Tegenwoordig stappen steeds meer organisaties over op elektronische processen en elektronisch contracteren. Elektronische processen zijn snel en eenvoudig, waardoor overeenkomsten direct gesloten kunnen worden. Denk aan het sluiten van een verkoop of het in dienst nemen van een werknemer. Niet langer hoeven documenten eerst geprint, dan ondertekend, gescand en gepost te worden. Toch zijn bedrijven terughoudend met het overstappen op een digitaal proces. Dit komt met name door de onzekerheid of de overeenkomst wel rechtsgeldig digitaal gesloten kan worden en of daarmee voldoende bewijskracht wordt geleverd.
Voor het leveren van een digitale ondertekendienst heeft ICTRecht Evidos als partner. Evidos biedt met haar ondertekendienst Ondertekenen.nl al meer dan 10 jaar een gebruiksvriendelijke oplossing voor de elektronische handtekening en heeft recentelijk haar portfolio uitgebreid met oplossingen voor digitaal identificeren.
Bijna alle overeenkomsten en processen kunnen elektronisch
Met name in het privaatrecht zijn de meeste overeenkomsten vormvrij. Een overeenkomst kan zowel schriftelijk, mondeling als dus ook elektronisch tot stand komen, zolang er maar sprake is van aanbod en aanvaarding. Voor sommige overeenkomsten eist de wet echter dat deze op schrift moet. Denk aan het kopen van een huis of overdragen van auteursrechten. Maar ook als er een schriftelijkheidsvereiste geldt, kan de overeenkomst meestal elektronisch gesloten worden. De wet vereist dat dan wel aan de volgende voorwaarden voldaan moet zijn:
- overeenkomst moet raadpleegbaar zijn voor partijen;
- authenticiteit moet in voldoende mate gewaarborgd zijn;
- moment van totstandkoming (aanvaarding aanbod) moet vastliggen;
- identiteit van partijen kan met voldoende zekerheid worden vastgesteld;
+ indien ondertekening een wettelijke eis is: een betrouwbare elektronische handtekening.
Welke elektronische handtekening?
In de praktijk worden de meeste overeenkomsten ondertekend, maar waarom? Slechts in uitzonderlijke gevallen eist de wet dat een overeenkomst wordt ondertekend (zoals bij het overdragen van auteursrechten). Een handtekening heeft wel een belangrijke bewijsfunctie. Zo kan een handtekening onder een document ervoor zorgen dat de rechter gehouden is om uit te gaan van de juistheid van het ondertekende document. Vaak wordt een handtekening dan ook gezet vanwege de gevoelswaarde die de handtekening geeft.
- De gewone elektronische handtekening is de eenvoudigste variant. Denk hierbij aan een gescande handtekening op papier, die bijvoorbeeld onder een e-mail geplakt kan worden als afbeelding. Deze variant wordt meestal niet aangeraden omdat hij eenvoudig te vervalsen is. Maar als de betrouwbaarheid voldoende vaststaat (bijvoorbeeld bij e-mail binnen een bedrijf), dan is zo’n handtekening rechtsgeldig.
- De geavanceerde elektronische hand- tekening maakt gebruik van wiskundige technieken om een unieke code aan een bericht te koppelen. Deze code wordt afgeleid uit het bericht zelf en uit de identiteit van de afzender. Daarmee is de code niet te gebruiken bij een vervalst bericht, zodat zo’n geavanceerde elektronische handtekening al snel als betrouwbaar en dus rechtsgeldig wordt gezien. Deze vorm wordt ook wel aangeduid als de “digitale handtekening”.
- De gekwalificeerde elektronische handtekening is de zwaarste variant. Hierbij wordt een geavanceerde elektronische handtekening gecontroleerd met behulp van een certificaat dat door een erkende certificatiedienstverlener wordt uitgegeven. Erkenning en inschrijving van zulke dienstverleners gebeurt door het Agentschap Telecom.
Rechtsgeldigheid
Europese wetgeving (eIDAS) bepaalt dat het rechtsgevolg van de gekwalificeerde elektronische handtekening gelijk is aan dat van een handgeschreven handtekening. In Nederland hebben de gewone en de geavanceerde elektronische handtekening ook dezelfde rechtsgevolgen als de handgeschreven handtekening mits de gebruikte methode voor ondertekening voldoende betrouwbaar is. Daar is niet één specifiek criterium voor, maar hoe groter het (bewijs)belang van de overeenkomst, hoe zwaarder het betrouwbaarheidsniveau moet zijn.
In Nederland is een ondertekend stuk dat dient als bewijs een “akte” en levert dwingend bewijs op tussen partijen. Dit kan ook gelden voor de elektronische akte. Dwingend bewijs betekent dat een rechter dan gehouden zal zijn uit te gaan van de juistheid van de inhoud van de akte, tenzij de tegenpartij slaagt in het leveren van tegenbewijs.
Digitalisering en de inrichting van een proces
ICTRecht adviseert veel organisaties die overstappen op elektronische processen en elektronisch ondertekenen. Bij een dergelijk digitaliseringstraject inventariseren wij eerst alle relevante processen en overeenkomsten binnen een organisatie. In het advies zullen wij per document of proces aangeven of deze handelingen elektronisch plaats kunnen vinden, wat de eventuele juridische voorwaarden zijn (welk type elektronische handtekening is vereist) en hoe dit ingericht kan worden.
Deze blog is geschreven in samenwerking met onze partner Evidos als onderdeel van de samenwerking bij The Future is Legal.
