelf een product of dienst aan? Of bent u slechts het platform wat burger en ondernemer met elkaar verbindt? Zorg ervoor dat u dit op de juiste manier in uw algemene voorwaarden formuleert.
Voorbeeld (ICTRecht is in dit geval de initiatiefnemer):
ICTRecht is de initiatiefnemer en biedt een platform aan waar ondernemers de coupon/kortingscode kunnen verkopen.
Deelnemer is de ondernemer welke deelneemt aan het initiatief van ICTRecht en de coupon/kortingscode verkoopt, levert en/of beschikbaar stelt middels het platform.
- Het kan natuurlijk gebeuren dat de ondernemer onverhoopt toch failliet gaat. Wie is dan aansprakelijk voor bijvoorbeeld het terugbetalen van het aankoopbedrag van de voucher? Neem een bepaling op waarin de aansprakelijkheid duidelijk is vastgelegd.
Voorbeeld (ICTRecht is in dit geval de initiatiefnemer):
Mocht door een omstandigheid geheel buiten de macht van ICTRecht (zoals bijvoorbeeld het faillissement van Deelnemer), de coupon/kortingscode niet verzilverd kunnen worden, en ICTRecht heeft het aankoopbedrag al doorbetaald aan Deelnemer, dan kan ICTRecht niet aansprakelijk worden gehouden voor restitutie of eventuele andere geleden schade.
- Denk eraan dat de algemene voorwaarden op de juiste manier ter hand moeten worden gesteld. Zie voor meer info ons blog over dit onderwerp.
Tip 2: Privacy
Moeten mensen gegevens achterlaten om de actie te steunen, om bijvoorbeeld naderhand een coupon of kortingscode in hun mailbox te ontvangen? Dan is het belangrijk dat er rekening wordt gehouden met de toepasselijk wet- en regelgeving op het gebied van privacy (zoals de AVG). De belangrijkste aandachtspunten op dit gebied zijn als volgt:
- Zorg dat de website beschikt over een privacyverklaring waarin duidelijk wordt uitgelegd hoe er wordt omgegaan met de persoonsgegevens. Wat is het doel van de verwerking? En met wie worden de gegevens gedeeld? Wees duidelijk!
- Verzamel alleen die gegevens die nodig zijn om het doel te bereiken. Wellicht is een e-mailadres alleen al voldoende.
- Bent u of de ondernemer van plan om mensen na hun steun aan het initiatief op de hoogte te houden middels bijvoorbeeld een nieuwsbrief? Biedt mensen dan de mogelijkheid tot opt-out voor het ontvangen van dergelijke berichten. In sommige gevallen zal hiervoor zelfs een actieve opt-in gegeven moeten worden.
- Houdt er bij het plaatsen van cookies rekening mee dat websitebezoekers toestemming moeten geven voor het plaatsen van tracking cookies. Functionele en analytische (mits privacyvriendelijk ingesteld) kunnen wel zonder toestemming geplaatst worden.
- Sluit waar nodig een verwerkersovereenkomst met de partij(en) die in uw opdracht persoonsgegevens voor verwerken.
Ten slotte
Dit zijn slechts enkele voorbeelden van zaken waar op gelet moet worden om te voorkomen dat er in een later stadium problemen komen. Via onze juridische generatoren kunt u gemakkelijk de benodigde documenten genereren. Voor meer informatie kunt u ons natuurlijk ook altijd bellen (020 663 1941) of mailen (info@ictrecht.nl).
