Bij contracteren is het goed de wet te kennen of je te laten bijstaan door iemand die de toepasselijke regelgeving kent. Maar even goed blijft contracteren een kwestie van gezond verstand. Dankzij onze ervaring met contractenrecht hebben we een goed zicht op de valkuilen. In deze blog onze 5 belangrijkste tips om in acht te nemen voor het sluiten van een deal.
1. Je contractspartij. Van een netwerkborrel komt een zakelijke lunch, heen en weer gemail en soms een concrete offerte. Na uitgebreide kennismaking wil je namens je onderneming een nieuw zakelijk contract aangaan. Je gesprekspartner ken je ondertussen maar ken je ook het bedrijf? En is je gesprekspartner wel bevoegd om namens zijn bedrijf een contract te sluiten? Is het bedrijf bovendien onder die handelsnaam ingeschreven bij de kamer van koophandel?
Tip: Check de bedrijfsgegevens en controleer of je het contract aangaat met het juiste bedrijf en met de juiste persoon. Bij een bedrijf met meerdere directeuren die gezamenlijk bevoegd zijn, moeten alle directeuren tekenen.
2. Kostprijs. De doorslaggevende factor bij bedrijven om een contract te sluiten, is geld. Tijdens gesprekken klonk het zakelijk voorstel aantrekkelijk, maar uit het contract is het allemaal niet meer zo duidelijk. Het verdienmodel moet echter ook uit het contract blijken.
Tip: Maak kristalheldere afspraken over de prijs van de dienst én de wijze van betalen. Neem in het contract gerust een voorbeeldberekening van het verdienmodel op.
3. Duur van de overeenkomst. Bij de inschatting van de werkelijke kostprijs van een contract is de duur van de overeenkomst en de mogelijkheid tot opzegging minstens even belangrijk. Misschien biedt je gesprekspartner heel veel korte termijn kortingen en voordelen om je over de streep te trekken maar zit je bedrijf vervolgens voor jaren vast aan een zakelijke (wurg)contract.
Tip: Zorg dat duidelijk is wanneer het contract ingaat (bij ondertekening deal of bij oplevering dienst). Zorg voor een duidelijk clausule waarin staat hoe je de overeenkomst beëindigt en wat de opzegtermijn.
4. Algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden laten opstellen en hebben is niet voldoende. Bij elke nieuwe deal moet je ervoor zorgen dat jullie algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst.
Tip: Neem in de overeenkomst een clausule op ``Op deze overeenkomst zijn de algemene voorwaarden van X van toepassing, versie X`` en voeg ze als bijlage bij de overeenkomst.Als je de overeenkomst en jullie voorwaarden toemailt, vraag je contractspartij dan om een ontvangstbevestiging per mail.
5. Afronding. Je administratie goed op orde houden is een belangrijk onderdeel van zakelijk succes. Een contract heeft pas waarde van zodra het door alle contractspartijen is ondertekend. Ook is het verstandig ervoor te zorgen dat alle medewerkers het contract kennen en weten terug te vinden in geval van discussies.
Tip: Zorg na het sluiten van een contract dat jet het contract terugkrijgt , ondertekend door alle contractspartijen, en bewaar het goed.
Meer weten over aandachtspunten van ICT-contracten? Kom naar de praktische trainingen van ICTRecht Academy voor advocaten en algemeen publiek.
