E-mail is inmiddels niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven, zowel zakelijk als privé. Werk en privé zijn soms moeilijk te scheiden. Dat bleek ook in een recente procedure, waarin een werknemer een lijst met gevoelige informatie naar zijn privé e-mailadres had gestuurd. Niet lang na het doorsturen vertrok de werknemer naar een ander bedrijf. Zijn oude werkgever vond dat hij daardoor onrechtmatig handelde. De rechter dacht hier anders over. Wat was hier aan de hand, en wat kan een werkgever doen om zoiets te voorkomen?
De werknemer was recruiter bij een bedrijf dat zich bezighoudt met arbeidsbemiddeling in de financiële en technische sector. Het bedrijf maakt daarbij gebruik van een databestand met gegevens van potentiële ‘targets’. Dat databestand wordt opgesteld door een extern bedrijf. De lijst heeft een digitaal kenmerk, waardoor gebruik van de lijst herleid kan worden naar het arbeidsbemiddelingsbedrijf.
Niet lang daarvoor had het bedrijf bonje met een andere oud-medewerker, omdat hij na zijn vertrek een concurrerend bedrijf was begonnen. De werknemer uit ons verhaal had nog regelmatig contact met zijn oud-collega. Het bedrijf kreeg het idee dat de werknemer van plan was om zijn oud-collega te helpen of zich bij hem aan te sluiten, en hield hem daarom extra in de gaten. Dankzij het digitale kenmerk in het databestand ontdekten ze dat hij de lijst naar zichzelf had gestuurd en ze sleepten hem voor de rechter. De werknemer verweerde zich echter met een simpel argument: hij had de lijst naar zichzelf gestuurd voor thuiswerken.
Is dit nu gebruikelijk? De rechter twijfelt. De opvattingen over e-mail bij werk veranderen sterk, maar een consensus over dingen naar jezelf mailen is er niet. Daarom is het volgens de rechter de verantwoordelijkheid van de werkgever om in het arbeidscontract regels te stellen over het gebruik van e-mail. Afhankelijk van bijvoorbeeld de mogelijkheid om thuis te werken, kan hij passende regels opstellen (bijvoorbeeld in een ICT-reglement). Andere factoren zijn de functie van de werknemer, de werkzaamheden die hij verricht, de vertrouwelijkheid van de gegevens waartoe de werknemer toegang heeft en de risico’s die daarbij horen.
Dit advies van de rechter aan de werkgever is van grote waarde. In deze tijd, waarin digitale ontwikkelingen elkaar snel opvolgen, is het goed om na te denken wat je werknemers wel en niet mogen. Dit kun je het beste duidelijk vastleggen, zodat iedereen weet waar hij/zij aan toe is. Dat geldt natuurlijk niet alleen voor e-mail, maar ook voor andere (sociale) media. Denk aan Twitter, Facebook, LinkedIn, enz.
