Mag u clouddiensten op zwart zetten wanneer een afnemer niet betaalt?

Iedere leverancier van clouddiensten krijgt weleens te maken met afnemers die niet willen of kunnen betalen voor de geleverde diensten (wanbetalers). Als clouddienstverlener heb je in dergelijke situaties vaak een sterke positie. Zo kun je de dienstverlening aan de betreffende klant gemakkelijk stopzetten, dit wordt ook wel ‘opschorting’ genoemd. Waar moet je nou op letten?

Wanneer mag je clouddienstverlening opschorten?

Opschorten mag niet zomaar. Als dienstverlener mag je pas opschorten wanneer de afnemer te laat is met betalen, een vordering op een afnemer moet namelijk “opeisbaar” zijn. Verder is de vuistregel dat een dienstverlener enkel de diensten mag opschorten die de afnemer niet op tijd heeft betaald. Voor opschorting is namelijk vereist dat twee partijen iets van elkaar te vorderen hebben en dat er “voldoende samenhang” bestaat tussen de twee vorderingen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de vorderingen zijn ontstaan uit één overeenkomst.

Onrechtmatig opschorten

Opschorten is niet zonder risico’s. Het gebruik van dit zware pressiemiddel kan namelijk onrechtmatig zijn. Of opschorten onrechtmatig is, zal altijd afhangen van de situatie. Als handvat kan wel worden meegegeven dat opschorten altijd proportioneel moet zijn. Niet proportioneel is bijvoorbeeld het geval waarin een dienst, die essentieel is voor de bedrijfsvoering van een afnemer, direct na één te late betaling wordt stopgezet.

Wanneer opschorten onrechtmatig is, zal de opschortende partij een schadevergoeding moeten betalen aan de afnemer en dat kan flink oplopen. Zelfs wanneer een dienstverlener een aansprakelijkheidsbeperking in zijn algemene voorwaarden heeft opgenomen loopt een dienstverlener risico. Onrechtmatig opschorten wordt namelijk gezien als opzettelijk handelen. Een overeengekomen aansprakelijkheidsbeperking is dan niet van toepassing.

Herinneren aan gemiste betaling

Wanneer een afnemer zijn rekening of factuur niet betaalt, dan is het verstandig om eerst een herinnering te sturen. Vraag de afnemer om de rekening of factuur alsnog binnen één of twee weken te betalen en stop niet direct met het leveren van de diensten. Vooral bij diensten die essentieel zijn voor de bedrijfsvoering van een afnemer, zoals een online relatiemanagement systeem, is het niet verstandig om de dienstverlening direct volledig stop te zetten. Bij het sturen van een herinnering is het verstandig om aan te geven dat bepaalde diensten opgeschort zullen worden wanneer er niet op tijd wordt betaald.

Aandachtspunten bij opschorten dienstverlening

Stel nu dat een afnemer zijn rekeningen niet betaalt en de dienstverlener wil gaan opschorten. Belangrijk is om bij opschorting rekening te houden met de belangen van de afnemer en de hoogte van de wanbetaling. Een nette oplossing kan zijn om de dienstverlening gefaseerd op te schorten. Zorg er bijvoorbeeld voor dat een afnemer, bij een betalingsachterstand van één maand, nog wel bij zijn gegevens kan, maar geen nieuwe gegevens meer kan opslaan. Op een later moment kan de dienst altijd nog volledig op zwart. Bij voorkeur wordt in de algemene voorwaarden aangegeven wanneer en op welke manieren de dienstverlener zal opschorten. Dit zorgt voor een sterke positie van de dienstverlener wanneer een afnemer claimt dat de opschorting buiten proportie is.

Belangrijk is dat je een afnemer zo weinig mogelijk schade toebrengt. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de gegevens van de wanbetalende afnemer niet worden gewist. Wanneer de afnemer netjes al zijn openstaande facturen voldoet, moet de dienstverlening weer direct kunnen hervatten zoals vóór de wanbetaling.

Periode van opschorten dienstverlening

Dienstverleners mogen de dienstverlening opschorten tot aan het moment dat alle openstaande rekeningen of facturen voor de betreffende dienst zijn voldaan. Tevens is het zo dat de klant aan zijn lopende verplichtingen moet blijven voldoen. Dit betekent dat een afnemer ook gewoon moet betalen voor de periode waarin de dienstverlener haar diensten had opgeschort.

Kortom, dienstverlening aan wanbetalers mag opgeschort worden, mits het proportioneel is.