De bestuurlijke boete is een bestraffende sanctie en kan worden opgelegd bij overtreding van een bestuurlijk voorschrift. Een voorbeeld van een situatie waarin een bestuurlijke boete kan worden opgelegd, is wanneer een woning wordt geëxploiteerd als illegaal hotel. De eigenaar van het pand overtreedt dan de Huisvestingswet.
Wanneer een toezichthouder een dergelijke overtreding constateert, zal door hem een inspectierapport worden opgemaakt over de overtreding. Deze rapporten worden veelal digitaal (en ter plaatse) opgesteld. Een vraag die bij veel toezichthouders leeft, is of deze inspectierapporten ook digitaal mogen worden ondertekend. In deze blogpost zal ik antwoord geven op deze prangende vraag.
Digitale ondertekening
De EIDAS verordening onderscheidt drie betrouwbaarheidsniveaus van digitale ondertekening:
- Laag niveau: elektronische handtekening
- Substantieel niveau: geavanceerde handtekening
- Hoog niveau: gekwalificeerde handtekening
De elektronische handtekening wordt door de verordening omschreven als ‘gegevens in elektronische vorm die gehecht zijn aan of logisch verbonden zijn met andere gegevens in elektronische vorm en die door de ondertekenaar worden gebruikt om te ondertekenen’. Onder deze definitie valt bijvoorbeeld een gescande ‘natte’ handtekening. Een dergelijke vorm van ondertekening is zeer onbetrouwbaar: de handtekening kan immers door eenieder zijn gescand en onder het bericht zijn geplaatst.
De geavanceerde handtekening is betrouwbaarder dan de elektronische handtekening omdat zij op unieke wijze met de ondertekenaar moet zijn verbonden, zij het mogelijk moet maken de ondertekenaar te identificeren, deze tot stand komt met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar - met een hoog vertrouwensniveau - onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken en dat zij op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens is verbonden dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord. Bij een geavanceerde handtekening wordt er echter op geen enkel moment gecontroleerd of degene die de handtekening heeft aangemaakt, de betreffende identiteit ook heeft.
Bij een gekwalificeerde handtekening heeft dit identificatiemoment daarentegen wel plaatsgevonden. Hierdoor is met (zeer grote) zekerheid vast te stellen wie de ondertekenaar is van het bericht. Bovendien wordt de gekwalificeerde handtekening door de Europese Unie met betrekking tot haar rechtskracht gelijkgesteld aan een 'natte' handtekening.
Volgens de Algemene wet bestuursrecht mag een document elektronisch worden ondertekend, indien de methode die daarbij voor ondertekening is gebruikt, voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en inhoud van het elektronische bericht en het doel waarvoor het is gebruikt. In de praktijk zal het dus per situatie verschillen of elektronische ondertekening is toegestaan en welk betrouwbaarheidsniveau hierbij past.
Ondertekening inspectierapporten
Wanneer een toezichthouder een overtreding constateert, kan hij van deze overtreding een rapport opmaken. Dit rapport moet een dagtekening bevatten, de naam van de overtreder, de overtreding alsmede het overtreden voorschrift en zo nodig een aanduiding van de plaats waar en het tijdstip waarop de overtreding is geconstateerd. In een uitspraak van de Afdeling is naar voren gekomen dat de ondertekening van inspectierapporten mede ten doel heeft om te kunnen vaststellen dat de waarneming van feiten en omstandigheden is geschied door een ter zake deskundige medewerker. Aan het ontbreken van een ondertekening en een dagtekening kan volgens de Afdeling worden voorbijgegaan, indien op andere wijze kan worden vastgesteld dat de opsteller van de rapportage degene is die de daarin vermelde feiten en omstandigheden heeft vastgesteld of waargenomen en wanneer die vaststelling of waarneming heeft plaatsgevonden.
Digitale ondertekening is toegestaan bij inspectierapporten
Een belangrijk doel van de ondertekening van inspectierapporten is dat kan worden vastgesteld dat degene die de situatie heeft gezien en vastgelegd in een rapport, deskundig is aangaande het onderwerp. Om dit doel te bewerkstelligen, is een gekwalificeerde handtekening noodzakelijk of een andere wijze waarop de identiteit van de ondertekenaar kan worden vastgesteld.
Alleen met de gekwalificeerde handtekening kan immers met (zeer grote) zekerheid worden vastgesteld welke identiteit de ondertekenaar heeft en of hij ook als deskundige kan worden aangemerkt. Bovendien wordt de gekwalificeerde handtekening met betrekking tot haar rechtskracht gelijkgesteld aan een 'natte' handtekening. Het is dus mogelijk dat toezichthouders de inspectierapporten digitaal ondertekenen.
Training Digitalisering en overheid
Van het “openbaarmaken van (ambts)geheimen via social media”, en “elektronisch verkeer met de burger”, tot en met “Privacy en datalekken”: vrijwel alle relevante onderwerpen worden in deze training op hoofdlijnen besproken.
