Zeker in de ICT komt het zeer regelmatig voor: werknemers die contracten sluiten namens het bedrijf, zonder dat zij bij de Kamer van Koophandel bekend zijn als tekenbevoegd persoon. Denk aan het online kopen van artikelen of het accorderen van een EULA of TOS van een stuk software. Is dat nu echt een probleem?
Hoofdregel uit de wet is dat een bedrijf alleen gebonden kan worden aan contracten als een bevoegd vertegenwoordiger van dat bedrijf het akkoord heeft gegeven. Een gewone werknemer is niet bevoegd en mag dat dus niet.
De praktijk is anders. Werknemers bestellen artikelen, installeren software en nemen bedrijfsmatige accounts af bij diensten van derden. Als dat allemaal achteraf ongeldig te verklaren is door de directeur, zou dat buitengewoon onhandig en unfair zijn.
De wet kent dan ook een uitzonderingsregeling. In art. 3:61 lid 2 BW staat dat een 'rechtshandeling' (zoals een aankoop of contractsluiting) van een werknemer bindend is op een bedrijf als er een "verklaring of gedraging" van de werkgever was die de indruk wekte dat de werknemer bevoegd was dit te doen. Letterlijk: "onder de gegeven omstandigheden redelijkerwijze mocht aannemen dat een toereikende volmacht was verleend".
Wanneer een werknemer bijvoorbeeld online iets bestelt en daarbij de bedrijfscreditcard gebruikt, mag je als winkel er vanuit gaan dat het bedrijf dat wil. Anders had die werknemer die creditcard toch niet gehad? Maar het hoeft niet een betaling te zijn. Iemand kan door zijn functie ook een bepaalde indruk wekken. Wie "Senior VP of Sales" heet, mag vast grote verkoopcontracten afsluiten.
Blijkt dat de uitzondering opgaat, dan zit het bedrijf dus vast aan de aanschaf terwijl ze dat misschien niet had gewild. De werknemer is daar echter niet snel op aan te spreken in privé. Iets kopen terwijl dat niet mocht, is 'gewoon' een fout bij het werk en voor zulke fouten bestaat geen werknemersaansprakelijkheid.
Wil je als bedrijf voorkomen dat dit soort situaties ontstaan, maak dan goede afspraken met je mensen. Je kunt ze expliciet machtigen, een e-mailtje is daarvoor al genoeg. Dat kan per contract ("teken jij even") of in het algemeen ("tot 500 euro vind ik alles best"). Maar uiteindelijk is en blijft het een kwestie van vertrouwen.
