Tegenwoordig stappen steeds meer organisaties over op elektronische processen en elektronisch contracteren. Elektronische processen zijn snel en eenvoudig, waardoor overeenkomsten direct gesloten kunnen worden. Denk aan het sluiten van een verkoop of het in dienst nemen van een werknemer. Niet langer hoeven documenten eerst geprint, dan ondertekend, gescand en gepost te worden. Toch zijn bedrijven terughoudend met het overstappen op een digitaal proces. Dit komt met name door de onzekerheid of de overeenkomst wel rechtsgeldig digitaal gesloten kan worden en of daarmee overtuigend bewijs kan worden geleverd.
Kan het elektronisch?
Met name in het privaatrecht zijn de meeste overeenkomsten vormvrij, wat betekent dat deze ook elektronisch opgemaakt en gesloten kunnen worden. Binnen het bestuursrecht gelden wel meer vormvereisten; zo moeten ‘besluiten’ van een bestuursorgaan (zoals een onderwijsinstelling) schriftelijk. Maar zelfs als de wet vereist dat de overeenkomst of handeling in een bepaalde vorm moet, kan dit meestal ook elektronisch zolang aan bepaalde vereisten is voldaan.
Waarom een handtekening?
In de praktijk worden de meeste overeenkomsten ondertekend, maar waarom? Slechts in uitzonderlijke gevallen eist de wet dat een overeenkomst wordt ondertekend (zoals bij het overdragen van auteursrechten). Een handtekening heeft wel een belangrijke bewijsfunctie. Zo kan een handtekening onder een document ervoor zorgen dat de rechter gehouden is om uit te gaan van de juistheid van het ondertekende document.
Met name bij de ‘zwaardere’ overeenkomsten met een hoog bewijsbelang is (elektronische) ondertekening dus aan te raden. Maar voor lang niet alle overeenkomsten is dit echt noodzakelijk. Bovendien kunnen andere factoren - zoals de wijze waarop een elektronisch proces is ingericht - een sterke bewijsfunctie hebben. Vaak wordt een handtekening dan ook gezet vanwege de gevoelswaarde die de handtekening geeft.
Als wordt overgestapt op digitalisering is het altijd belangrijk om je af te vragen waarom in het huidige proces iets wordt ondertekend, of dit werkelijk nodig is en, zo nee, of dit niet eventueel op een andere manier (gebruiksvriendelijker) bereikt kan worden.
Download onze nieuwe factsheet ‘Digitaliseren en elektronische handtekening’
Meer weten over dit onderwerp? Lees onze nieuwste factsheet over digitaliseren en de elektronische handtekening voor meer informatie.
