Legal entity management (afgekort LEM) is een term die steeds vaker opduikt in de veranderende juridische sector. Maar net als met alle nieuwe, vaak Engelstalige, begrippen in deze sector is het soms moeilijk te duiden. Is het een system, een gedachtegoed of juist software? In deze blog geven we meer duiding aan LEM, waardoor er waarde wordt toegevoegd en wat de voordelen zijn van de inzet van software.
LEM
LEM moet worden gezien als een systeem dat verschillende onderdelen binnen een organisatie raakt. Het is een proces om ervoor te zorgen dat juridische entiteiten met verschillende verantwoordelijkheden en verplichtingen in staat zijn om deze na te komen. Wij zien LEM als een onderdeel van het bredere corporate housekeeping.
De kern hierbij ziet op het samenstellen en controleren van de essentiële bedrijfsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over bestuurders en de bevoegdheden, deelnemingen, belastingen, wijzigingen aan de hand van fusies en overnames. Hoewel LEM ziet op juridische processen binnen organisaties is niet alleen legal betrokken. Binnen het systeem van LEM worden meerdere bedrijfsonderdelen betrokken zoals compliance, finance, HR en uiteraard legal. LEM is daarmee een multidisciplinair werkproces binnen een organisatie. Vaak zijn juristen wel verantwoordelijk voor het voeren van LEM.
Het beheren van verantwoordelijkheden van entiteiten is complex en de werkzaamheden lopen uiteen. Deze werkzaamheden kunnen zijn:
- Het centraliseren van aandeel- en certificaathoudersregisters op één locatie, zodat deze altijd en overal kunnen worden opgevraagd;
- Deelnemingen van elke entiteiten volgen en beheren;
- Het bijhouden van bedrijfsstructuren en bevoegdheden;
- Documentopslag bij statuten, beleidsstukken, verzekeringen;
- Beheersen van risico’s op alle bovenstaande punten.
Het goed uitvoeren van LEM vereist veel van organisaties. Het werk is specialistisch en vraagt om precisie. De belangen van een goede uitvoering zijn vanzelfsprekend groot. LEM is de juridische boekhouding van organisaties en daarmee de ruggengraat van het bedrijf.
Software
De werkzaamheden die voortvloeien uit LEM worden gekenmerkt door veel standaardisering, hoge volumes en grote datasets. Kenmerken waarbij de inzet van software heel gebruikelijk en zinvol is. In de softwaremarkt zien wij ook steeds meer producten die oplossingen bieden voor LEM vraagstukken.
Voor veel organisaties is de inzet van software een praktische en kostenbesparende oplossing voor een anders zeer handmatig systeem met spreadsheets, gedeelde mappen en andere legacy-systemen. Software voor LEM veel voordelen:
- Eén bron voor bedrijfsgegevens;
- Efficiëntie voor de legal operations en samenwerking;
- Bescherming tegen risico’s en compliance beheersing.
Zelf doen of uitbesteden
Sommige bedrijven hebben de verantwoordelijkheden in LEM geheel belegd binnen eigen organisatie. Aangezien dit een intensieve opgave is en kan worden overgedragen zijn er ook steeds meer organisaties die deze verantwoordelijkheid overlaten aan juridisch dienstverleners.
ICTRecht levert ook diensten voor wat betreft LEM. Ons team is in staat om het volledige LEM als een service uit handen te nemen. Daarnaast ondersteunen onze consultants bij het vinden en implementeren van (maatwerk) software voor LEM. Benieuwd naar de mogelijkheden, maak vrijblijvend een afspraak.
Meer weten over legal tech? Lees verder:
